Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure internationale sociale voorwaarden

Toon pagina in menu

Publiceer de aanbesteding inclusief de internationale sociale voorwaarden en eventueel productspecifieke risico's. Inschrijvers moeten hierop akkoord geven. Wanneer het contract gesloten is begint het proces van due dilligence voor de contractant.

Selecteren
Contracteren 

Selecteren

Publiceer de aanbesteding inclusief de internationale sociale voorwaarden. Inschrijvers moeten hierop akkoord geven. Binnen de rijksoverheid zijn de internationale sociale voorwaarden geen selectie- of gunningscriteria, maar bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Deze lijn is echter het minimum en er is ruimte om ISV ook in de selectie en gunningscriteria op te nemen.

Toets inschrijvingen

Na ontvangst van de inschrijving wordt beoordeeld in hoeverre deze voldoen aan de gestelde eisen en wensen en vindt selectie van de leverancier plaats.

Wanneer u er voor gekozen heeft om ISV als contractvoorwaarde op te nemen dienen de inschrijvers bij het indienen van offertes zich ertoe te verbinden aan de betreffende voorwaarden te voldoen, wanneer de opdracht aan hen wordt gegund. Bijvoorbeeld het doen van due diligence en het opstellen van een plan van aanpak om met de risico's in de keten om te gaan. Wanneer u kiest voor het toepassen van ISV als minimumeis, wordt eerst beoordeeld of aan deze eis wordt voldaan door de inschrijvers. Wanneer u kiest voor het toepassen van ISV als gunningscriterium dient u de inschrijvers te informeren over hoe; op basis waarvan en door wie de inschrijvingen zullen worden beoordeeld. Een inschrijver die niet akkoord gaat, sluit u uit van verdere deelname aan de aanbesteding. 

Het ISV beleid en de risico-analyse van de leverancier

De overheid mag van zijn leveranciers verwachten dat ze mensenrechten respecteren en inzichtelijk hebben hoe hun keten eruit ziet, waar de producten en grondstoffen vandaan komen en welke risico's er spelen. Ook mag de overheid verwachten dat elk bedrijf waarmee ze een contract tekent hier een openbare commitment aan geeft. Enkel een verklaring is echter niet genoeg. Bedrijven worden geacht due diligence te doen om betrokkenheid bij mensenrechtenschendingen te voorkomen en zo nodig aan te pakken. Alle bedrijven zouden dit moeten doen en sommige bedrijven hebben hier al grote stappen in gezet. Het is wel afhankelijk van de omvang van een bedrijf hoe due diligence eruit ziet. Als bij de aanbestedingsstukken is aangegeven dat due diligence benodigd is, kunt u bij het sluiten van het contract vragen om het ISV beleid en de risico-analyse bij de stukken van het contract.     

Due diligence
Bij Due diligence staan de rechten van werknemers in lokale gemeenschappen in de gehele productieketen centraal. Due diligence is het proces waardoor bedrijven aan kunnen geven hoe zij hun huidige en potentiële negatieve effecten kunnen identificeren, voorkomen of mitigeren en rekenschap daarover afleggen als een integraal onderdeel van de bedrijfsbesluitvormings- en risicomanagementsystemen. Hierbij kan het betrekken van relevante belanghebbenden helpen om het beleid aan te scherpen en effectief te laten zijn. Het gaat hierbij om een continu doorlopend proces van risicoanalyse, het nemen van de juiste maatregelen, het monitoren van de uitvoering daarvan en het communiceren hierover aan de stakeholders van het bedrijf. Verantwoording hierover wordt gegeven door middel van jaarrapportages van de leverancier.

Contracteren

De leverancier overhandigt een kopie van het ISV beleid bij de contractuele stukken. De vorm hiervoor is vrij, omdat verwacht mag worden dat elk bedrijf dit al heeft. Het kan gaan om een stuk op de website, in het jaarverslag, of het kan gaan om verschillende uitgebreide documenten, zoals gezondheids- en veiligheidsbeleid, personeelsbeleid, leveranciersbeleid. Sommige bedrijven hebben tegenwoordig een apart mensenrechtenbeleid. U kunt de due diligence handleiding voor bedrijven gebruiken als richtlijn voor wat er van hen verwacht wordt en deze ook met uw leverancier delen.

Heeft een leverancier nog geen concreet beleid waaruit blijkt dat het bedrijf zich committeert aan respect voor mensenrechten? Maakt dan afspraken over hoe dit vormgegeven gaat worden. Maak een afspraak met de leverancier binnen 3 maanden na het ondertekenen van het contract om het beleid en de risico-analyse te bespreken.

Beoordelen beleid

Wat checkt u?

Een openbare verklaring dat het bedrijf mensenrechten respecteert
Wat zegt het bedrijf publiekelijk over zijn commitment om mensenrechten te respecteren?
Op welke wijze is dit openbaar gemaakt? Is het goed vindbaar?
Wiens rechten wordt beschermd door dit beleid? Is dat redelijk en compleet?

Aandachtspunt:

  • Tekst beleid
  • Bron: internet, website, CSR verslag
  • Eigen activiteiten en activiteiten door ketenpartners.

Steun van de top van het bedrijf
Hoe is dit beleid tot stand gekomen?Wordt het beleid vanuit de top gecommuniceerd?
Is het onderdeel van het bedrijfsmodel, principes, missie, visie?

Aandachtspunten:

  • Een referentie in de bedrijfsmissie/waarden
  • Onderdeel van door top uitgedragen document 

Toewijding aan internationale verdragen
Bevat het beleid een referentie naar onderandere de Universele verklaring van de rechten van de Mens en de fundamentele ILO normen, de UNGP's en/of de OESO richtlijnen?

Aandachtspunten:

  • Referentie in tekst
  • Commitment aan verbod op dwangarbeid, kinderarbeid, discriminatie en aan vrijheid van vakvereniging

Interne en externe communicatie
Worden mensen getraind en wie? Waar worden ze op getraind?
Hoe wordt het aan de eigen leveranciers overgebracht?

Aandachtspunten:

  • Is er een interne training?
  • Is het onderdeel van de contracten met leveranciers?
  • Is er training van leveranciers?

Commitment ten aanzien van de belangrijkste risico's?
Welke onderwerpen worden specifiek beschreven in het beleid?

Aandachtspunt: 

  • Komen de onderwerpen overeen met de geïdentificeerde risico's? 

OESO richtlijnen
In 2000 heeft de OESO richtlijnen voor multinationale ondernemingen opgesteld. Deze omvatten een breed scala van normen voor arbeid, mensenrechten, milieu, consumentenbescherming en corruptie. Het nemen van ketenverantwoordelijkheid is opgenomen in de OESO richtlijnen. In 2011 introduceren ze het begrip "Due Diligence". De OESO richtlijnen voor multinationale ondernemingen omvatten een breed scala van normen voor arbeid, mensenrechten, milieu, consumentenbescherming en corruptie.

OESO-richtlijnen  op oesorichtlijnen.nl

Beoordelen van risicoanalyse

Risicoanalyse - Een bedrijf wordt geacht te weten hoe zijn activiteiten of zakelijke relaties en hun activiteiten risico's vormen voor mensenrechten. Het gaat dan niet alleen om de eerste leverancier, maar ook om de risico's bij hun leveranciers. Er zijn niet veel producten die geheel, inclusief de grondstoffen, uit Nederland komen. Vaak zit er een complexe internationale keten achter. Het kan ingewikkeld voor een bedrijf zijn om daar achter te komen. Toch begint het daar.

Als een leverancier aangeeft dat ze de risico's niet (h)er)kennen of dat ze er niet zijn, omdat ze al voldoende maatregelen nemen, kunt u hier op doorvragen. Een bedrijf is over het algemeen niet graag transparant over de risico's op mensenrechtenschendingen, omdat het om reputatie-gevoelige informatie gaat. Daarnaast kan een bedrijf simpelweg zich onvoldoende bewust zijn van de risico's. Biedt vertrouwelijkheid van gesprekken. Het gaat namelijk niet om een garantie dat er geen risico's zijn.

Wat checkt u?

Identificatie van risico's
Welke risico's heeft de overheid zelf geïdentificeerd bij voorbereiding?
Heeft de leverancier deze risico's ook geïdentificeerd?
Heeft de leverancier een overzicht van de keten tot en met de grondstof? In hoeverre is het realistisch om te volledige keten te kennen?
Waar komt het product/dienst dat aan de overheid geleverd wordt vandaan? Waar wordt het gemaakt, waar komen de onderdelen en de grondstoffen vandaan?
Wanneer de leverancier deze risico's niet ziet, vraagt u hoe de leverancier weet dat deze risico's er niet zijn.
Hoe heeft de leverancier onderzoek gedaan? Gaat het onderzoek verder dan de 1e toeleverancier? Hoe ver?
Heeft de leverancier externe stakeholders geraadpleegd?

Aandachtspunt:

  • Ketenoverzicht
  • Risicoanalyse 
  • Samenwerkingsverbanden (met bijvoorbeeld maatschappelijke organisaties, keteninitiatieven, IMVO convenanten)
  • Stakeholdersbetrokkenheid

Grootte en ernst risico's
Zijn de risico's bekend over de sector?
Komen de producten/ half-fabrikaten/grondstoffen uit risico-landen?
Hoeveel mensen zijn hier mogelijk bij betrokken, in hoeveel landen?
Wat is de impact van het risico?

Aandachtspunten:

  • Het gaat niet om het risico voor het bedrijf zelf, maar over de ernst van mogelijke effecten op mensen in de keten (in het geval van kinderarbeid dus om de effecten op de kinderen).
  • Onderzoek van de sector of van de leverancier

Mogelijkheid ontbreken risico's?
Vindt de dienst geheel in Nederland plaats? 
Vindt de productie, inclusief grondstoffen geheel in Nederland plaats (denk bijvoorbeeld. aan groente en fruit)?

Aandachtspunten:

  • Inzicht in de keten van de leverancier

Risico's bij producten, diensten en werken in Nederland - Wanneer een product, dienst of werk geheel in Nederland plaatsvindt, kan het zijn dat er geen risico's zijn, omdat de leverancier of zijn toeleveranciers zich geheel houden aan de Nederlandse wet, die over het algemeen overeenkomt met internationale mensenrechten standaarden. Helaas worden ook in Nederland mensenrechten geschonden, vooral in sectoren waar kwetsbare mensen, zoals migranten werken, bijvoorbeeld in de schoonmaakbranche, tuinbouw. Diensten kunnen ook geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd in het buitenland, denk aan call centers. Ook in deze gevallen wordt een leverancier geacht met een plan van aanpak aan te geven wat ze doen om zulke risico's te voorkomen.

Plan van Aanpak

Tenzij een leverancier heel aannemelijk heeft kunnen maken dat er geen risico's zijn vraagt u altijd om een due dilligence rapport met daar in een plan van aanpak om met de gesignaleerde risico's om te gaan. Dit kan gaan om een weergave van bestaande maatregelen of om een werkelijk nieuw plan, of een combinatie van beide. Dit hangt ervan af hoever een bedrijf is met maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het plan van aanpak is vormvrij.

Beoordelen en bespreken Plan van Aanpak

Nadat het contract is getekend, maakt u een afspraak wanneer het due diligence rapport met het plan van aanpak moet worden ingediend. Veel bedrijven zullen behoefte hebben dit van tevoren te bespreken. Wacht hier niet te lang mee, want hoe verder in de contractfase, hoe minder bedrijven geneigd zullen zijn de uitvoeringsvoorwaarden serieus te nemen.

In principe gaat het plan van aanpak over het beheersen van de risico's. Het kan zijn dat uw leverancier nog nauwelijks begonnen is met maatschappelijk verantwoord ondernemen en nog geen goed beeld heeft van de risico's op het moment dat het contract is getekend. In dat geval kan een risicoanalyse een onderdeel zijn van het plan van aanpak.

Wat checkt u?

Risicomitigatie
Welke risico's worden voorkomen/aangepakt?
Welke niet?

Aandachtspunt:

  • Het soort maatregelen (generiek of risico specifiek)

Prioritering van de risico's
Welke risico's hebben de hoogste prioriteit?
Geeft het bedrijf aan waarom?
Geeft het bedrijf aan hoe het tot deze keuze komt?
Heeft het (externe) stakeholders hierbij betrokken?
Richt het plan zich op bepaalde landen of producten? Zo ja, waarom/ is dit onderbouwd?
Zijn de risico's ook aan de aan de overheid geleverde producten verbonden?

Aandachtspunten: 

  • Prioriteiten staan benoemd en onderbouwd
  • Stakeholder consultatie, op welke manier en welke stakehouders?
  • Het aantal betrokken maatschappelijke organisaties

Toegepaste maatregelen
Worden er bedrijfsprocessen aangepast? Op welke manier?
Is er samenwerking gezocht met maatschappelijke organisaties?
Zijn leveranciers betrokken?
Is duidelijk welke leveranciers mogelijk een risico vormen?
Hoe is het bedrijf betrokken in de keten mbt (mogelijke)schendingen van mensenrechten?
Wie zijn er bij betrokken in het bedrijf (bijvoorbeeld. HR, Juridische Zaken, inkoop, productontwikkeling)?
Hoe vergroot het bedrijf zijn invloed om mogelijke misstanden aan de kaak te stellen? 

Aandachtspunten:

  • Gedegen onderzoek
  • Keten betrokkenheid verder dan 1 schakel in de keten
  • Leeftijdsvalidatie van werknemers bij risico op kinderarbeid
  • Aansluiting bij een keteninitiatief 
  • Aansluiting bij een IMVO convenant
  • Betrokken maatschappelijke organisaties
  • De expertise op het gebied van mensenrechten

Proportionaliteit risico's en maatregelen
Is duidelijk hoe de maatregelen de risico's aanpakken?
Neemt het bedrijf de eigen oorzaak of bijdrage weg?
Als de risico's verderop in de keten plaatsvinden, hoe wordt de invloed vergroot?
Hoeveel impact hebben de maatregelen op het totaal aan risico's

Aandachtspunten:

  • Afwegen ernst van de risico's
  • Ambitieniveau van de maatregelen
  • Realistisch tijdspad
  • Key Performance Indicators
  • Doelstellingen
Mensenrechtenschendingen - Door complexe ketens en concernstructuren kan de manier waarop bedrijven betrokken raken bij mensenrechtenschendingen verschillen. De OESO-richtlijnen onderscheiden drie niveaus:
  1. Een bedrijf kan de directe veroorzaker van een schending zijn.
  2. Vaker nog zal sprake zijn van een bijdrage aan een schending (samen met of via andere partijen).
  3. Er kan - zonder directe bijdrage - een relatie met de schending bestaan via activiteiten, diensten of producten.

Impact

Een bedrijf kan zijn impact vergroten door meer invloed te creëren. Dit zorgt er voor dat mensen/organisaties hun gedrag veranderen, bijvoorbeeld de leverancier, de overheid, de klant. Invloed kun je realiseren door samenwerkingen aan te gaan. In veel sectoren werken bedrijven gezamenlijk met NGO's of vakbonden aan verbeteringen in de keten. De kwaliteit ervan wisselt. Voor een paar sectoren zijn convenanten afgesloten. Als een bedrijf is aangesloten met een IMVO-convenant zal het veel beter in staat zijn om de benodigde inspanningen (beleid, risicoanalyse en PvA) te laten zien. De verwachting is dat er voor steeds meer risicosectoren IMVO convenanten worden afgesloten.

IMVO convenanten  op imvoconvenanten.nl 

Bepaal in overleg welke inspanning redelijk is

Welke 'redelijke inspanning' u van de leverancier mag verwachten hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van het bedrijf, de lengte van de keten en de machtsverhoudingen tussen ketenpartijen. Leveranciers kunnen in ieder geval directe toeleveranciers beïnvloeden door ook sociale voorwaarden toe te passen in contracten. Ook kunnen zij monitoren of toeleveranciers de voorwaarden naleven. Kijk daarbij bijvoorbeeld naar succesvolle inspanningen van andere bedrijven in de sector. Zij kunnen een voorbeeldfunctie vervullen.

Voorbeeld: Gemeente Eindhoven focust op de internationale sociale voorwaarden
In een aanbesteding van telefoniediensten en mobieltjes nam de gemeente Eindhoven de internationale sociale voorwaarden op die gelden voor de gehele telefonieketen. Informatie over risico's zoals kinderarbeid en andere misstanden nam de gemeente op in de nota van inlichtingen. Na gunning ging de gemeente met leveranciers in gesprek over hoe zij de totale telefonieketen kunnen beïnvloeden. En vooral hoe leveranciers een stap in de goede richting kunnen zetten. Inmiddels bekijken Tele2 en ProAssist hoe ze samen grote merken als Apple kunnen beïnvloeden.
Brochure: Duurzaam inkopen doe je zo

Dossier: (generieke) Inkoopproces
Inkoopproces: Fase 2 Doorlopen

Icoon fase 3


Door naar Fase 3: Uitvoeren opdracht internationale sociale voorwaarde 

Terug naar startpagina