Hoe bewaak ik het inkoopproces?
Het inkoopproces bestaat uit zes stappen, te weten specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. De eerste drie stappen worden bewaakt door het formeren van een inkoopteam. Dit bestaat minimaal uit de inkoper, materiedeskundige en de gebruiker van het product. De inkoper zorgt voor een professioneel inkoopproces, de materiedeskundige bewaakt de technische en functionele specificaties en de gebruiker bewaakt het gebruiksdoel van het in te kopen product. Gezamenlijk komt men tot de inkoop van het juiste product.
Het bewaken van contracten heeft als doel om de interne organisatie voldoende inzicht te geven in lopende overeenkomsten en de juiste contractuele afspraken. Bij de stappen bestellen en bewaken spelen de contractbeheerders, gebruikers en financiële administratie een belangrijke rol. De gebruikers bewaken of hetgeen is besteld ook daadwerkelijk volgens de eisen en afspraken geleverd wordt. De financiële administratie bewaakt of de gestuurde factuur overeenkomt met de geleverde bestelling en draagt zorg voor betaling. De inkoper is in sommige gevallen als coördinator ook verantwoordelijk voor de gehele nazorg.
Raamovereenkomsten
Voor Europese aanbestedingen geldt dat bij de aanbesteding van raamovereenkomsten nauwkeurig bijgehouden moet worden:
- of de raamovereenkomsten uitgenut worden
- in welke gevallen afgeweken wordt van de raamovereenkomsten en bij derden ingekocht wordt
- welk volume wordt afgenomen.
E-mail deze pagina
