Aan de slag met MKB-vriendelijk inkopen

Een belangrijke doelstelling van de Aanbestedingswet 2012 is de toegang tot aanbestedingen voor het MKB te verbeteren. Omzeteisen mogen niet zo maar meer gesteld worden, samenvoegen moet gemotiveerd worden, opdrachten moeten zo veel mogelijk in (bij voorkeur kleinere) percelen verdeeld worden en er moeten proportionele geschiktheidseisen gesteld worden.

In de Gids Proportionaliteit zijn tal van voorschriften en aanbevelingen gegeven voor de invulling van deze lastig te concretiseren begrippen. Aanbestedende diensten moeten daarnaast streven naar vermindering van administratieve lasten. Al deze regels of voorschriften moeten leiden tot vereenvoudiging van de toegang tot overheidsopdrachten. Het voldoen aan alle eisen uit Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit leidt niet altijd automatisch tot een hogere deelname aan aanbestedingen door het MKB.

Aanbevelingen

Vaak moet de aanbestedende dienst proactief stappen zetten om het MKB kennis te laten maken met de mogelijkheden van aanbesteden. Enkele aanbevelingen:

Rekening houden met MKB

U kunt op verschillende wijzen binnen uw inkoop rekening houden met het MKB.

Algemeen   

  • Geef regelmatig voorlichting aan het MKB en ZZP'ers over aanbesteden, digitaal inschrijven en omgaan met het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
  • Houd reguliere gesprekken met MKB-vertegenwoordigers uit de regio/gemeente, bij voorkeur per branche en anders op het niveau van Kamer van Koophandel
  • Schrijf beleid ten aanzien van MKB vriendelijk inkopen.
  • Maak inzichtelijk welke stappen u al gezet heeft om MKB-vriendelijk in te kopen.
  • Rapporteer jaarlijks welk deel van de opdrachten naar het MKB is gegaan.
  • Maak jaarlijks een aanbestedingskalender voor alle opdrachten die u gaat aanbesteden en zorg dat het MKB hier kennis van kan nemen.
  • Stel een klachtenmeldpunt in.

Bij het voorbereiden van een specifieke opdracht

  • Verdiep u in de markt en onderzoek of het MKB actief is op de markt waarin u wilt aanbesteden.
  • Bespreek voor een aanbesteding de Beste prijs-kwaliteitverhouding criteria (Beste PKV) met het MKB.
  • Wijs MKB-bedrijven op de mogelijkheid om een combinatie of consortium te vormen.
  • Houd rekening met het (lokale) MKB bij het opstellen van objectieve criteria voor de keuze van een ondernemer of ondernemers bij onderhands aanbesteden.
  • Vermijd in de aanbestedingsstukken jargon en beperk zo mogelijk de administratieve lasten.
  • Overweeg of het stellen van uitsluitingsgronden bij een onderhandse aanbesteding noodzakelijk is.
  • Vraag aan de hoofdaannemer welk deel van de onderaanneming naar het MKB gaat.
  • Overweeg onderaannemers rechtstreeks te betalen.
  • Geef standaard in aanbestedingsstukken aan wat er specifiek voor het MKB gedaan is.
  • Verwijs naar het klachtenmeldpunt in de aanbestedingsstukken.

Redenen MKB om wel of niet in te schrijven

Een aanbestedende dienst wil natuurlijk graag voldoende inschrijvingen van kwaliteit ontvangen. Maar wat bepaalt nu of een leverancier daadwerkelijk inschrijft? Er zijn meerdere factoren die hierbij een rol spelen:

De bedrijfsstrategie

Past de opdracht in de (lange termijn) bedrijfsstrategie en de visie van het bedrijf? Deze kunnen afwijken van het huidige doel. Bijvoorbeeld bij het veroveren van een nieuwe markt.

Capaciteit en geschiktheid voor de opdracht

Vaak houden aanbestedende diensten en inkopers niet specifiek rekening met de capaciteit van de markt wanneer zij inkoopprogramma's plannen. Wanneer de markt overspoeld wordt met aanbestedingen voor gelijksoortige opdrachten bestaat de kans dat leveranciers vanwege gebrek aan capaciteit niet inschrijven.

Het mogelijke financiële effect van de opdracht

Niet alleen de winstgevendheid van een specifieke opdracht speelt een rol. Ook de mogelijke impact van investeringskosten op de cash flow en omzet is van belang. Zeker als het bedrijf omzetgroei als een speerpunt heeft benoemd.

De kans om te winnen

Deze wordt door een aantal elementen bepaald:

  • De geschatte kans om de winnende inschrijver te zijn op basis van de eigen competenties.
  • Het aantal inschrijvers.
  • De kwaliteit van andere inschrijvers.

De paradox voor inkopers is dat zij veel goed gekwalificeerde inschrijvers willen, maar dat een deel van die inschrijvers afhaakt omdat de kans op winnen lager is.

Het beeld dat de leverancier van de aanbestedende dienst heeft

Potentiele opdrachtnemers besluiten op basis van een aantal factoren of ze gaan inschrijven:

  • De aantrekkelijkheid van de betreffende opdrachtgever.
  • De ervaring met eerdere aanbestedingen van de betreffende aanbestedende dienst.
  • Ervaringen met daadwerkelijk werken voor de betreffende organisatie.
  • De reputatie van de opdrachtgever: Staat zij bekend als een goede opdrachtgever, betaalt zij op tijd en heeft zij een positieve houding?

Interne capaciteit en competentie

Veel aanbestedende diensten zijn zich niet van bewust het belang van de interne capaciteit van en de competentie binnen kleine bedrijven.

  • Voor een grote aanbesteding kunnen tientallen of zelf honderden werkdagen nodig zijn om de inschrijving te voltooien. Terwijl grotere bedrijven vaak gespecialiseerde tenderteams hebben, hebben ook zij niet onbeperkte capaciteit. In kleinere organisatie moet een medewerker de inschrijving opstellen, regelmatig in plaats van zijn of haar gewone werk.
  • Ook het moment van het publiceren van de aanbesteding beïnvloedt het aantal inschrijvingen. Als een aanbesteding tijdens de zomer- of kerstvakantie in de markt wordt gezet, is de kans groter dat potentiele opdrachtnemers niet reageren omdat ze niet voldoende menskracht hebben om de inschrijving op te stellen.
  • Uiteraard zijn te korte termijnen vanuit de aanbestedende dienst ook aanleiding om niet in te schrijven. 

Gebruik maken innovatiekracht van Start-ups

Start-ups zijn jonge bedrijven zonder of met slechts een beperkte bewezen staat van dienst welke schaalbare breed uit te rollen oplossingen ontwikkelen en implementeren. Deze bedrijven kunnen met hun innovatiekracht een waardevolle bijdrage leveren aan uw maatschappelijke opgaven. Naast bovenstaande aanbevelingen zijn er aanvullende manieren om uw inkoop zo in te richten dat u meer gebruik kunt maken van start-ups en andere innovatieve ondernemers. PIANOo zet de mogelijkheden op een rij. 

Handreiking: Hoe biedt u start-ups betere kansen op overheidsopdrachten?

Door naar: MKB-vriendelijk inkopen toegelicht