Hoe organiseer ik inlichtingen- of vragenrondes?
Vragenrondes vinden steeds vaker alleen schriftelijk of per e-mail plaats maar het is vanzelfsprekend nog steeds mogelijk om een (openbare) inlichtingenbijeenkomst te organiseren.
Inlichtingen moeten uiterlijk zes dagen voor de termijn van inschrijving worden gegeven mits tijdig aangevraagd. (art 39 lid 2 BAO)
Vragen stellen via TenderNed
Rond de zomer van 2012 kunnen ondernemers digitaal inschrijven op aanbestedingen via TenderNed. Op dat moment is het ook mogelijk om uw vragenrondes digitaal via TenderNed te laten verlopen. U kunt dan ook eenvoudig een Nota van Inlichtingen publiceren.
Schriftelijke vragenronde(s)
Op basis van de gelijkheid van behandeling van deelnemers aan een aanbestedingsprocedure is vereist dat alle vragen en antwoorden aan alle aanvragers van de aanbestedingsstukken worden gezonden. De aanvragers kunnen op basis van de vragen en antwoorden de inschrijving aanpassen.
Meestal wordt een datum gesteld waarop de vragen binnen moeten zijn en aangegeven wanneer– bij voldoende belangstelling – een informatiedag wordt gehouden of de antwoorden worden toegezonden.
Inlichtingenbijeenkomst
Op een inlichtingenbijeenkomst kunnen alle potentiële inschrijvers ook mondeling vragen stellen. Geef als aanbesteder, ook al worden mondelinge antwoorden gegeven, aan dat de inschrijvers alleen aan de schriftelijke nota van inlichtingen zoals die verzonden zal worden, rechten kunnen ontlenen. Waak ervoor dat een leverancier na afloop van de informatieronde nog informatie uitwisselt met nog aanwezige medewerkers. Spreek van te voren duidelijk af wie welke vragen zal beantwoorden. Mochten mondelinge vragen worden gesteld waarvan u niet zeker bent of uw antwoord aanbestedingstechnisch klopt, geef dan geen antwoord en neem deze vraag mee voor de schriftelijke beantwoording.
Over het algemeen zal beantwoording van vragen 6 dagen voor sluitingsdatum te weinig tijd geven voor mogelijke inschrijvers om de inschrijving aan te passen. Beter is het om de vragen halverwege de termijn binnen te laten komen en binnen een paar dagen te beantwoorden. Hetzelfde geldt voor een informatiedag of locatiebezoek.
In alle gevallen geldt dat de beantwoording van vragen niet mag leiden tot een substantiële wijziging van de specificaties of eisen die gesteld worden aan de leverancier. De antwoorden mogen ook niet leiden tot discriminatie van een product, dienst of leverancier of leiden tot minder transparantie en objectiviteit.
E-mail deze pagina
