Stap 1: Voorbereiden de Beste PKV-inkoopopdracht

Als u professioneel aanbesteedt met de beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV), voorheen Economische Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), dan heeft u in deze stap van het inkoopproces veel aandacht voor Beste PKV. U bepaalt onder meer uw keuze voor Beste PKV als gunningscriterium, u werkt deze keuze uit in verschillende Beste PKV-criteria, u bepaalt welk gewicht u aan elk criterium toekent en hoe u inschrijvers gaat beoordelen. 

Vaststellen inkoopbehoefte
Marktanalyse en marktconsultatie
Beoordelingsprotocol
Beste PKV of toch laagste prijs
Kiezen Beste PKV-criteria
Bepalen gewicht Beste PKV-criteria
Beoordelen Beste PKV-criteria

Door Rijkswaterstaat en PIANOo zijn handleidingen Beste PKV opgesteld. In onderstaande teksten zal meerdere keren naar deze handleidingen worden verwezen. U vindt deze samen met een link naar alle handreikingen Beste PKV rechts op elke pagina. In de documenten van voor 1 juli 2016 wordt de term EMVI gehanteerd.

Vaststellen inkoopbehoefte

In uw organisatie ontstaat op enig moment de behoefte aan een bepaald product, een vorm van dienstverlening of een bouwkundig of civieltechnisch werk. Deze inkoopbehoefte brengt u zo goed mogelijk in kaart. Wat zijn de benodigde eigenschappen van het werk, het product of de dienst? Wat is het beschikbare budget? Wat zijn de doelstellingen? Is er voldoende bestuurlijk draagvlak? U vertaalt de inkoopbehoefte in een opdracht.

Beste PKV bij het behoeftestellen

Reeds bij het behoeftestellen is het nuttig om aan Beste PKV te denken. Concrete Beste PKV-criteria worden hier nog niet vastgesteld. Dit ligt anders wanneer volgens vastgesteld beleid al een of meer Beste PKV-criteria zijn bepaald. Hetzelfde geldt wanneer sprake is van een reeds gekozen inkoopmodel, zoals Best Value Procurement. Belangrijk bij het vaststellen van de inkoopbehoefte is zeker ten aanzien van Beste PKV-criteria het contact tussen behoeftesteller en inkoper. De ervaring van het werken met Beste PKV-criteria van de inkoper kan de behoeftesteller helpen beter inzicht te krijgen in de rol en de functie van Beste PKV.

Marktanalyse en marktconsultatie

Vaak volstaat voor een aanbestedende dienst een analyse om zicht te krijgen op de markt. Een marktanalyse geeft echter niet altijd een gedetailleerd inzicht in de gebruikelijke Beste PKV-criteria. Daarvoor kunt u gebruik maken van een analyse van oude aanbestedingen via TenderNed of de lijst met praktijkvoorbeelden van Beste PKV.

Als vanwege de complexiteit van de opdracht of de markt een marktconsultatie nodig is als aanvulling op de marktanalyse, dan bestaat de mogelijkheid om in de marktconsultatie Beste PKV aan de orde te stellen.

Dit kan op twee manieren:

  • Marktpartijen individueel of gezamenlijk vragen welke Beste PKV-criteria zij onderscheidend achten en welke waarde/belang/gewicht aan deze criteria gegeven zou moeten worden of
  • De eigen wensen in de vorm ten aanzien van Beste PKV-criteria naar voren brengen en vragen of dit reële en onderscheidende criteria zijn.

www.tenderned.nlexternelinkteken.gif
Meer informatie: Praktijkvoorbeelden Beste PKV

Beoordelingsprotocol

Van algemeen belang voor het goed kunnen aanbesteden met Beste PKV is het beschikken over een beoordelingsprotocol. In het protocol staat hoe met beoordelingsverschillen wordt omgegaan, of met een procesbegeleider wordt gewerkt, hoe de score wordt afgerond en welke scores gehanteerd worden. Dit moet vooraf opgesteld zijn.

In het protocol moet rekening gehouden worden met:

  • Strikte scheiding tussen beoordelen van prijs en kwaliteit
  • Breed samengesteld beoordelingsteam met minimaal 3 personen met ten minste een inkoper, de behoeftesteller en contractbeheerder, indien nodig aangevuld met inhoudelijke expert.
  • Verloop van discussie bij beoordelingsverschillen
  • Transparantie van besluitvormingsproces
  • Keuze score model
  • Elke beoordeling moet omgezet worden in een motivering voor wel of niet gunnen.

Het is aan te raden reeds in een vroeg stadium van de voorbereidingsfase te starten met een beoordelingsteam. Door de verschillende invalshoeken/ervaringen binnen het team krijgt u meer inzicht in en kennis van het opstellen van Beste PKV-criteria. Hoe het beoordelingsteam inschrijvingen beoordeelt, moet vastliggen in een beoordelingsprotocol.

In bijlage 2 van de EMVI handleiding van Rijkswaterstaat staat een voorbeeld van een Intern protocol Beste PKV-beoordelingsfase.  

Beste PKV of toch laagste prijs

Bij inkopen gaat het om de meeste waarde te krijgen voor je geld. Meestal weet een aanbesteder niet precies welke waarde door de markt geleverd kan worden voor het geld dat beschikbaar is. Met Beste PKV wordt de markt uitgedaagd om met meer waarde te komen dan minimaal geëist wordt.

Meer informatie: Beste PKV (keuze) toegelicht

Transactiekosten

Aanbesteden met Beste PKV brengt meer werk en hogere kosten met zich mee dan gunnen op 'laagste prijs', zowel voor de aanbestedende dienst als voor de inschrijvers. Een aanbestedende dienst dient altijd de verhoogde transactiekosten af te wegen tegen de mogelijke meerwaarde van Beste PKV.

Document: EIB onderzoek naar transactiekosten aanbesteden (pdf)

Motiveringen laagste prijs

Niet altijd wegen de hogere transactiekosten op tegen de (verwachte) meerwaarde van Beste PKV. Dan kan gunnen op laagste prijs een proportionele oplossing zijn. Om laagste prijs te mogen gebruiken is echter een degelijke motivatie verplicht.

Meer informatie: Analyse motiveringen voor de laagste prijs

Gunning met een vast budget

Ook kunt u een opdracht gunnen op basis van alleen kwaliteitscriteria, met een vaste prijs als uitgangspunt. Zo beloont u inschrijvers die de meeste kwaliteit voor het beschikbare budget leveren en voorkomt u dat een kwalitatief mindere offerte alsnog de aanbesteding wint. In de factsheet Budgetgedreven inkopen van de vakgroep Inkoopmanagement leest u hoe u dit kunt implementeren.

Document: Factsheet Budgetgedreven inkoop

Kiezen Beste PKV-criteria

Beste PKV-criteria moeten objectief, transparant en proportioneel zijn. Voor het overige heeft de aanbesteder een grote vrijheid bij de keuze van de Beste PKV-criteria, zowel op het punt van de inhoud van een criterium als het gewicht dat aan een criterium gegeven wordt. Ook het aantal criteria ligt niet in regels vast.

Wanneer eenmaal criteria zijn vastgesteld en gepubliceerd, mag een aanbesteder deze niet meer wijzigen, alleen verduidelijken. De criteria moeten zo geformuleerd zijn dat inschrijvers deze eenduidig kunnen interpreteren.

Meer informatie: Opstellen Beste PKV criteria

Bepalen gewicht Beste PKV-criteria

In het gewicht van de Beste PKV criteria moet de aanbestedende dienst door laten klinken wat hij overheeft – uiteindelijk in geld – voor meer kwaliteit, voor een snellere uitvoering, voor een duurzamere oplossing, voor een innovatieve oplossing, voor minder hinder, voor een betere communicatie enzovoort De wijze waarop dit gedaan wordt is niet voorgeschreven. Een aanbesteder heeft daardoor veel vrijheid in het bepalen van het gewicht, de waarde of het belang van een Beste PKV-criterium. Het gewicht geeft de waardering van de wensen aan. Een hoog gewicht houdt in dat de inschrijver ook een hogere prijs mag offreren om aan deze wens te voldoen.

Meer informatie: Toekennen gewicht/waarde aan Beste PKV-criteria

Beoordelen Beste PKV-criteria

U beschrijft in de aanbestedingsstukken hoe u de Beste PKV-inschrijvingen beoordeelt. Belangrijk is dat vooral de wijze waarop inschrijvers invulling geven aan wensen beoordeeld wordt. De gekozen beoordeling mag tijdens de aanbesteding niet gewijzigd worden. Verder moet een lagere prijs altijd meer punten opleveren. Voor het overige schrijft de regelgeving niets voor. Dus op dit punt heeft u een zekere vrijheid.

Beoordelingsmethoden Beste PKV-criteria

De beoordelingsmethode hangt nauw samen met het Beste PKV-criterium. Er moet een of andere systematiek moeten worden toegepast, die zo objectief mogelijk is. De keuze voor een bepaalde methode is belangrijk omdat deze in belangrijke mate het resultaat van de aanbesteding bepaalt. Er zijn verschillende beoordelingsmethoden.

Meer informatie: Beschrijving beoordelingsmethoden Beste PKV-criteria

Beoordelingsmodellen Beste PKV-criteria

Waar de beoordeling van het prijscriterium meestal leidt tot rekenen met formules, is bij de beoordeling van Beste PKV-criteria het gebruik van getallen niet altijd voor de hand liggend. Maar zonder getallen is het vrijwel onmogelijk om op objectieve wijze een uitkomst te bepalen. Bij elk beoordelingsmodel bepalen schaal, score en score grafiek samen met het gewicht de uitkomst van de beoordeling.

Meer informatie: Schaal, score en score grafiek bij Beste PKV-criteria

Icoon Door naar stap 2

 
Door naar stap 2: Doorlopen van de Beste PKV-aanbestedingsprocedure


 Terug naar startpagina