Team en behoefteanalyse voor social domein opdrachten

Toon pagina in menu

Een goede voorbereiding is het halve werk! Het is belangrijk dat u vroegtijdig informatie verzameld en het gesprek intern aangaat. Stel dan ook een multidisciplinair team samen en doe een behoefteanalyse. Beiden ingrediënten voor een goed georganiseerde aanbesteding.

Inkoopteam

Een inkoopteam bestaat tenminste uit een inkoper, een expert (materiedeskundige), budgethouder en een jurist. Mogelijke aanvullingen kunnen zijn: contractmanager, administratieve backoffice en financiën. Bepaal vooraf waar de verantwoordelijkheden liggen en welke personen betrokken zijn.

Als multidisciplinair team kunt u gezamenlijk bepalen welk inkoopmethode optimaal aansluit bij het doel van de organisatie. Stel samen een tijdlijn vast die de looptijd van het hele proces duidelijk aangeeft, inclusief een schema van alle bijbehorende taken.

Behoefteanalyse

Zorg voor een duidelijke omschrijving van de vraag zodat er in de aanbesteding een goede oplossing wordt geleverd voor het juiste probleem. U krijgt de vraag helder door een behoefteanalyse te houden. Onderzoek de interne vraag / behoefte door verschillende experts te raadplegen. Het opgerichte multidisciplinaire team kan hierbij helpen.

Een goede behoefteanalyse reflecteert de input van de betrokkenen en geeft aan waaraan de oplossing moet voldoen. Door het probleem uitvoerig te beschrijven, geeft u de markt de mogelijkheid om met de juiste oplossingen te komen.

Na de behoefteanalyse blikt u vooruit op de uitvraag en kunnen er vervolgstappen worden genomen. Hoe zet u de bevindingen om in een vraag aan de markt? Met de behoefteanalyse kunt u verder onderzoek doen naar mogelijke oplossingsrichtingen, bijvoorbeeld door een marktverkenning en een dialoog met de markt.

Aandachtspunten behoefteanalyse

Vraag, behoefte of probleem

Het komt vaak voor dat er binnen de organisatie verschil van mening is over wat precies de vraag / behoefte  is en hoe het probleem in elkaar steekt. Verken al deze verschillende meningen.

Beschrijf kernachtig uw vraag, behoefte of probleem. Pas daarbij op dat u uw vraag niet verward met de gewenste oplossing. Door een brede kijk komen namelijk andere mogelijke oplossingen in beeld.
Definieer de vraag niet te vaag, voorkom algemene termen als ‘ontzorgen’ of ‘zelfstandiger worden’. Werk beleidsthema’s uit ter verduidelijking. Bijvoorbeeld: wat is integrale aanpak? Wat is keuzevrijheid voor de cliënt? Wat is brede aanpak? Wat verstaat u onder participatie?

Voor een duidelijke vraag is het ook belangrijk te achterhalen wat er anders moet. Dit schept meer duidelijkheid dan een schets van een abstract ideaalbeeld. Organiseer bijvoorbeeld ontwikkelbijeenkomsten met de huidige gecontracteerde aanbieders in de zorg, leden van Sociaal (Wijk)Teams, beleidsmedewerkers WMO/Jeugd en Armoede van uw gemeente en eventuele overige betrokkenen.

Door de vraag uitvoerig te beschrijven, geeft u de markt de mogelijkheid om met de juiste oplossingen te komen.

Stakeholders

Waarschijnlijk bestaan er verschillende meningen over de definitie van de vraag / behoefte, omdat de betrokkenen verschillende achtergronden en belangen hebben. Deze verschillende meningen helpen u om de waarheid scherper in het vizier te krijgen. Daarnaast scherpen gesprekken met stakeholders niet alleen de vraagstelling aan, maar creëren ze ook draagvlak voor een oplossing.

U kunt onder andere de volgende partijen raadplegen: maatschappelijke organisaties, cliëntenorganisaties, belangenorganisaties, gemeentelijke partners en experts op het gebied van Wmo en Jeugd.

Kenmerken oplossing

Benoem de eigenschappen de oplossing zonder hierbij de oplossing zelf te benoemen. Denk hierbij aan betere aansluiting van jeugdhulp en onderwijs om zo schooluitval te verlagen en depressies bij jongeren eerder te signaleren. Goed samenspel tussen preventie, basisvoorziening, 1e lijn en specialistische hulp. Naarmate de behoefte concreter wordt, zullen er meer kenmerken van de oplossing ontstaan.

Kansen

Zijn er mogelijkheden voor verbinding met andere domeinen en een voor burger samenhangende en integrale aanpak? Kan de behoefte door uw eigen organisatie zelf vervuld worden?

De genoemde aandachtspunten zijn specifiek voor het Sociaal Domein. Algemene aandachtspunten bij het bepalen van uw behoefte vindt u in het Inkoopproces: Fase 1 Voorbereiden - inkoopbehoefte.

Terug naar startpagina: Wegwijzer inkoop in het sociale domein