Raamovereenkomsten

Wat is een raamovereenkomst 
Wanneer een raamovereenkomst  
Looptijd van raamovereenkomst en van nadere opdrachten 
Type raamovereenkomsten  
Toelaten andere aanbestedende diensten
Wat te doen bij afhaken van contractpartijen
Rechtsbescherming
Verschillen gewone opdracht en raamovereenkomst
Raamcontract 
Samengevat Voor- en nadelen raamovereenkomst 

Wat is een raamovereenkomst

Een raamovereenkomst is bedoeld voor het plaatsen van een stroom van toekomstige opdrachten. U spreekt voor de looptijd van de overeenkomst een aantal voorwaarden af (zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd) waaronder toekomstige opdrachten zullen worden gegund. Een raamovereenkomst heeft betrekking op een in de overeenkomst beschreven categorie producten, diensten of werken.

Als de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrachten meer dan de Europese aanbestedingsdrempel bedraagt, bent u verplicht een Europese aanbestedingsprocedure te volgen. U volgt een openbare of niet-openbare EU-aanbestedingsprocedure. In bijzondere gevallen mag u één van de afwijkende procedures toepassen.

Als een raamovereenkomst eenmaal Europees is aanbesteed, kunt u onder de daarin gestelde voorwaarden vier jaar lang nadere opdrachten plaatsen. U hoeft deze nadere opdrachten (onder of boven de drempel) dus niet afzonderlijk Europees aan te besteden.

Het kenmerkende van een raamovereenkomst is dat zij geen leverings- of afnameplicht kent. U bent dus niet verplicht iets af te nemen. Mocht u echter overgaan tot het plaatsen van een opdracht die onder de reikwijdte van de raamovereenkomst valt, dan zult u die opdracht moeten plaatsen bij de partij(en) van de raamovereenkomst.

Een raamovereenkomst valt niet onder de aanbestedingsregels als de gezamenlijke waarde van de binnen de looptijd te plaatsen opdrachten onder de aanbestedingsdrempel blijft.

Voor het daadwerkelijk plaatsen van opdrachten binnen de raamovereenkomst sluit u aparte overeenkomsten (nadere overeenkomsten). Hiervoor past u de gunningvoorwaarden toe die u in de raamovereenkomst hebt opgenomen. U mag deze voorwaarden bij het plaatsen van een nadere opdracht niet meer substantieel wijzigen.

Wanneer een raamovereenkomst

Soms voorziet u een stroom van toekomstige opdrachten, bijvoorbeeld opdrachten die met een zekere regelmaat worden verstrekt. Dan moet u de totale waarde van de opdrachten over de afgelopen (of de komende) 12 maanden uitrekenen. Wordt de aanbestedingsdrempel overschreden, dan moet u de afzonderlijke opdrachten Europees aanbesteden. In een dergelijk geval is een eenmalig Europees aan te besteden raamovereenkomst wellicht aan te bevelen, omdat daarbij afzonderlijke Europese aanbestedingen niet meer nodig zijn.

Looptijd van raamovereenkomst en van nadere opdrachten

De looptijd van een raamovereenkomst bedraagt maximaal vier jaar. Als u kunt motiveren dat een uitzondering gerechtvaardigd is, mag u een raamovereenkomst langer laten doorlopen. U mag alleen gedurende de looptijd van een raamovereenkomst een opdracht verstrekken. De looptijd van een opdracht mag wel de looptijd van de raamovereenkomst overschrijden. De maximum looptijd van een opdracht is 4 jaar.

In het algemeen zijn raamovereenkomsten zo opgesteld dat u opdrachten die binnen de reikwijdte van de raamovereenkomst vallen, niet zonder meer bij een andere leverancier mag afnemen. Als de leverancier(s) uit de raamovereenkomst echter niet kan of wil leveren, kunt u voor de specifieke opdracht de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking volgen (immers geen geschikte inschrijving ontvangen).

Type raamovereenkomsten

Er zijn verschillende typen raamovereenkomsten, namelijk de overeenkomst met één ondernemer en een overeenkomst met minimaal drie ondernemers. Daarnaast zijn er raamovereenkomsten waarin alle voorwaarden (inclusief de prijs of bindende prijsformule maar uiteraard niet de af te nemen hoeveelheden) zijn vastgelegd en overeenkomsten waar niet alle voorwaarden zijn vastgelegd. Het type overeenkomst bepaalt op welke wijze een nadere overeenkomst gegund moet worden

Raamovereenkomst met één ondernemer

alle voorwaarden zijn vastgelegd

U raadpleegt schriftelijk de ondernemer en vraagt of hij wil en kan leveren volgens de condities van de raamovereenkomst. Zo ja, dan kunt u de opdracht plaatsen.

niet alle voorwaarden zijn vastgelegd

U raadpleegt schriftelijk de ondernemer en vraagt hem zijn specifieke voorwaarden voor de betreffende opdracht nader aan te vullen. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld facturering en de leverings- en betalingstermijnen, maar ook kan de prijs zelf tot de specifieke voorwaarden behoren. De aanvullingen mogen niet leiden tot een wezenlijke wijziging van de raamovereenkomst.
Stemt u in met het aanbod, dan kunt u de opdracht plaatsen.

Raamovereenkomst met minimaal drie ondernemers

alle voorwaarden zijn vastgelegd

Heeft u alle voorwaarden voor het plaatsen van de opdracht in de raamovereenkomst vastgelegd? Dan blijkt uit de voorwaarden duidelijk welke partij uit de raamovereenkomst tegen welke condities de opdracht zal uitvoeren. Er is dan geen concurrentie meer tussen partijen uit de overeenkomst en u plaatst de opdracht rechtstreeks volgens die voorwaarden bij de betreffende partij.

Als deze niet kan of wil leveren, raadpleegt u een van de andere deelnemers aan de raamovereenkomst of u volgt een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking met één of meer door u uit te kiezen leveranciers (immers geen geschikte inschrijving ontvangen). Het hangt van de door u in de raamovereenkomst beschreven gunningsprocedure af, of u gehouden bent eerst een andere partij uit de raamovereenkomst te raadplegen voordat u een partij buiten de overeenkomst benadert.

niet alle voorwaarden zijn vastgelegd

Als niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn vastgelegd, houdt u een onderlinge concurrentieronde. Dit wordt ook wel de minicompetitie genoemd. U nodigt de partijen van de raamovereenkomst uit een schriftelijke inschrijving te doen voor de ontbrekende voorwaarden (kwaliteit, prijs, levercondities etc.). U moet partijen voldoende tijd geven voor een dergelijke inschrijving, de wetgever heeft daar echter geen nadere regels voor gegeven. Vervolgens gunt u de opdracht aan een van de contractpartijen volgens de gunningcriteria die u in de raamovereenkomst heeft vastgelegd. U mag dus geen afwijkende gunningscriteria gebruiken bij het plaatsen van de opdracht binnen de raamovereenkomst (let wel, de gunningscriteria voor gunning van de nadere opdrachten binnen de raamovereenkomst kunnen geheel andere zijn dan de gunningscriteria waarop de raamovereenkomst zelf is gegund).

Toelaten andere aanbestedende diensten

Een raamovereenkomst wordt gesloten door één of meer aanbestedende diensten gezamenlijk. Het is niet toegestaan tijdens de looptijd extra deelnemende aanbestedende diensten toe te laten tot de raamovereenkomst.

Wat te doen bij afhaken van contractpartijen

Als contract(mantel)partijen afhaken gedurende de looptijd van de overeenkomst is het niet toegestaan om nieuwe partijen toe te laten tot de raamovereenkomst. Er kan dus een situatie ontstaan waarbij op een gegeven moment geen deelnemende partij meer aanwezig is om de overeenkomst uit te voeren of dat er te weinig partijen overblijven om een concurrerende aanbieding te verkrijgen. Om dit soort situaties te ondervangen kunt u ervoor kiezen een overeenkomst met meer dan drie partijen te sluiten. Een andere optie is om in de raamovereenkomst vast te leggen dat deze wordt ontbonden als een bepaald aantal partijen de overeenkomst opzegt of op andere wijze afhaakt. Bijvoorbeeld in geval van faillissement of surseance van betaling. Alhoewel een raamovereenkomst geen afnameplicht kent, verdient het toch aanbeveling om voor alle duidelijkheid in de aanbestedingsdocumenten en de raamovereenkomst te vermelden dat u zich het recht voorbehoud geen opdrachten onder de raamovereenkomst te verstrekken.

Rechtsbescherming

Bij raamovereenkomsten is eigenlijk twee keer sprake van "gunning". Allereerst bij de aanbesteding van de raamovereenkomst en vervolgens bij het gunnen van de nadere overeenkomst. Bij de initiële aanbesteding van een raamovereenkomst moet u rekening houden met de regels voor rechtsbescherming waarbij u alle inschrijvers 15 dagen in staat moet stellen om bezwaar aan te tekenen tegen een voornemen tot gunning. Bij de nadere opdrachten die onder een raamovereenkomst worden gegund geldt deze termijn niet.

Verschillen gewone opdracht en raamovereenkomst

Bij gewone opdracht is er een afname- en leverplicht. Bij de raamovereenkomst is dit niet het geval, wel is er dan meestal de plicht om de overeengekomen producten af te nemen bij de leverancier(s) uit de raamovereenkomst.

De looptijd van een gewone overeenkomst mag langer zijn dan vier jaar. Voor zowel een raamovereenkomst als voor de daaronder te plaatsen nadere opdracht is in beginsel de maximum looptijd vier jaar.

Bij een gewone opdracht kunt u een verlengingoptie inbouwen (mits u dit in de aankondiging opneemt), waardoor u een vervolgopdracht binnen drie jaar na gunning, via onderhandeling kunt plaatsen. Daarmee krijgt een gewone opdracht enigszins het karakter van een raamovereenkomst.

Raamcontract

Onder een raamcontract wordt een overeenkomst verstaan waarin voor een langere periode bepaalde leveringen, diensten of werken zijn overeengekomen. Een raamcontract kan ook de vorm hebben van een oproepcontract. Een raamcontract kent, in tegenstelling tot een raamovereenkomst, wel een afname- en leveringsplicht. Voor een raamcontract geldt geen bijzondere procedure. Het is een reguliere overheidsopdracht die u op de normale wijze aanbesteedt. De looptijd is ook niet gebonden aan een maximum van vier jaar.

Een raamovereenkomst waarin alle voorwaarden zijn opgenomen voor het plaatsen van de opdracht verschilt weinig met een raamcontract. Bij beide is tijdens de looptijd geen nadere concurrentie nodig en hoeft de hoeveelheid niet vast te liggen. Echter bij het raamcontract bestaat er afname- en leveringsplicht en geldt de looptijdbeperking van vier jaar. niet.

Verwarrend is dat de Europese Commissie "framework agreements that establish all the terms" aanduidt als "framework contracts" en niet als framework agreements. Naar Nederlands recht zijn dit raamovereenkomsten en geen contracten, omdat er geen sprake is van een bezwarende titel.

Samengevat: Voor- en nadelen raamovereenkomst

Voordelen:

• Raamovereenkomsten kunt u voor een periode van vier jaar sluiten. De individuele opdrachten die hieruit voortkomen hoeft u tijdens deze periode niet telkens Europees aan te besteden.
• U heeft geen afnameplicht. Als de raamcontractanten niet blijken te kunnen leveren, kunt u andere marktpartijen benaderen.

Nadelen:

• U mag opdrachten die vallen onder een raamovereenkomst niet zondermeer buiten de overeenkomst om bij een andere leverancier afnemen.
• Raamovereenkomsten met meerdere ondernemers zijn niet populair binnen de markt omdat geen zekerheid bestaat over de gunning van de opdrachten.
• Een raamovereenkomst beperkt de marktwerking gedurende de looptijd. Bij een sterk fluctuerende markt kan dit een nadeel zijn.