Maatwerk bij prijsstijgingen
In tijden van crisis of economische veranderingen kunnen prijzen snel stijgen. Dit heeft impact op nieuwe en lopende overheidsopdrachten. Leveranciers kunnen hierdoor moeite krijgen om afspraken na te komen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij energie- of grondstoffencrises. Hoe ga je hier als goed opdrachtgever mee om? Enkele adviezen op een rij. Deze adviezen zijn ook verwerkt in een checklist.
Verdeling van risico's
Kijk per situatie of de risico’s tussen de marktpartijen eerlijk verdeeld zijn. Bepaal ook of het redelijk is om de afspraken in de overeenkomst in stand te houden. Dit kan per overeenkomst en aanbesteding verschillen. Lees daarom de aanbestedingsdocumenten en de contract- en inkoopvoorwaarden goed.
Doet de opdrachtnemer een beroep op onvoorziene omstandigheden of overmacht? Dan moet de opdrachtnemer aantonen dat de overeenkomst niet kan blijven zoals het is, of dat nakoming onmogelijk is.
Bij lopende overeenkomsten
Bekijk of er in de overeenkomst en de oorspronkelijke aanbestedingsstukken ruimte is voor prijsstijgingen. Wil je de overeenkomst wijzigen, controleer dan of dit past binnen de contractuele afspraken. Controleer ook of dit binnen de toegestane wijzigingsgronden van de Aanbestedingswet 2012 is toegestaan. Een wijziging mag niet leiden tot een wezenlijke wijziging.
Spreek prijsstijgingen bij voorkeur af voor een afgebakende periode, met mogelijkheid tot verlenging. Leg deze vast in een addendum (schriftelijke toevoeging) bij de overeenkomst. Leg hierin ook de momenten vast waarop je wilt evalueren.
Beoordeel na elke periode of de prijsstijging nog gerechtvaardigd is. Dat doe je op basis van de markt op dat moment. Is het niet meer gerechtvaardigd? Dan draai je de prijsstijging helemaal of voor een deel terug.
Bij nieuwe aanbestedingen
Analyseer bij nieuwe aanbestedingen de marktomstandigheden. Maak duidelijke afspraken over hoe je omgaat met (toekomstige) prijsstijgingen. Denk bijvoorbeeld aan:
- het opnemen van indexatiebepalingen (de mogelijkheid prijzen aan te passen)
- het formuleren van herzieningsclausules, zodat een overeenkomst eventueel gewijzigd kan worden (artikel 2.163c Aanbestedingswet 2012)
- het afspreken van een risicoregeling (hoe verdeel je de risico’s)
- het hanteren van vaste verrekenprijzen of juist het verrekenen op basis van werkelijke kosten
Overnemen ondernemingsrisico
Je wilt als publieke opdrachtgever dat de opdracht goed wordt uitgevoerd. Maar je wilt ook een goed functionerende markt waarbij ondernemers niet onder de kostprijs hoeven te leveren. Te lage prijzen kunnen leiden tot faillissementen, minder concurrentie en uiteindelijk tot juist hogere prijzen.
Gedraag je als aanbestedende dienst als een goede opdrachtgever en houd hierbij rekening met de beginselen van het aanbestedingsrecht en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Dit kan invloed hebben op hoe je de risico’s verdeelt tussen contractpartijen.
Volg de Gids Proportionaliteit en leg het risico neer bij de partij die deze het best kan beheersen of beïnvloeden (voorschrift 3.9 A). Het bij een opdrachtnemer neerleggen van een risico dat hij niet of nauwelijks kon voorzien, kan snel disproportioneel zijn. Sneller dan bijvoorbeeld bij een risico dat redelijk te voorzien is en geringe gevolgen heeft.
Dit betekent niet automatisch dat je als publieke opdrachtgever bij onvoorziene omstandigheden:
- het volledige ondernemingsrisico moet overnemen
- of dat lopende contracten moeten worden opengebroken
Je maakt als publieke opdrachtgever altijd een zorgvuldige afweging, waarbij je kijkt naar de specifieke situatie en omstandigheden.
Jurisprudentie: Rechtbank Noord-Holland (ECLI:NL:RBNHO:2022:3274, 14 april2022)
Betrek een jurist
Betrek zowel bij nieuwe aanbestedingen als bij lopende overeenkomsten een jurist die kennis heeft van het aanbestedings- en contractenrecht.
Checklist Maatwerk bij prijsstijgingen
Deze checklist Maatwerk bij prijsstijgingen helpt je bij het beoordelen van prijsstijgingen. De checklist gaat onder meer in op de vraag wanneer er sprake is van onvoorziene omstandigheden of overmacht. Belangrijk zijn de afspraken die je gemaakt hebt. Ook gaat de checklist in op de vraag wanneer het toestaan van prijsstijgingen een wezenlijke wijziging is.