(Niet-)wezenlijke wijziging

Toon pagina in menu

Wezenlijke wijziging

Een wijziging is wezenlijk als daardoor de kring van potentiële gegadigden wordt vergroot. Dit is aan de orde als verwacht mag worden dat door de wijzigingen andere bedrijven dan de oorspronkelijke inschrijvers zich zouden hebben ingeschreven of zich nog zullen inschrijven. Zaken als geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria mag de aanbestedende dienst niet meer aanpassen zonder een nieuwe termijn te bieden dan wel de procedure af te breken en een gewijzigde opdracht aan te besteden. Bij wezenlijke wijzigingen van uw opdracht voor de uiterlijke termijn van inschrijving dient u ofwel een nieuwe termijn te stellen of de procedure af te breken en een gewijzigde opdracht in de markt te zetten. U kunt rectificeren via het standaardformulier 'Kennisgeving van veranderingen of aanvullende informatie' in TenderNed. Hiermee geeft u (potentiële) inschrijvers de mogelijkheid hun inschrijving te wijzigen of om alsnog een (reële) inschrijving te doen. Na de uiterlijke termijn van indiening leidt een wezenlijke wijziging in beginsel tot een heraanbesteding.

Als wezenlijk merkt de Aanbestedingswet 2012 aan:

  • een wijziging van de opdracht die er toe leidt dat de opdracht materieel verschilt van de oorspronkelijke opdracht;
  • de wijziging voorziet in voorwaarden die, als zij deel van de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure hadden uitgemaakt, de toelating van of gunning aan andere dan de oorspronkelijk geselecteerde gegadigden mogelijk zouden hebben gemaakt dan wel bijkomende deelnemers aan de aanbestedingsprocedure zouden hebben aangetrokken;
  • wijzigingen die het economisch evenwicht van de opdracht verleggen ten gunste van de opdrachtnemer op een wijze die niet is voorzien in de oorspronkelijke overheidsopdracht;
  • de wijziging leidt tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de overheidsopdracht;
  • als een nieuwe opdrachtnemer in de plaats komt van de oorspronkelijke opdrachtnemer zonder dat sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 2.163f (zie: vervanging van de opdrachtnemer hieronder).

Niet-wezenlijke wijzigingen

Indien u tijdens de uitvoering van een opdracht de overeenkomst niet substantieel wijzigt, zal geen sprake zijn van een wezenlijke wijziging die leidt tot het aanbesteden van een nieuwe opdracht. Dit is het geval Indien de kernbedingen (prijs en aard van de werkzaamheden) dezelfde blijven en slechts marginale wijzigingen worden doorgevoerd. Bijvoorbeeld, het aanstellen van een andere projectleider, een andere manier van factureren, een marginale prijswijziging enzovoort In voorkomend geval bent u mogelijk wel gehouden de niet-wezenlijke wijziging(en) via TenderNed te publiceren.

Bagatel/de minimis (niet-) wezenlijke wijziging

Indien een wijziging valt onder onderstaande bagatelbepaling is zeker sprake van een niet-wezenlijke wijziging. U hoeft in dat geval geen nieuwe opdracht via een (Europese) aanbestedingsprocedure in de markt te zetten.

Een wijziging van een overheidsopdracht is niet-wezenlijk als het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan:

  • de aanbestedingsdrempel, en
  • 10% van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht voor leveringen en diensten of 15% van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht voor werken, en
  • de wijziging de algemene aard van de overheidsopdracht niet wijzigt.

In het geval van opeenvolgende wijzigingen van uw opdracht moet u de bovengenoemde waarde beoordelen op basis van de netto cumulatieve waarde van deze opeenvolgende wijzigingen.

De bagatelregeling bij concessieopdrachten is 10% voor zowel werken als diensten.

Wijzingen die aan bovengenoemde voorwaarden voldoen, kwalificeren als niet-wezenlijk en hoeft u niet bekend te maken met een aankondiging via TenderNed.

In het geval u echter vaststelt dat de voorgenomen wijziging bovengenoemd bagatel overschrijdt dan dient u deze in beginsel als een nieuwe opdracht via een (Europese) procedure aan te besteden. Evenwel, biedt de wet een aantal mogelijkheden hiervan toch af te zien. Deze zijn beschreven in de artikelen 2.163c tot en met 2.163g van de Aanbestedingswet 2012.

Het betreft de volgende situatie(s):

1. Herzieningsclausule in de aanbestedingsstukken

Wijziging van uw overheidsopdracht zonder het opnieuw moeten doen van een Europese aanbestedingsprocedure is ongeacht de geldelijke waarde daarvan toegestaan als de mogelijkheid tot wijziging is opgenomen in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken. Deze wijzigingen dienen dan wel opgenomen te zijn in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausules, die ten minste omschrijven:

  • de omvang en de aard van de mogelijke wijzigingen of opties, en
  • de voorwaarden waaronder deze kunnen worden gebruikt, en
  • de algemene aard van de opdracht niet verandert.

Denk bijvoorbeeld aan een prijsindexerings-clausule of een optie om een opdracht met een jaar te verlengen.

Verandering van de algemene aard van de aanbesteding is niet toegestaan, omdat door wijziging hiervan het goed mogelijk is dat andere aanbieders in de oorspronkelijke procedure ook hadden willen meedingen naar (dat deel van) de opdracht. Let op: een opdracht dient bij aankondiging voldoende bepaalbaar te zijn, zodat marktpartijen een passende inschrijving kunnen doen.

Voornoemde wijzigingen hoeft u niet bekend te maken door een aankondiging hiervan op TenderNed.

2. Noodzakelijke aanvullende werken, leveringen of diensten

U kunt uw opdracht wijzigen (zonder nieuwe Europese aanbestedingsprocedure) met aanvullende werken, diensten of leveringen van de oorspronkelijke opdrachtnemer, indien deze noodzakelijk zijn geworden voor het voltooien van de oorspronkelijke opdracht. Er gelden enkele voorwaarden en verplichtingen bij de toepassing van deze uitzondering. Er moet sprake zijn van het niet kunnen veranderen van opdrachtnemer om:

  • economische of technische redenen, en dat
  • de verandering tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijgingen zou leiden voor u.

Het gaat hierbij met name om gevallen waarbij u door aanvulling door een andere opdrachtnemer genoodzaakt zou zijn om materieel, werken of diensten met andere technische kenmerken aan te kopen en daarbij incompatibiliteit of buitensporige technische problemen zouden ontstaan bij het functioneren en het onderhoud van het materieel, de werken of diensten, die in het kader van de oorspronkelijke overheidsopdracht zijn aangekocht.

De prijs van de aanvullingen mag niet hoger zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Indien er sprake is van meerdere opeenvolgende wijzigingen geldt deze beperking voor elke afzonderlijke wijziging. Cumulatief mogen de wijzigingen dus wel hoger zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Het is echter niet toegestaan om dergelijke opeenvolgende wijzigingen te gebruiken om toepassing van een Europese aanbestedingsprocedure te omzeilen.

U moet de wijziging(en) aan uw opdracht die voldoet(/n) aan bovengenoemde voorwaarden bekendmaken door een aankondiging hiervan op TenderNed. Hiervoor bestaat een specifiek formulier.

De helpfunctie in de applicatie van TenderNed (Menu rechtsboven als u bent ingelogd) biedt een handleiding met stap-voor-stap beschrijvingen van de verschillende taken in TenderNed.

3. Onvoorziene omstandigheden

Als zich omstandigheden voordoen die u niet kon voorzien, dan kunt u uw opdracht wijzigen zonder een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure, mits de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht betekent en de prijs van de wijziging niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

Het moet externe omstandigheden betreffen die u niet kon voorzien, ondanks uw normale zorgvuldige voorbereiding van de oorspronkelijke gunning. Indien er sprake is van meerdere opeenvolgende wijzigingen geldt de beperking van 50% voor elke afzonderlijke wijziging. Cumulatief mogen de wijzigingen dus wel hoger zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Het is echter niet toegestaan om dergelijke opeenvolgende wijzigingen te gebruiken om toepassing van een Europese aanbestedingsprocedure te omzeilen.

U moet de wijziging(en) aan uw opdracht die voldoet(/n) aan bovengenoemde voorwaarden bekendmaken door een aankondiging hiervan op TenderNed. Hiervoor bestaat een specifiek formulier.

De helpfunctie in de applicatie van TenderNed (Menu rechtsboven als u bent ingelogd) biedt een handleiding met stap-voor-stap beschrijvingen van de verschillende taken in TenderNed.

4. Vervanging van de opdrachtnemer

De oorspronkelijke opdrachtnemer van uw opdracht kunt u in specifieke gevallen door een nieuwe opdrachtnemer vervangen zonder dat u een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure dient te doen. De wet noemt de volgende gevallen:

  • het oorspronkelijke contract voorzag in een herzieningsclausule of optie hiertoe;
  • rechtsopvolging in de positie van de oorspronkelijke opdrachtnemer ten gevolge van herstructurering, waaronder door overname fusie, acquisitie of insolventie.

De nieuwe ondernemer dient te voldoen aan de oorspronkelijk vastgestelde geschiktheidseisen, en er mogen geen andere wezenlijke wijzigingen in de opdracht plaatsvinden Daarnaast mag deze wijziging niet gebeuren met het oogmerk u te onttrekken aan de toepassing van de wet.

Voornoemde wijzigingen hoeft u niet bekend te maken door een aankondiging hiervan op TenderNed.

Advies PIANOo

PIANOo adviseert u bij het voorbereiden van uw opdracht te anticiperen op (niet-) wezenlijke wijzigingen. In de overeenkomst neemt u vervolgens bepalingen op over (onvoorzien) meerwerk, prijsindexatie, vervanging van opdrachtnemer enzovoort? Verder regelt u in de overeenkomst onder welke omstandigheden u deze voortijdig kunt beëindigen en wat dit vervolgens betekent voor de betaling en de eventuele verplichting tot betaling van schadevergoeding Uit oogpunt van transparantie adviseert PIANOo u in de aanbestedingsdocumenten op te nemen dat u niet-wezenlijke wijzingen moet melden via TenderNed.