Webinar terugkijken: Coronacrisis en de inkooppraktijk

In crisistijd wordt inkoop de ‘afschuifafdeling voor lastige situaties’. Hoe richt je je organisatie daarop in? Frank Weerheijm, commoditymanager bij inkoopbureau Bizob, ging in een PIANOo-webinar op 4 juni in op de aanpak van zijn organisatie. Ook lichtte hij toe wat de impact van de crisis is voor de inkoop en opdrachten in het sociaal domein, bedrijfsvoering en ict en openbare ruimte van de deelnemende gemeenten. (juni 2020)

Kans voor vakgebied inkoop

De rol en toegevoegde waarde van de inkoopfunctie komt tijdens deze crisis naar voren, stelt Frank Weerheijm. "Het besef groeit dat inkoop meer is dan ‘even iets regelen’ en het wordt ook duidelijk dat het niet ‘zo maar even’ geregeld is. Dat is een kans voor ons vakgebied.” Weerheijm legt uit dat hij merkte dat inkoop niet meer gezien werd als ‘lastige noodzaak’ maar als professionele partner.

Corona Taskforce

Vrijwel meteen na het ingaan van de coronamaatregelen - in Brabant al eerder dan de rest van Nederland - richtte Bizob een Corona taskforce in. Zo konden alle inkoopgerelateerde vragen en dilemma’s op een uniforme manier beantwoord worden. “Onze doelstelling was om alles door te laten gaan, maar niet per se zo snel mogelijk”, aldus Weerheijm. Bizob ging - zowel intern als extern - pro actief na welke vragen of problemen er waren bij lopende aanbestedingen en opdrachten.

Peiling deelnemers

Uit de peiling onder de 45 deelnemers blijkt dat de coronacrisis vooral impact had op de interne samenwerking van hun inkooporganisatie (28% van 25 respondenten). Het grootste deel 48% geeft echter aan helemaal geen problemen ondervonden te hebben van de coronacrisis. 89% (van 35 respondenten) geeft bovendien aan dat de organisatie goed ingesteld was op verplicht thuiswerken en met kleine aanpassingen gewoon verder kon.

Impact verschilt per inkoopdomein

In het webinar gaat Weerheijm vervolgens in op de consequenties van de coronacrisis op drie domeinen waarop Bizob inkoopt. In het sociaal domein liep vooral de uitvoering van bestaande contracten vast. De contractmanagers zijn hierin voor Bizob de spin in het web.

In het domein bedrijfsvoering en ict merkte Bizob dat met name de voortgang van lopende aanbestedingsprocedures in de knel kwam. “Leveranciers maakten zich zorgen hoe zij hun werkwijze en aanbod goed over de bühne konden brengen, nu demonstraties niet meer mogelijk waren.” Door goed naar leveranciers te luisteren, lukte het om samen met nieuwe oplossingen te komen.

Bouwopdrachten door, met lichte vertraging

Voor de openbare ruimte lopen aanbestedingen en opdrachten over het algemeen wel door, zij het met wat vertraging geeft Weerheijm aan. “Procedures met burgerparticipatie zijn lastiger, we moeten bijvoorbeeld zoeken naar alternatieven voor inloopavonden. Ook de schouwen voor bouwprojecten moeten anders ingericht worden.” Onderhoudsprojecten worden waar mogelijk - in overleg met opdrachtgevers - juist naar voren gehaald. Weerheijm benadrukt dat het - zeker in crisistijd - belangrijk is er op te letten dat risico’s ten aanzien van aanbestedings-en uitvoeringsplanning niet te makkelijk naar de aannemers worden verschoven.

Meer informatie

In het dossier Coronacrisis en inkoop vindt u meer informatie over de gevolgen voor lopende aanbestedingsprocedures, aanbestedingen die nog niet gestart zijn en de gevolgen voor lopende contracten.