Verslagen leernetwerk Kantoorinrichting

Marktconsultatie is een absolute must om te komen tot circulariteit van kantoorinrichting. Het gaat erom dat inkopende organisaties en leveranciers elkaar vertrouwen, samen innoveren en elkaar ruimhartig een kijkje in de keuken gunnen.

Het circulair inkopen van kantoorinrichting is relatief nieuw. In plaats van het stellen van harde Key performance indicators (KPI’s) die in de praktijk misschien niet realistisch blijken, levert een gezamenlijke inspanningsverplichting vaak meer op.

Circulair aanbesteden vraagt om een open dialoog met de markt. Dat begint met een open marktverkenning. Kies vervolgens voor meetbare kwaliteit en overweeg een langetermijncontract. Daarnaast is het belangrijk om u kwetsbaar en open op te stellen en ruimte te bieden voor meerrichtingsverkeer.

Voor het werk van circulair inkopende organisaties van kantoorinrichting is een breed intern draagvlak essentieel. De overgang naar een circulair inkoopproces heeft immers consequenties voor de hele organisatie. Niet alleen krijgt iedere eindgebruiker ermee te maken. Ook diverse andere afdelingen moeten hun standaardprocessen aanpassen.

Een zinvolle ontmoeting tussen twee werelden die nog veel van elkaar kunnen, willen én moeten leren op weg naar circulariteit. Zo laat zich in het kort de vierde bijeenkomst beschrijven van het PIANOo-leernetwerk circulaire kantoorinrichting, op 11 december 2018 in de New World Campus in Den Haag. De persoonlijke kennismaking tussen marktpartijen en inkopende partijen levert meer begrip op voor elkaars positie.

Hoe beoordeelt u de inkoop van circulaire kantoorinrichting? Hoe meet u wat circulair is en wat niet? Deze vragen stonden woensdag 31 oktober 2018 centraal tijdens de derde bijeenkomst van het leernetwerk Circulair Kantoorinrichting bij de Hogeschool in Utrecht. Adviseur Floris van Haagen van Copper8 kwam met één duidelijk boodschap: Circulariteit is altijd afhankelijk van de context. Die kan en mag je niet weglaten.

Voor het begrip ‘circulaire economie’ bestaat geen eenduidige definitie. Dat maakt het voor inkopers van circulair kantoormeubilair lastig om te bepalen wat het juiste aanbestedingstraject is. Want de markt heeft op het terrein van circulariteit weliswaar al stevige stappen gezet, met een groot aanbod aan circulair kantoormeubilair, maar tegelijkertijd is ze op dit punt nog niet volwassen en heeft ze niet alle antwoorden. Inkopers moeten daarom het aankooptraject starten met het vaststellen van de juiste vraag, en het selecteren van de juiste partner. In het tweede Leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting op 27 september 2018 kwamen deelnemers bij elkaar om te leren hoe ze de vraagstelling het beste kunnen afstemmen op de behoefte, zodat de markt een passende circulaire oplossing kan aanbieden.

Nogal wat aanbestedende diensten kiezen voor kantoorinrichting om hun eerste ervaringen op te doen met circulair inkopen. Belangrijke reden hiervoor is dat de markt ten aanzien van circulariteit al relatief flinke stappen heeft gezet met een aansprekend aanbod van circulair kantoormeubilair en inrichtings- en serviceconcepten. Voor veel deelnemers komt de start het van Leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting dan ook mooi op tijd. Ze zijn net begonnen of staan aan de vooravond van grote inkooptrajecten, waarin het begrip circulair centraal staat. De deelnemers, ruim dertig inkopers, beleidsmakers en adviseurs, kwamen op 2 juli 2018 voor het eerst bij elkaar in de Utrechtse Jaarbeurs Meetup.