Inkoopproces

Toon pagina in menu

Publieke inkoop of overheidsinkoop - het inkopen door een publieke organisatie als overheid, overheidsachtige organisatie, nutsbedrijf, enzovoort - verloopt op hoofdlijnen hetzelfde als bij een private organisatie. Maar bij het plaatsen van de opdracht op de markt gelden voor een publieke organisatie speciale regels om er voor te zorgen dat algemene beginselen van objectiviteit, transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit worden geëerbiedigd. Hierdoor verloopt de inkoop bij een publieke organisatie anders dan bij een private organisatie.

Icoon fase 0Fase 0: Organisatie van inkoop

Als inkoop goed in de organisatie is geïntegreerd, krijgt u als inkoopadviseur beter de kans uw functie optimaal uit te oefenen. De taak van inkoop is immers beleid en uitvoering te ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht, bij horizontale beleidsambities en bij het identificeren van kansen uit de markt. Elementen van belang bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie zijn: competenties van een inkoper, ontwikkeling inkoop en beleidskader, opleiding en controle, benchmarks en monitoring.
Direct naar: Fase 0: Organisatie van inkoop  

Icoon fase 1Fase 1: Voorbereiden opdracht

U stelt vast wat u moet inkopen, oriënteert zich op de markt, kiest uw inkoopstrategie en stelt uw inkoopvoorwaarden vast. U bepaalt welke aanbestedingsregels aan de orde zijn, of u moet aanbesteden, welke aanbestedingsprocedure u toepast en maakt een keuze voor het toe te passen gunningscriterium. Ook neemt u een beslissing over eventuele eisen die u wilt stellen aan de opdrachtnemer(leverancier). U bepaalt hoe u de opdracht wilt specificeren en hoe u daarbij eventueel de markt betrekt.  
Direct naar: Fase 1: Voorbereiden opdracht

Icoon fase 2Fase 2: Doorlopen aanbestedin gsproce dure

Publieke organisaties plaatsen een opdracht volgens een bepaalde (Europese) procedure op de markt. U kiest voor een bepaalde procedure, kondigt uw opdracht eventueel aan en bepaalt welke partijen een aanbieding mogen doen. U gunt de opdracht aan de inschrijver wiens inschrijving het beste/meeste tegemoet komt aan uw eisen en wensen. Vervolgens legt u de gemaakte afspraken met de winnende inschrijver in een overeenkomst vast. Dit proces van (vaak in concurrentie) plaatsen van een opdracht wordt aangeduid als 'aanbesteden'.
Direct naar: Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure

Icoon fase 3Fase 3: Uitvoeren opdracht   

Na de aanbesteding en het sluiten van de overeenkomst volgt de uitvoeringsfase van de opdracht. U bewaakt in deze fase dat de overeenkomst volgens uw verwachtingen uitgevoerd wordt, waarbij u met name let op de voorgeschreven specificaties en de contractsbepalingen. Verder kunt u – indien sprake is van raamovereenkomsten - nadere overeenkomsten sluiten. Tot slot ontvangt (en verwerkt) u facturen. Tijdens en na afronding van een uitgevoerde opdracht toetst u of de interne klant tevreden is met het resultaat en legt u de geleverde prestaties van de opdrachtnemer vast. U evalueert de samenwerking met de leverancier(s) en zet de verbetercyclus voor toekomstige opdrachten in gang.
Direct naar: Fase 3: Uitvoeren opdracht