Verwijzing naar technische specificaties

Technische specificaties

Er is onderscheid tussen geschiktheidseisen (zien op geschiktheid van de organisatie van de aanbieder, bijvoorbeeld beroepsbekwaamheid), en kwaliteitseisen/technische specificaties (zien op de (wijze van)) uitvoering van de opdracht. Denk bijvoorbeeld aan bouwtechnieken of bouwwijzen en materiaalkeuze. De technische specificaties komen aan de orde in de artikelen 2.75 t/m 2.78b Aanbestedingswet 2012.

De aanbestedende dienst stelt de (technische) eisen/specificaties op van het werk, de levering of de dienst die de opdrachtnemer moet uitvoeren. Deze neem je vervolgens (verplicht) op in de aanbestedingsstukken.

Voorwaarden

Deze specificaties moeten de inschrijvers gelijke toegang bieden. Dit betekent dat je technische specificaties altijd:

• in verband moeten staan met de aard van de opdracht
• een gelijke toegang voor inschrijvers niet mogen belemmeren
• proportioneel moeten zijn

In verband staan met het voorwerp van de overheidsopdracht betekent dat de kenmerken betrekking hebben op te verrichten werken, leveringen of diensten, in alle opzichten en in elk stadium van hun levenscyclus, inclusief factoren die te maken hebben met:

• het specifieke productieproces, het aanbieden of de verhandeling van deze werken, leveringen of diensten, of
• een specifiek proces voor een andere fase van hun levenscyclus, zelfs wanneer deze factoren geen deel uitmaken van hun materiële basis

Wijze van specificeren

Je kunt specificeren door te verwijzen naar (in afnemende volgorde van voorkeur):

• technische specificaties
• nationale normen waarin Europese normen zijn omgezet
• Europese technische beoordelingen
• gemeenschappelijke technische specificaties
• internationale normen
• andere technische referentiesystemen die door Europese normalisatie-instellingen zijn opgesteld. Bestaan die niet? Dan kunnen nationale normen worden gebruikt. Ook nationale technische goedkeuringen of technische specificaties zijn mogelijk. Deze hebben betrekking op het ontwerpen, berekenen en uitvoeren van werken. Daarnaast kunnen zij gaan over het gebruik van producten.

Toelichting

De hiervoor genoemde termen betekenen het volgende:

• Een norm is een technische specificatie die door een erkende normalisatie-instelling voor herhaalde of voortdurende toepassing is goedgekeurd.
• Een internationale, Europese of nationale norm is een norm die door een internationale, Europese of nationale normalisatie-instelling wordt aangenomen en ter beschikking van het publiek gesteld.
• Een Europese technische goedkeuring is een positieve technische beoordeling van een product. Daarbij wordt gekeken of het product voldoet aan de essentiële eisen. Ook wordt beoordeeld of het product, op basis van zijn eigenschappen en de voorwaarden voor toepassing en gebruik, geschikt is voor gebruik in de bouw.
• Gemeenschappelijke technische specificaties zijn opgesteld volgens een door de lidstaten erkende procedure die in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen wordt bekendgemaakt.

Het gebruik van de hierboven genoemde specificaties met vergezeld gaan van de woorden 'of gelijkwaardig'. Inschrijvers mogen dus ieder bewijsmiddel gebruiken om de gelijkwaardigheid van een oplossing of een gelijkwaardigheid aan een gestelde norm, prestatie-eis, functionele eis of andere specificatie aan te tonen.

Je mag ook specificeren door in termen van prestatie-eisen en functionele eisen, die milieukenmerken kunnen bevatten, te omschrijven. 

Niet toegestaan

Het is niet toegestaan om te verwijzen naar een bepaald fabricaat, merk, octrooi, type of herkomst. Ook mag niet worden verwezen naar een bijzondere werkwijze die kenmerkend is voor de producten of diensten van een bepaalde ondernemer. Zo wordt voorkomen dat bepaalde ondernemingen of producten worden bevoordeeld of uitgesloten. Alleen als het voorwerp van de overheidsopdracht dit rechtvaardigt, is zo'n verwijzing toegestaan.

Uitzondering

Als een verwijzing bepaalde ondernemingen of producten uitsluit, is die verboden. Er is één uitzondering. Dat is wanneer het voorwerp van de opdracht de verwijzing rechtvaardigt. Dat is het geval als:

• een voldoende nauwkeurige en begrijpelijke beschrijving van het voorwerp van de overheidsopdracht door verwijzing naar normen, technische beoordelingen, door het opnemen van prestatie-eisen en functionele eisen, enzovoort niet mogelijk is en
• deze melding of verwijzing vergezeld gaat van de woorden 'of gelijkwaardig'.

Deze uitzondering moet beperkt worden uitgelegd. Een aanbestedende dienst mag daarom niet zomaar verwijzen naar een bepaald merk. Ook is het niet voldoende om daar eenvoudig de woorden 'of gelijkwaardig' aan toe te voegen. Dat mag alleen als het niet mogelijk is om het voorwerp van de opdracht voldoende nauwkeurig en begrijpelijk te omschrijven.

Niet zomaar afwijzen

Verwijs je naar technische specificaties (art. 2.76, lid 1, onderdeel a, Aanbestedingswet 2012)? Dan mag je een inschrijving niet zomaar afwijzen omdat de aangeboden werken, leveringen of diensten niet voldoen aan de specificaties waarnaar je hebt verwezen. De inschrijver moet de gelegenheid krijgen om in zijn inschrijving met elk passend middel, waaronder de bewijsmiddelen, bedoeld in artikel 2.78b, Aanbestedingswet 2012 aan te tonen dat de door hem voorgestelde oplossingen op gelijkwaardige wijze voldoen aan de eisen in die technische specificaties.

Functionele specificatie

Stel je prestatie-eisen of functionele eisen (als bedoeld in artikel 2.76, eerste lid, onderdeel b)? Dan mag je een inschrijving voor werken, leveringen producten of diensten niet afwijzen als die inschrijving voldoet:

• aan een nationale norm waarin een Europese norm is omgezet,
• aan een Europese technische beoordeling goedkeuring,
• aan een gemeenschappelijke technische specificatie,
• aan een internationale norm of
• aan een technisch referentiesysteem van een Europese normalisatie-instelling. Dit mag als de technische specificaties gaan over de prestatie-eisen of functionele eisen die je hebt gesteld.

Je mag een inschrijving niet afwijzen alleen omdat deze niet aan de genoemde specificaties voldoet. De ondernemer moet in zijn inschrijving laten zien dat zijn oplossing gelijkwaardig is. Dat betekent dat de oplossing op dezelfde manier aan de gestelde eisen voldoet. Het gaat hierbij om de inhoudelijke eisen uit de technische specificaties.

Een inschrijver moet in zijn inschrijving aantonen dat de levering, dienst of het werk aan de gestelde eisen voldoet. Dat kan met elk passend bewijsmiddel. Hieronder vallen ook de bewijsmiddelen uit artikel 2.78b van de Aanbestedingswet 2012. De bewijslast ligt bij de inschrijver. Hij moet dit aantonen op het moment dat hij zijn inschrijving indient.

Stappenplan

Door PIANOo is een stappenplan functioneel specificeren opgesteld. Deze helpt je bij het helder beschrijven van eisen waaraan een (innovatieve oplossing) moet voldoen. 

Keurmerken

De Aanbestedingswet 2012 staat het onder voorwaarden toe dat een aanbestedende dienst een keurmerk eist of ernaar verwijst in de technische specificaties, (gunningsvoorwaarden of contractvoorwaarden) (zie artikel 2.78a en b, Aanbestedingswet 2012). Je kunt dus een specifiek keurmerk eisen als bewijs dat de werken, diensten of leveringen overeenstemmen met de vereiste voorschriften.

Het keurmerk moet wel voldoen aan de volgende strikte voorwaarden:

• alle keurmerkeisen hebben alleen betrekking op criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht
• de keurmerkeisen zijn geschikt voor de omschrijving van de kenmerken van de werken, diensten of leveringen
• de keurmerkeisen zijn gebaseerd op objectief controleerbare en niet-discriminerende criteria
• het keurmerk is vastgesteld in een open en transparante procedure waaraan alle belanghebbenden, waaronder
  overheidsinstanties, consumenten, sociale partners, fabrikanten, distributeurs en niet-gouvernementele organisaties, kunnen deelnemen
• het keurmerk is voor alle betrokken partijen toegankelijk
• de keurmerkeisen zijn vastgesteld door een derde partij op wie de ondernemer die het keurmerk aanvraagt geen beslissende invloed uitoefent

Voldoet het keurmerk niet aan de eerste 2 voorwaarden, maar wel aan de rest? Dan kun je de technische specificaties vaststellen onder verwijzing naar de gedetailleerde technische specificaties van dat keurmerk voor zover deze verband houden met het voorwerp van de opdracht.

Specifiek keurmerk

Eis je een specifiek keurmerk? Dan moet je alle keurmerken die bevestigen dat het werk, de levering of de dienst aan gelijkwaardige keurmerkeisen voldoet ook aanvaarden. Daarnaast moet je andere geschikte bewijsmiddelen, zoals een technisch dossier van de fabrikant, aanvaarden, maar alleen als de ondernemer:

• aantoont dat hij niet de mogelijkheid heeft gehad het aangegeven specifieke keurmerk of een gelijkwaardig keurmerk binnen de gestelde termijnen te verwerven om redenen die hem niet aangerekend kunnen worden, en
• aantoont dat het door hem te leveren werk, de door hem te verrichten levering of dienst voldoet aan het aangegeven specifieke keurmerk of aan de specifieke eisen.

Houd er rekening mee dat het vragen van een keurmerk veel of zelfs disproportionele administratieve lasten kan opleveren. Niet alle marktpartijen kunnen het zich financieel veroorloven om aangesloten te zijn bij één of meerdere keurmerken. Mogelijk sluit je dus goede partijen uit of bemoeilijk je hen om in te schrijven. 

Certificaten

Je mag een ondernemer vragen om een testverslag of certificaat. Daarmee laat de ondernemer zien dat het product, de dienst of het werk voldoet aan de gestelde eisen. Deze eisen kunnen staan in de technische specificaties, de gunningscriteria of de contractvoorwaarden. Een voorbeeld is een certificaat dat bewijst dat een product aan de veiligheidseisen voldoet. Vraag je om een certificaat van een bepaalde conformiteitsbeoordelingsinstantie? Dan moet je ook een certificaat van een gelijkwaardige instantie accepteren.

Ander bewijsmateriaal

Soms moet je ook andere bewijzen accepteren. Dat kan bijvoorbeeld een technisch dossier van de fabrikant zijn. Dit geldt als een ondernemer geen certificaat of testverslag kon krijgen. Of als hij dit niet op tijd kon ontvangen. Het mag niet zijn eigen schuld zijn dat hij deze documenten niet heeft. De ondernemer moet daarnaast aantonen dat het werk, de levering of de dienst voldoet aan de eisen. Deze eisen staan in de technische specificaties, de gunningscriteria of de contractvoorwaarden.

Het is steeds aan de inschrijver om aan te tonen dat hij voldoet aan de eisen van jou als aanbestedende dienst.

Gehandicapten of grote gebruikersgroep

Is het resultaat van je overheidsopdracht bedoeld voor gebruik door natuurlijke personen, het grote publiek, of eigen personeel? Dan moeten de technische specificaties die je opstelt rekening houden met de toegankelijkheid voor personen met een handicap of de geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers. Dit met uitzondering van behoorlijk gemotiveerde gevallen (artikel 2.75 Aanbestedingswet 2012). 

Advies PIANOo

PIANOo adviseert om technische specificaties zo duidelijk mogelijk te beschrijven. Lukt dat niet? Gebruik dan een norm. Voeg altijd de woorden 'of gelijkwaardig' toe. Ondernemers moeten aantonen dat hun inschrijving aan de gestelde eisen of normen voldoet. Verwijs alleen naar een keurmerk of een bijzondere werkwijze als dat echt nodig is voor de opdracht. Kies hiervoor alleen als je de eisen niet op een andere manier goed kunt beschrijven. Voeg ook dan altijd de woorden 'of gelijkwaardig' toe.

Houd er rekening mee dat strenge kwaliteitseisen, zoals een verplichte uitvoeringsrichtlijn, het aantal mogelijke inschrijvers kleiner kunnen maken. Daardoor is er minder concurrentie. Dat kan een minder goed inkoopresultaat opleveren.