Afronden aanbestedingsprocedure

Toon pagina in menu

De aanbestedingsprocedure is bijna ten einde. U moet nog een paar zaken afronden: het tekenen van het contract, de uitkomst van de aanbestedingsprocedure publiceren en de procedure evalueren. 

Tekenen contract 
Niet nakomen gunningsovereenkomst 
Publicatie aanbestede opdracht
Termijn voor vernietiging
Bepaalde gegevens van gegunde opdracht niet publiceren
Evaluatie

Tekenen contract

Met de definitieve gunningsbeslissing heeft u als aanbestedende dienst het bindend aanbod van de winnende inschrijver aanvaard. Hoewel de Aanbestedingswet 2012 toestaat dat u de definitieve gunningsbeslissing mondeling meedeelt, moet u de gemaakte afspraken nog wel schriftelijk bevestigen door het ondertekenen van een contract. Volgens de wet kan namelijk slechts sprake zijn van een 'overheidsopdracht' als deze schriftelijk door partijen wordt aangegaan. Maar met de mondelinge of schriftelijke mededeling van de gunningsbeslissing is de overeenkomst al wel tot stand gekomen (aanbod en aanvaarding). Het (nog) niet getekend hebben van het contract doet hier niets aan af. Partijen kunnen niet terugkomen op de overeenkomst zonder in meer of mindere mate schadeplichtig ten opzichte van elkaar te worden.

De voorwaarden voor de overeenkomst liggen besloten in de opdrachtbeschrijving of het bestek en in de van toepassing verklaarde inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst of – sporadisch - de leveringsvoorwaarden van de leverancier. In het contract worden de afspraken, die u eerder heeft gemaakt, nog een keer herhaald en waar nodig op ondergeschikte punten aangevuld.

Hoewel de kernbedingen (prijs, productspecificaties enzovoort) al in de inschrijving staan, zijn er vaak nog een aantal ondergeschikte punten waar u na de gunning afspraken over moet maken. Naast de kernbedingen neemt u ook deze afspraken op in het contract. Vaak gaat het om bepalingen van organisatorische aard, zoals wanneer de opdracht begint en wie vanuit de opdrachtgever begeleidt. Ook afspraken van administratieve aard komen in het contract: hoe regelt u de financiële verantwoording en de facturatie?

Let op: Onderhandelen na de gunning is niet toegestaan, ook niet als de opdrachtnemer daarin toestemt.

Het vastleggen van alle gemaakte afspraken in een schriftelijke overeenkomst (contract) is met name van belang voor de bewijslast tussen partijen. Dit in het geval tijdens de uitvoering van de opdracht een verschil van mening ontstaat tussen de partijen over de uitleg van de gemaakte afspraken.

Niet nakomen gunningsovereenkomst

U kunt na gunning niet meer zo eenvoudig van de overeenkomst af. De enige formele grond is dat de rechter het aangaan van de overeenkomst verbiedt.

Als na gunning blijkt dat u geen budget heeft of dat een noodzakelijke vergunning niet is verleend, is dat geen grond om de overeenkomst te ontbinden. Wilt u afzien van de overeenkomst, dan heeft de opdrachtnemer recht op schadevergoeding. Omgekeerd kunt u schadevergoeding eisen van de opdrachtnemer als deze de overeenkomst niet kan of wil nakomen. Als partijen hierover geen overeenstemming bereiken, zal de benadeelde ondernemer of u hiervoor naar de rechter moeten.

Publicatie aanbestede opdracht

De aanbestedende dienst die een overheidsopdracht heeft gegund maakt de aankondiging van de gegunde overheidsopdracht bekend met behulp van het elektronische systeem voor aanbestedingen binnen 30 dagen na de gunning van die overheidsopdracht. De aanbestedende dienst gebruikt voor de mededeling van het resultaat van de procedure het daartoe, door het elektronische systeem, voor aanbestedingen beschikbaar gestelde formulier.

U moet als aanbestedende dienst de uitkomst van een aanbestedingsprocedure binnen 30 dagen na definitieve gunning van de opdracht publiceren via TenderNed. Dit geldt voor alle procedures en alle EU-opdrachten. Ook een gegunde EU-raamovereenkomst moet u aankondigen. Voor geplaatste opdrachten binnen een raamovereenkomst is geen publicatieplicht. Voor concessieopdrachten bedraagt de termijn van afkondiging overigens 48 dagen na de gunning van een concessieopdracht.

Met het aankondigen van gegunde opdrachten via TenderNed is Nederland (beter) in staat aan de zogenaamde statistiekverplichting te voldoen. EU-lidstaten zijn op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen verplicht aan de Europese Commissie statistische gegevens te overleggen met betrekking tot de door hen gegunde overheidsopdrachten. Deze gegevens kunnen via TenderNed automatisch worden gegenereerd en worden verzonden aan de Europese Commissie.

Heeft u een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking gekozen, dan moet u in het formulier aankondiging van een gegunde opdracht onderbouwen waarom u voor deze procedure heeft gekozen. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt verder dat u de keuze voor een bepaalde procedure motiveert op verzoek van een ondernemer.

Termijn voor vernietiging

Tot maximaal zes maanden na dag waarop de overeenkomst is gesloten, kunnen betrokken belanghebbenden naar de rechter stappen om op basis van de Aanbestedingswet 2012 (artikel 4.15) de overeenkomst te laten vernietigen. Een gesloten overeenkomst kan door de rechter worden vernietigd wanneer blijkt dat die in strijd met de Aanbestedingswet 2012 tot stand is gekomen. Vernietiging heeft naar Nederlands recht terugwerkende kracht. Na vernietiging moeten de over en weer uitgevoerde verplichtingen van de overeenkomst ongedaan worden gemaakt en/of ontstaat een recht tot schadevergoeding. Nadat de termijn voor vernietiging ongebruikt is verstreken, kan een ondernemer alleen nog een schadevergoedingsactie instellen.

Meer informatie: Rechtsbescherming

Vernietiging van de overeenkomst onder de Aanbestedingswet 2012 is mogelijk als:

  • de overeenkomst in strijd met de Aanbestedingswet 2012 zonder voorafgaande aankondiging van de opdracht in het Europese Publicatieblad (onderhands) is gesloten of;
  • de opschortende termijn van 20 dagen niet (goed) is toegepast voorafgaande aan het sluiten van de overeenkomst. Let wel, als tijdens de opschortende termijn een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de voorlopige gunningsbeslissing moet u deze termijn opschorten of;
  • nadere overeenkomsten zijn gesloten op basis van een raamovereenkomst waarbij u geen opschortende termijn heeft gehanteerd én in strijd met de voorwaarden voor het gunnen van nadere overeenkomsten opdrachten heeft gegund zonder een (geldige) minicompetitie te houden.

De termijn waarop een ondernemer een beroep kan doen op de vernietigbaarheid van de overeenkomst kan onder een aantal voorwaarden worden teruggebracht van zes maanden tot dertig kalenderdagen gerekend vanaf de datum van publicatie van de gegunde opdracht.

Dit mag u alleen als:

  • de aankondiging van de gegunde opdracht binnen 30 dagen na de gunning van de overheidsopdracht, of de sluiting van de raamovereenkomst, via TenderNed in het Europese Publicatieblad is gepubliceerd en u de gegadigden en inschrijvers heeft geïnformeerd over het sluiten van de overeenkomst én;
  • die kennisgeving vergezeld gaat van de relevante redenen voor de gunningsbeslissing. 

Bepaalde gegevens van gegunde opdracht niet publiceren

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat publicatie van bepaalde gegevens van de gegunde opdracht achterwege mag blijven in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als publicatie de toepassing van het recht in de weg staat, als het strijdig is met het openbaar belang of de commerciële belangen van ondernemers schaadt. In de praktijk wordt om deze reden nog al eens nagelaten in de aankondiging van de gegunde opdracht de opdrachtsom te vermelden. Dit is een oneigenlijk gebruik van de uitzonderingsgrond. In beginsel moet de opdrachtsom in de publicatie worden opgenomen. Nederland is hierop door de Europese Commissie al een aantal keren aangesproken. Met het opnemen van een verplichte elektronische afkondiging van opdrachten (via TenderNed) in de Aanbestedingswet 2012 wordt het probleem grotendeels ondervangen.

U stelt dus zelf vast of voornoemde uitzonderingsgrond op u van toepassing is en laat in overeenstemming daarmee, onderdelen weg uit de aankondiging van de gegunde opdracht. Desgevraagd zal het bestaan van een uitzonderingsgrond voor niet-publiceren van het bedrag in de aankondiging aan de Europese Commissie aangetoond moeten worden.

Houd er rekening mee dat het publiceren van de waarde van gegunde opdrachten ook voordelen kan bieden. Zo kan een collega-aanbestedende dienst baat hebben bij publicaties in het Europese Publicatieblad van vergelijkbare opdrachten, bijvoorbeeld om te ontdekken wat iets moet kosten of wie een mogelijke leverancier zou kunnen zijn.

Evaluatie

Het is zinvol om aan het einde van een aanbestedingsprocedure de procedure te evalueren. Daar kunt u conclusies en leerpunten aan verbinden die van nut zijn bij een volgende aanbesteding. Het verdient aanbeveling om het evaluatieformulier van de aanbesteding in het aanbestedingsdossier op te nemen.