Stap 3: Uitvoeren van de Beste PKV-inkoopopdracht

Tijdens de uitvoering van de opdracht controleert u of de leverancier de gemaakte beste prijs-kwaliteitverhouding-afspraken (Beste PKV, voorheen Economisch Meest Voordelige Inschrijvingn (EMVI)) nakomt. Dit is niet alleen aan te raden, maar ook verplicht volgens het aanbestedingsrecht. Wezenlijke wijzigingen in contracten zijn niet toegestaan. U blijft de gehele contractperiode met elkaar in gesprek. Na afronding van een uitgevoerde opdracht toetst u of de interne klant tevreden is met het resultaat en houdt u de geleverde prestaties van de opdrachtnemers bij. 

De handreikingen op de pagina zijn van voor 1 juli 2016 en hanteren de term EMVI.

Contract

Een Beste PKV-aanbesteding leidt pas tot meerwaarde als de wensen van de aanbestedende dienst ook in de uitvoering worden gerealiseerd. Een belangrijke stap daarbij is het contractueel op een juiste wijze, slechts voor één uitleg vatbaar, vastleggen van de beloofde invulling van de Beste PKV-criteria in bijvoorbeeld KPI's. In het contract moet ook komen te staan welke sancties opgelegd worden bij het niet nakomen van de Beste PKV-criteria. Soms staat er ook een bonusregeling in wanneer meer geleverd wordt dan beloofd.

Het is van groot belang dat de aanbesteder zicht houdt op het nakomen van de Beste PKV afspraken. Een contractmanager is daarvoor verantwoordelijk. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat het eerder betrekken van de contractmanager bij het opstellen en/of beoordelen van Beste PKV-criteria meestal meer commitment oplevert voor het later handhaven van de Beste PKV-criteria.

Contractbeheersing

Contractbeheersing/-management is meestal nodig om enige zekerheid te hebben en om controle te houden op een goed projectresultaat. Hoe contractbeheersing is georganiseerd hangt af van de wijze waarop de markt is benaderd. Bij wijzigingen in de opdracht moeten de gevolgen voor eisen en wensen vastgelegd worden. Het resultaat is uitvoering van het contract conform afspraak met toetsingsmomenten ook op Beste PKV-criteria. Hoe en door wie getoetst wordt hangt af van de vooraf vastgelegde rolverdeling.

Voorbeelden rolverdeling

Bij traditionele contracten ligt de verantwoordelijkheid vrijwel volledig bij de aanbestedende dienst. Bij geïntegreerde contracten verschuift dit voor een groot deel naar de opdrachtnemer. Systeemgerichte contractbeheersing, vooral gebruikt door Rijkswaterstaat, is daarvan een goed voorbeeld. Dan wordt op basis van product-, proces- en systeemtoetsen de opzet en uitvoering van het contract bij de opdrachtnemer getoetst. Hierbij worden ook de Beste PKV toezeggingen beoordeeld.

In Bijlage 3 van de Handreiking EMVI van Rijkswaterstaat staat informatie over terugkoppelgesprekken, inclusief een escalatiemodel voor Beste PKV sancties.

SMART

Controle van de toegezegde meerwaarde van Beste PKV tijdens de uitvoering is alleen mogelijk als de Beste PKV-criteria ook SMART geformuleerd zijn zodat realisatie eenvoudig getoetst kan worden (toetsplan opstellen door opdrachtgever of opdrachtnemer). Als er veel Beste PKV-criteria gevraagd zijn kan de controle arbeidsintensief zijn. De geloofwaardigheid van de aanbestedende dienst is in geding als niet op Beste PKV-criteria gecontroleerd wordt.

Oplevering

De oplevering omvat de eindcontrole op het projectresultaat. Het resultaat is een gerealiseerd project inclusief de beloofde meerwaarde die op basis van de Beste PKV-criteria in contracteisen is vastgelegd. Voor Beste PKV gaat het vooral op het beoordelen van het bereikte resultaat. Is dit zodanig dat een boete (malus) uitgedeeld moet worden of is een bonus op zijn plaats omdat meer waarde is gerealiseerd dan in de inschrijving is aangeboden? Of een boete gegeven mag worden moet al eerder in het proces besloten en vastgelegd zijn.

Evaluatie

Idealiter moet elk project na oplevering geëvalueerd worden. Het resultaat kan veelzijdig zijn afhankelijk van de omvang van de evaluatie. De prijs, de planning, de werkwijze van de ondernemer zijn de standaard evaluatiepunten. Vaak wordt nog te weinig aandacht besteed aan de eigen rol van de aanbestedende dienst en de Beste PKV-criteria. De ervaringen met de gekozen Beste PKV-criteria vastleggen en doorgeven aan het volgend projectteam of beoordelingsteam gebeurt nog zelden. De ervaringen kunnen liggen op het vlak van formulering, controle, handhaving en natuurlijk het bereikte resultaat. Wel moet men realiseren dat het onderscheidend vermogen van een Beste PKV criterium afneemt bij elke volgende aanbesteding met hetzelfde criterium. Dit geldt zeker voor het criterium Plan van aanpak. 

Als een Beste PKV criterium veel waarde heeft opgeleverd en de markt blijkt dit gemakkelijk te realiseren dan kan overwogen worden de volgende keer dit criterium als eis te formuleren. De inschrijvers kunnen zich dan niet meer onderscheiden op dit criterium. 

Terug naar startpagina