2. Hoe biobased inkopen

Hoe biobased inkopen implementeren in uw organisatie?
Op welke productgroepen richten?
Hoe biobased producten inkopen?
Voorbeelden van inkoopcriteria

Hoe biobased inkopen implementeren in uw organisatie?

Om het inkopen van producten te implementeren in uw organisatie is het volgende belangrijk:

• Neem biobased inkopen op in beleid- of inkoopdoelstellingen (mogelijk als onderdeel van circulair inkopen)
• Creëer draagvlak binnen de organisatie
• Bouw kennis binnen de organisatie op
• Besef dat biobased inkopen een verandering vraagt in het inkoopproces maar ook in de ontwikkeling van de markt.

Organisatiedoelstellingen en beleid

Organisatiedoelstellingen zijn belangrijke drijfveren voor de implementatie van biobased inkopen. Dit helpt bij de samenwerking tussen afdelingen. Een beleid gericht op biobased inkopen helpt ook bij het voorbereiden en maken van afwegingen in inkooptrajecten. Het kan voorkomen dat overheden een hogere prioriteit geven aan circulair inkopen. De inkoop van biobased producten kan dan gepositioneerd worden als onderdeel van circulair inkopen.

Draagvlak creëren

Om draagvlak te creëren voor het inkopen van biobased producten binnen de organisatie worden de volgende stappen aanbevolen:

• Betrek het management/bestuur/politiek
  Bijvoorbeeld bij het formuleren van doelstellingen en beleid. Op deze manier is het duidelijk binnen de organisatie dat dit onderwerp aandacht mag krijgen en het uitvoeren tijd mag kosten. Dit kan ook ondersteuning bieden bij het inschakelen van andere afdelingen.
• Benoem een 'trekker'
  Wijs een medewerker aan die als opgave krijgt biobased inkopen te implementeren binnen de organisatie. Deze trekker kan bijeenkomsten organiseren, zorgen voor de afstemming tussen afdelingen, deelnemen aan externe netwerken, best practices beschikbaar maken en inkopers of ontwerpteams ondersteunen. Uit ervaringen bij diverse overheden, blijkt de aanwezigheid van deze persoon een belangrijke succesfactor te zijn.
• Samenwerking tussen verschillende afdelingen (inkopers en beleidsmakers)
  Om het inkopen van biobased producten op een structurele wijze in te bedden in het inkoopproces, is het belangrijk om enthousiaste individuen van verschillende afdelingen binnen de organisatie te betrekken. Zo kunnen verschillende aspecten van de inkoop van biobased producten belicht worden en is dit een eerste stap naar het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Door inkopers en beleidsmakers samen te laten werken, kan beleid praktisch toepasbaar gemaakt worden en breder geaccepteerd worden (komt niet alleen van 'hoger af').
• Opzetten van een werkgroep
  Een werkgroep met deelnemers van verschillende afdelingen binnen een organisatie kan ervoor zorgen dat beleid organisatie breed wordt opgepakt en effectief geïmplementeerd kan worden.
• Netwerken en samenwerking
  Door gebruik te maken van bestaande netwerken en samenwerkingsverbanden, kan het draagvlak voor het inkopen van biobased producten effectief vergroot worden. Als een onderwerp opgenomen wordt door een netwerk of een andere groep professionals, kan het risico als minder groot ervaren worden.

Het opbouwen van kennis

Het is belangrijk om kennis over biobased producten en ervaringen met het biobased inkopen op te bouwen en te delen binnen de organisatie. Dit werkt stimulerend naar betrokkenen en ondersteunt het inkoopproces. Om dit te bereiken, zijn de volgende activiteiten van belang:

• Kennis ophalen uit de markt: goede marktinformatie, bijvoorbeeld over de beschikbaarheid en kwaliteit van biobased producten kan de inkoop van biobased producten stimuleren.
  Meer informatie: Markt verkennen
• Ondersteun de afdeling inkoop: door inkopers te voorzien van goede informatie bouwen zij kennis op en kunnen 'vermeende' barrières worden weggenomen.
  Meer informatie: Aandachtspunten biobased inkopen
• Beschikbaar stellen van goede voorbeelden: door het verspreiden van goede voorbeelden van biobased producten en biobased inkopen kunnen betrokkenen geïnspireerd en overtuigd raken dat biobased inkopen een mogelijkheid is en zien ze eerder de mogelijke voordelen van biobased producten.
  Meer informatie: Praktijkvoorbeelden Biobased Inkopen

Biobased inkopen is een veranderingsproces

Het is belangrijk om de verwachtingen met betrekking tot biobased inkopen binnen een organisatie realistisch te houden. Biobased inkopen vraagt om een verandering in het inkoopproces, maar ook de biobased product markt is nog in ontwikkeling. Specificaties en criteria die nu relevant en van toepassing zijn, kunnen over een relatief korte tijd (afgestemd op de ontwikkeling in de markt) aangepast moeten worden. Een inkoopproces veranderen om biobased producten een eerlijke kans te geven, zal tijd kosten en zal ook niet in één keer perfect gaan. Het is belangrijk dat de beleidsmaker en inkoper zich realiseren dat vaak kleine stappen en werken binnen bestaande budgetten nodig zijn om aan deze verandering te werken.

Op welke productgroepen richten

De keuze van productgroepen waar een overheid zich op kan richten om biobased in te kopen, kan onder andere gebaseerd worden op de volgende factoren:

• Productgroepen met een hoog 'biobased' aanbod
• Productgroepen waarvan de contracten hernieuwd moeten worden
• Productgroepen waarvan de overheid de afzet substantieel kan stimuleren

Er is een aantal productgroepen waarin overheden de afzet van biobased producten substantieel kan stimuleren. Bij deze kansrijke productgroepen is er enerzijds een groot inkoopvolume van overheden en anderzijds is er binnen die productgroep ook nu of in de nabije toekomst aanbod.

Producten met een hoge beschikbaarheid

Biobased producten die goed beschikbaar zijn en al langer gebruikt worden, brengen relatief weinig risico en dus minder weerstand met zich mee. Budgethouders en inkopers zijn over het algemeen minder huiverig om dergelijke producten in te kopen omdat er geen verrassingen verwacht worden met de kwaliteit van deze producten. Voorbeelden van biobased producten die al regelmatig gebruikt worden zijn wegwerpbekers en bouwmaterialen.

Meer informatie: Aanbod biobased producten

Contracten die vernieuwd moeten worden

De overheid koopt ook diensten in waarbij de dienstverlener gebruik kan maken van biobased producten. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn biobased schoonmaakmiddelen bij de schoonmaak en verpakkingen en wegwerpbekers bij catering. Op het moment dat een bestaand contract vernieuwd moet worden, is het een goede kans om te vragen naar het gebruik van biobased producten bij deze diensten.

Hoe biobased producten inkopen?

Voor een specifieke inkoop gelden de volgende aanbevelingen:

• Zorg voor formeel en informeel draagvlak (voorbereiding)
• Zorg voor inzicht in de mogelijkheden, voer een marktverkenning uit (voorbereiding)
• Kies een passende inkoopprocedure (inkoop)
• Specificeer de kwaliteitsaspecten (inkoop)
• Specificeer hoe de kwaliteitsaspecten gewaardeerd worden (inkoop)

Informeel en formeel draagvlak

Ook bij een individuele inkoop is draagvlak van belang. Een beleidsdoelstelling is dan een belangrijke steun. Maar ook draagvlak bij het inkoopteam is van belang. De 'trekker' biobased inkopen kan bijvoorbeeld een presentatie geven over het waarom en de mogelijkheden van biobased inkopen. Ook is het verstandig om samen met het inkoopteam te onderzoeken wat haalbaar is.

Document: Evaluatie N18 - Pilot projecten biobased inkopen

Inzicht in mogelijkheden

Een marktverkenning is waardevol om de beschikbaarheid, kwaliteit en kosten van biobased producten in kaart te brengen. Deze marktinformatie helpt bij het besluiten van een passende inkoopprocedure en welke kwaliteitsaspecten gevraagd kunnen worden. De marktverkenning kan beginnen met een internet zoektocht eventueel gevolgd door contact met leveranciers van biobased producten om meer informatie te krijgen.

De beschikbaarheid, kwaliteit en kosten van een biobased product zijn afhankelijk van de fase in de productlevenscyclus van het product. De productlevenscyclus onderscheid 4 fasen welke de relatie van een product tot de markt beschrijven: introductie, groei, volwassenheid, en afname.

Document: Evaluatie N18 - Pilot projecten biobased inkopen

Passende inkoopprocedure

De Aanbestedingswet 2012 verplicht u als aanbestedende dienst bij het aanbesteden van een opdracht op objectieve gronden te kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u tot de procedure toelaat. Op verzoek van een ondernemer moet u uw keuze schriftelijk kunnen motiveren. De keuze hangt echter niet alleen af van de regelgeving, maar ook van het beschikbare budget en de biobased inkoopbehoefte van uw organisatie. Er zijn verschillende procedures om een opdracht in de markt te zetten.

Voorbeelden van methoden om biobased inkopen toe te passen zijn innovatiegericht inkopen en gunnen op basis Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (BPKV). Innovatiegericht inkopen kan een goede aanpak zijn voor het inkopen van biobased producten die nog in de ontwikkelingsfase zitten. Ook kan innovatiegericht inkopen een manier zijn om de markt te stimuleren om met nieuwe oplossingen te komen. Met het BPKV gunningscriterium kan de kwaliteit van de inkoop worden verhoogd. Bij BPKV kan biobased één van de subgunningscriteria zijn. Een aandachtspunt is om voldoende gewicht toe kennen aan het biobased aspect, zodat het thema biobased in de beoordeling voldoende meetelt.

Specificeer kwaliteitsaspecten (minimumeisen en/of sub-gunningscriteria)

Na het uitvoeren van de marktverkenning en zodra de inkoopprocedure is vastgesteld, kunnen de kwaliteitsaspecten die van belang zijn voor het biobased product gespecificeerd worden. De minimumkwaliteit van het biobased product of dienst kan worden vastgelegd in minimumeisen. Als besloten is om de aanbesteding te gunnen op basis van de BPKV, dan kunnen de sub-gunningscriteria vastgesteld worden gebaseerd op de wensen. De marktverkenning zal input geven voor de invulling van de sub-gunningscriteria. Sommige producten kunnen bijvoorbeeld al volledig biobased gemaakt worden, terwijl van andere producten (of product groepen) het aandeel biobased kleiner is. Andere voorbeelden van sub-gunningscriteria voor biobased producten zijn biologische afbreekbaarheid, de duurzame herkomst van de biomassa en de milieu impact van het productieproces.

Specificeer hoe de kwaliteitsaspecten gewaardeerd worden

In de opdrachtbeschrijving moet vooraf duidelijk gemaakt worden hoe de sub-gunningscriteria beoordeeld gaan worden. De scores voor de verschillende sub-criteria en hoe deze zich verhouden ten opzichte van de prijs moet duidelijk gemaakt worden. Het is belangrijk een goede verhouding tussen de waardering van de kwaliteitsaspecten en de waardering van de prijs te hebben. Wanneer kwaliteit te weinig meetelt, zal de opdracht uiteindelijk op prijs gegund worden.

Voorbeelden inkoopcriteria

Voor het stimuleren van biobased producten bij de inkoop van producten, diensten en/of werken zijn verschillende opties.

Direct stimuleren

Als de inkoper de levering / het gebruik van biobased producten met criteria 'direct' wil stimuleren, kan hij onder meer het volgende specificeren:

• Het aandeel vereiste / gewenste biomassa;
• De vereiste/gewenste herkomst van de grondstoffen;
• Een methode voor het bepalen van de duurzaamheid van de producten;
• Dat het product biodegradeerbaar of recyclebaar moet zijn.

Indirect stimuleren

Als de inkoper indirect wil sturen op de inzet van biobased producten door criteria gericht op producteigenschappen die goed gerealiseerd kunnen worden door biobased producten, kan hij onder meer de vereiste/gewenste eigenschappen specificeren, bijvoorbeeld:

• biodegradeerbaarheid/composteerbaarheid;
• (afwezigheid van) schadelijke stoffen;
• total cost of ownership (TCO).

Terug naar de startpaginaWegwijzer Biobased inkopen