Van vernietigen naar hergebruiken

De Rijksoverheid is een grootverbruiker van ICT. Jaarlijks worden er zo'n 30.000 stuks datadragende ICT-apparatuur overtollig verklaard. Domeinen Roerende Zaken is verantwoordelijk voor het verwerken van deze apparatuur. Hoewel deze apparatuur nu nog wordt vernietigd, is het de bedoeling dat er in de toekomst meer nadruk komt te liggen op hergebruik. (mei 2017)

Domeinen Roerende Zaken is onderdeel van het ministerie van Financiën. De organisatie bewaart, vernietigt of verkoopt rijksgoederen en in beslag genomen goederen. Ook de verwerking van overtollige ICT-apparatuur valt onder de verantwoordelijkheid van Domeinen. Directeur Ton Huisman: 'Vanuit het oogpunt van dataveiligheid en kosten hebben we er altijd voor gekozen om deze apparatuur te vernietigen met hulp van een shredder en de scrap zo optimaal mogelijk te verkopen aan de markt. Maar is dit wel de beste manier? En kan het misschien niet anders om zo de circulaire economie een handje te helpen?'

Alternatieven

Reden genoeg voor Domeinen om de eventuele alternatieven voor het verwerken van datadragende ICT-apparatuur in kaart te brengen. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat een groot deel van deze apparatuur gecertificeerd kan worden opgeschoond en daarna kan worden hergebruikt. 'Dat is natuurlijk fijn om te weten', stelt Huisman. 'Ook het feit dat dit tegen minder kosten zou kunnen dan nu het geval is, is erg mooi meegenomen. Misschien ligt er zelfs wel opbrengst in het verschiet. Daarnaast scoort dit alternatief beter op de gevolgen voor het milieu. Een kleine kanttekening is dat we bij de Rijksoverheid altijd te maken hebben met een bepaald percentage apparatuur waarop informatie is verwerkt die geheim of zeer geheim is. Deze apparatuur kan niet worden opgeschoond en hergebruikt, maar moet worden vernietigd.'

Shredder

Het onderzoek opent de weg voor een andere werkwijze bij Domeinen Roerende Zaken. 'We overwegen nu sterk om overbodige datadragende ICT-apparatuur te schonen en daarna voor afvoer naar de markt te zorgen. Hoe dat in zijn werk zou gaan? Eigenlijk is het heel eenvoudig. We hangen alle datadragende ICT-apparatuur die we binnenkrijgen aan een analyser. Die scant de pc en geeft vervolgens een analyserapport. Daarin staat bijvoorbeeld dat de computer geschoond kan worden en verkoopbaar is, omdat er een goede processor inzit. Maar uit de analyse kan ook blijken dat de pc niet verkoopbaar is of niet goed geschoond kan worden, omdat er bepaalde blokkades op zitten. Lukt schonen niet of is de datadrager onverkoopbaar, dan gaat de apparatuur alsnog de shredder in en vervolgens naar een grondstoffenrecyclingbedrijf.'

Opbrengst

In een pilot heeft Domeinen ook onderzoek gedaan naar de financiële mogelijkheden. 'We brengen de ministeries kosten in rekening voor de vernietiging van hun overtollige ICT-apparatuur', licht Huisman toe. 'Dat leidt ertoe dat niet alle datadragende ICT-apparatuur bij ons wordt ingeleverd, omdat departementen de kosten te hoog vinden. Op basis van de hoeveelheden die wij jaarlijks krijgen aangeleverd – ongeveer 30.000 stuks – en het aantal fte's binnen de Rijksoverheid, hebben we berekend dat 10 tot 25 procent "weglekt" via andere kanalen. Met de pilot wilden we daarom in kaart brengen of de verkoopopbrengst van de opgeschoonde datadragende apparaten voldoende zou zijn om de kosten te dekken die we bij de ministeries in rekening brengen.' Dat bleek helaas niet zo te zijn. 'Het grote probleem was eigenlijk dat het aantal verkoopbare datadragende apparaten lager bleek te liggen dan we aanvankelijk hadden ingeschat. Dat is erg jammer, want op zich valt er best wel wat opbrengst te halen.' Huisman geeft een paar voorbeelden. 'Een goede computer levert een paar honderd euro op, smarthpones die op Android draaien tussen de dertig en vijftig euro. Ook de grondstoffenrecycling levert geld op. En verder verkopen we bijvoorbeeld losse beeldschermen aan de markt.'

Bewustwording

Uiteraard gaat Domeinen ook kijken hoe het percentage verkoopbare datadragers omhoog kan. 'Omdat departementen nu nog moeten betalen voor de afdanking, worden de partijen bijvoorbeeld gezien als waardeloos en dus ook als zodanig behandeld', legt Huisman uit. 'Als de afgedankte apparatuur zorgvuldiger wordt behandeld, levert dit uiteindelijk ook meer herbruikbare apparaten op. Daar willen we dus wel op gaan inzetten.' Bewustwording bij de departementen speelt daarbij een belangrijke rol. 'We moeten tussen de oren krijgen dat het belangrijk is om zorgvuldig met de apparatuur om te gaan, zodat deze na een aantal jaar nog steeds waardevol is. Ook is het zaak dat de pc compleet bij ons wordt aangeleverd, dus met het originele voedingssnoer, muis en toetsenbord en inclusief alle benodigde toegangscodes. Anders is hergebruik niet mogelijk.' Volgens Huisman loont het ook om na te denken over verantwoordelijkheid en eigenaarschap. 'Hoe gemakkelijk verstrekt een departement apparatuur aan de medewerkers? Is het bijvoorbeeld echt nodig om oudere pc's te vervangen? En wie is er verantwoordelijk bij schade? Als een organisatie dit allemaal zelf dekt, zal de gebruiker minder zorgvuldig met zijn tablet of computer omgaan. Een andere optie is om medewerkers te belonen als zij zorgvuldig omgaan met apparatuur. Kortom, er zijn genoeg mogelijkheden om het aantal verkoopbare datadragers te verhogen.'

Quitte

Huisman hoopt daarnaast dat ook het kostensysteem op de schop gaat. 'In plaats van 17,50 euro, zouden we ook 10 euro per aangeleverde unit in rekening kunnen brengen bij de ministeries. Dat is toch een aanzienlijke vermindering. Op die manier kun je ervoor zorgen dat de departementen meer apparatuur bij ons gaan inleveren. Je zou ook nog een staffel kunnen inbouwen. En aan het eind van het jaar bekijken we dan hoe we financieel uitkomen.' Met de bijdrage van 10 euro per datadrager zou Domeinen waarschijnlijk quitte kunnen spelen. 'Pakt het gunstiger uit, dan kunnen we voor het jaar daarna de prijzen bijstellen. Het overschot betalen we bovendien netjes terug aan de ministeries. Zo zorg je voor goodwill en gaan departementen hopelijk steeds meer apparatuur bij ons inleveren.'

Factsheet

Van dit project is door REBus een factsheet opgesteld.

Document: Factsheet Hergebruik ICT-apparatuur Rijksoverheid

REBus en circulair inkopen
REBus Nederland wil inkopers en marktpartijen inspireren om al bij de eerste vraag naar een product of dienst na te denken over waardebehoud van grondstoffen in de gehele keten, inclusief de mogelijkheden voor hergebruik en recycling. REBus stimuleert het verkennen van nieuwe verdienmodellen. Modellen die bijdragen aan een langere levensduur van te gebruiken materialen. Dit gebeurt door in pilots gezamenlijk kennis op te doen en deze te delen.