Afronden aanbestedingsprocedure

Toon pagina in menu

De aanbestedingsprocedure is bijna ten einde. U moet nog een paar zaken afronden: het tekenen van het contract, de uitkomst van de aanbestedingsprocedure publiceren en de procedure evalueren. 

Tekenen contract 
Publicatie aanbestede opdracht
Publiceren van de waarde van gegunde opdrachten
Alsnog niet willen sluiten/nakomen overeenkomst
Termijn voor vernietiging
Evaluatie

Tekenen contract

Na verzenden van de mededeling van de gunning kunt u overgaan tot het daadwerkelijk aanvaarden van het bindend aanbod van de winnende inschrijver. In de meeste procedures moet u daarvoor eerst afwachten tot de opschortende termijn (ook wel Alcateltermijn) is verlopen zonder dat bezwaar is ingediend. Meestal vindt aanvaarding plaats door het zenden van een bericht dat er geen bezwaar is ingediend en dat de overeenkomst gesloten kan worden. Dit wordt vaak de definitieve gunning genoemd.

Hoewel de Aanbestedingswet 2012 toestaat dat u de definitieve gunningsbeslissing mondeling meedeelt, moet u de gemaakte afspraken nog wel schriftelijk bevestigen door het ondertekenen van een contract. Partijen kunnen niet terugkomen op de gedane toezeggingen zonder in meer of mindere mate schadeplichtig ten opzichte van elkaar te worden.

De voorwaarden voor de overeenkomst liggen over het algemeen besloten in de opdrachtbeschrijving of het bestek, in de van toepassing verklaarde inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst of – sporadisch - de leveringsvoorwaarden van de leverancier en in de inschrijving van de leverancier. In het contract worden de afspraken, die u eerder heeft gemaakt, nog een keer herhaald en waar nodig op ondergeschikte punten aangevuld.

Hoewel de kernbedingen (prijs, productspecificaties, enzovoort) al in de inschrijving staan, zijn er vaak nog een aantal ondergeschikte punten waar u na de gunning afspraken over moet maken. Naast de kernbedingen neemt u ook deze afspraken op in het contract. Vaak gaat het om bepalingen van organisatorische aard, zoals wanneer de opdracht begint en wie vanuit de opdrachtgever begeleidt. Ook afspraken van administratieve aard komen in het contract: hoe regelt u de financiële verantwoording en de facturatie?

Let op: Onderhandelen na de gunning is niet toegestaan, ook niet als de opdrachtnemer daarin toestemt.

Publicatie aanbestede opdracht

U moet als aanbestedende dienst de uitkomst van een aanbestedingsprocedure binnen 30 dagen na definitieve gunning van de opdracht publiceren via TenderNed. De aanbestedende dienst gebruikt voor de mededeling van het resultaat van de procedure het daartoe beschikbaar gestelde formulier. De gegevens die moeten worden gepubliceerd, omvatten onder andere de naam van de winnaar en de waarde van de gegunde opdracht. De publicatieplicht geldt voor alle procedures boven de Europese drempelbedragen. Ook een gegunde EU-raamovereenkomst moet u aankondigen. Voor geplaatste opdrachten binnen een raamovereenkomst is geen publicatieplicht. Voor concessieopdrachten bedraagt de termijn van afkondiging overigens 48 dagen na de gunning van een concessieopdracht.

Met het aankondigen van gegunde opdrachten via TenderNed is Nederland (beter) in staat aan de zogenaamde statistiekverplichting te voldoen. EU-lidstaten zijn op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen verplicht aan de Europese Commissie statistische gegevens te overleggen met betrekking tot de door hen gegunde overheidsopdrachten. Deze gegevens kunnen via TenderNed automatisch worden gegenereerd en worden verzonden aan de Europese Commissie.

Heeft u een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking gekozen, dan moet u in het formulier aankondiging van een gegunde opdracht onderbouwen waarom u voor deze procedure heeft gekozen.

Publiceren van de waarde van gegunde opdrachten

De hoofdregel is dat alle gegevens die in het standaardformulier worden gevraagd moeten worden verstrekt. Dit betreft onder andere de naam van de winnende inschrijver, de betaalde prijs of prijzen en de totale definitieve waarde van de opdracht of de waarde van de laagste en van de hoogste inschrijving. Van deze hoofdregel kan alleen bij uitzondering worden afgeweken. Een uitzondering betreft gevallen, waarin  publicatie de toepassing van het recht in de weg staat, of als publicatie in strijdig is met het openbaar belang of de commerciële belangen van ondernemers schaadt. Over het algemeen zal een van voornoemde gevallen zich niet snel voordoen. Toch wordt in de praktijk nog wel eens nagelaten in de aankondiging van de gegunde opdracht de werkelijke opdrachtsom te vermelden. Dit is een oneigenlijk gebruik van de uitzonderingsgrond. In beginsel moet de opdrachtsom in de publicatie worden opgenomen. Nederland is hierop door de Europese Commissie al een aantal keren aangesproken. Indien u toch van mening bent dat een uitzonderingsgrond op u van toepassing is dient u dit te motiveren.

Houd er rekening mee dat het publiceren van de waarde van gegunde opdrachten ook voordelen  biedt. Zo kan een collega-aanbestedende dienst baat hebben bij publicaties in het Europese Publicatieblad van vergelijkbare opdrachten, bijvoorbeeld om te ontdekken wat iets moet kosten of wie een mogelijke leverancier zou kunnen zijn.

Alsnog niet willen sluiten/nakomen overeenkomst

U kunt na gunning niet meer zo eenvoudig van de overeenkomst af. De enige formele grond is dat de rechter het aangaan van de overeenkomst verbiedt.

Als na gunning blijkt dat u geen budget heeft of dat een noodzakelijke vergunning niet is verleend, is dat geen grond om de overeenkomst te ontbinden tenzij een dergelijke ontbindende voorwaarde in de overeenkomst is opgenomen. Wilt u afzien van de overeenkomst, dan heeft de opdrachtnemer recht op schadevergoeding. Omgekeerd kunt u schadevergoeding eisen van de opdrachtnemer als deze de overeenkomst niet kan of wil nakomen. Als partijen hierover geen overeenstemming bereiken, zal de rechter op aanvraag van een der partijen uitspraak moeten doen.

Termijn voor vernietiging

Tot maximaal zes maanden na dag waarop de overeenkomst is gesloten, kunnen betrokken belanghebbenden naar de rechter stappen om op basis van de Aanbestedingswet 2012 (artikel 4.15) de overeenkomst te laten vernietigen. Een gesloten overeenkomst kan door de rechter worden vernietigd wanneer blijkt dat die in strijd met de Aanbestedingswet 2012 tot stand is gekomen. Vernietiging heeft naar Nederlands recht terugwerkende kracht. Na vernietiging moeten de over en weer uitgevoerde verplichtingen van de overeenkomst ongedaan worden gemaakt en/of ontstaat een recht tot schadevergoeding. Nadat de termijn voor vernietiging ongebruikt is verstreken, kan een ondernemer alleen nog een schadevergoedingsactie instellen.

Meer informatie: Rechtsbescherming

Vernietiging van de overeenkomst onder de Aanbestedingswet 2012 is mogelijk als:

  • de overeenkomst in strijd met de Aanbestedingswet 2012 zonder voorafgaande aankondiging van de opdracht in het Europese Publicatieblad (onderhands) is gesloten of;
  • de opschortende termijn van 20 dagen niet (goed) is toegepast voorafgaande aan het sluiten van de overeenkomst. Let wel, als tijdens de opschortende termijn een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de voorlopige gunningsbeslissing moet u deze termijn opschorten of;
  • nadere overeenkomsten zijn gesloten op basis van een raamovereenkomst waarbij u geen opschortende termijn heeft gehanteerd én in strijd met de voorwaarden voor het gunnen van nadere overeenkomsten opdrachten heeft gegund zonder een (geldige) minicompetitie te houden.

De termijn waarop een ondernemer een beroep kan doen op de vernietigbaarheid van de overeenkomst kan onder een aantal voorwaarden worden teruggebracht van zes maanden tot dertig kalenderdagen gerekend vanaf de datum van publicatie van de gegunde opdracht.

Dit mag u alleen als:

  • de aankondiging van de gegunde opdracht binnen 30 dagen na de gunning van de overheidsopdracht, of de sluiting van de raamovereenkomst, via TenderNed in het Europese Publicatieblad is gepubliceerd en u de gegadigden en inschrijvers heeft geïnformeerd over het sluiten van de overeenkomst én;
  • die kennisgeving vergezeld gaat van de relevante redenen voor de gunningsbeslissing. 

Evaluatie

Het is zinvol om aan het einde van een aanbestedingsprocedure de procedure te evalueren. Daar kunt u conclusies en leerpunten aan verbinden die van nut zijn bij een volgende aanbesteding. Het verdient aanbeveling om het evaluatieformulier van de aanbesteding in het aanbestedingsdossier op te nemen.