Inkoopproces

Het onderdeel 'inkoopproces' op deze site biedt praktische informatie voor inkopers bij de overheid. U vindt onder meer informatie over marktbenadering, aanbestedingsregels, de keuzes bij aanbestedingsprocedures en het opstellen van inkoopvoorwaarden en contractmanagement. Het inkoopproces is ingedeeld in drie fasen: voorbereiden, plaatsen en uitvoeren.

Fase 1: Voorbereiden van de inkoopopdracht

Behoeftestelling en specificatie - Als in uw organisatie behoefte ontstaat aan een bepaald product, een vorm van dienstverlening of een bouwkundig of civieltechnisch werk dan vertaalt u dit in een inkoopopdracht. U stelt vast wat u moet inkopen. U oriënteert u op de markt en u schakelt mogelijk zelfs de markt in bij uw voorbereiding.
Voorbereiden van de inkoopopdracht

Fase 2: Plaatsen van de inkoopopdracht

Aanbesteden - Publieke organisaties plaatsen hun opdrachten volgens bepaalde procedures op de markt. Daarbij vindt meestal concurrentie tussen geïnteresseerde bedrijven plaatst. Dit proces van in concurrentie plaatsen van opdrachten wordt aangeduid als 'aanbesteden'.
Voor grotere opdrachten gelden voor publieke organisaties speciale regels voor de omgang met de markt, de Europese aanbestedingsregels. In die regels worden verschillende aanbestedingsprocedures gedetailleerd beschreven. De wetgever verplicht u deze procedures te volgen en waarborgt daarmee dat u bij de uitvoer van uw opdracht de principes van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie toe zult passen.
Voor kleinere opdrachten heeft u meer vrijheid om uw inkoopprocedure zelf in te richten.
Binnen deze regels kiest u op basis van de inkoopbehoefte van uw organisatie en de marktsituatie de voor u meest efficiënte procedure.
Het onderdeel 'Plaatsen van de inkoopopdracht' is ingedeeld in vier onderwerpen:
Aanbestedingsregels
Aanbestedingsplichtig
Opdrachtvormen
Kiezen procedure
Aanbestedingsprocedures

Fase 3: Uitvoeren van de inkoopopdracht

Contract- en leveranciersmanagement - Afgesloten contracten en leveranciers moeten na de gunning gemanaged worden. U bewaakt dat de opdracht volgens de voorgeschreven specificaties en de afgesproken condities uitgevoerd wordt. U volgt de uitnutting van afgesloten raamovereenkomsten. Na afronding van een opdracht toetst u of de interne klant(en) tevreden zijn met het resultaat en u houdt de prestaties van de opdrachtnemers bij (vendorrating).
Het onderdeel 'Uitvoeren van de inkoopopdracht' is in ontwikkeling en zal op een later moment gepubliceerd worden.