Beleidsdoelen bij inkoop

Op deze pagina:
Inkoopbeleid /aanbestedingsbeleid
Beste prijs-kwaliteitverhouding
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
Innovatie bevorderen
Kansen voor MKB
Ruimte voor realiseren van beleidsdoelen

Inkoopbeleid / aanbestedingsbeleid

De meeste inkopende organisaties hebben een eigen inkoopbeleid met economische en maatschappelijke uitgangspunten. Daarmee is het inkoopbeleid vaak een afgeleide van het algemene organisatiebeleid.

In het inkoopbeleid zijn de algemene uitgangspunten voor de inkoop vastgesteld die door de organisatie en de medewerkers in alle beslissingen met betrekking tot het inkoopproces dienen te worden meegenomen.

Het inkoopbeleid beschrijft hoe jouw organisatie doelmatig en rechtmatig wilt inkopen. Het verlagen van de inkoopkosten, het verminderen van toeleveringsrisico's, het verhogen van de product- en leverancierskwaliteit en het verbeteren van de inkoopfunctie zijn andere algemene doelstellingen die in het inkoopbeleid terug kunnen komen.

Daarnaast kunnen er specifieke doelstellingen in het inkoopbeleid opnemen zoals:

• het bijdragen aan maatschappelijke doelen
• het bevorderen van innovatie
• het bieden van kansen aan het MKB

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van een aanbestedende dienst heeft vaak de vorm van eigen inkoopregels die worden vastgesteld door het bestuur van de inkopende organisatie. Besteed in het inkoopbeleid ook aandacht aan integriteit. 

Beste prijs-kwaliteitverhouding

Doelmatig inkopen met de voor de aanbestedende dienst economische meest voordelige inschrijving is een algemene inkoopdoelstelling. Binnen deze doelstelling kun je bijvoorbeeld gunnen op de laagste prijs, gunnen op laagste kosten, berekend op kosteneffectiviteit (zoals de levenscycluskosten) of op de beste prijs-kwaliteitverhouding.

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat je als aanbestedende dienst verplicht bent te gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, bij Europese aanbestedingen (boven de drempel) en bij aanbestedingen onder de drempel op grond van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Het gunningscriterium laagste prijs mag alleen worden toegepast, als de keuze in de aanbestedingsdocumenten wordt gemotiveerd. Deze motivatieplicht geldt ook voor de keuze voor het gunningscriterium laagste kosten, berekend op basis van kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten. 

Meer informatie: Opstellen (sub)gunningscriteria

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), ook wel duurzaam inkopen genoemd, betekent dat je, naast de prijs en de kwaliteit van de producten, diensten of werken ook de bijdrage aan maatschappelijke doelen meeweegt bij de inkoop. Inkoop is immers een effectief instrument om impact te maken. In januari 2021 is het Nationaal plan MVI gepubliceerd. Concreet houdt dit in dat je in het inkoopproces rekening houdt met het volgende:

• Inventariseer binnen de organisatie wat de duurzaamheidsambities zijn en waar de kansen liggen met betrekking tot maatschappelijke doelen. 
• Inventariseer door marktverkenningen of -consultaties wat de markt te bieden heeft op het gebied van groene en sociale duurzaamheid en welke kostenbesparing daar (op termijn) mee te behalen is.
• Duurzaam inkopen loont!
• Neem in het inkoop- of aanbestedingsdocument duurzaamheidseisen en -criteria op, waaraan leveranciers, aannemers of dienstverleners aantoonbaar moeten voldoen.
• Zorg dat duurzaamheidscriteria voldoende weging krijgen krijgen. 
• Controleer of de leverancier, aannemer of dienstverlener de gemaakte duurzaamheidsafspraken ook daadwerkelijk nakomt tijdens de contractperiode.

Actieplan MVOI

Organisaties met duurzaamheidsambities stellen vaak een actieplan MVOI op. Dit plan maakt ambities concreet: per thema worden heldere doelen gesteld en vertaald naar praktische acties, met aandacht voor randvoorwaarden zoals tijd en budget. Ter ondersteuning biedt PIANOo een format dat houvast geeft bij het opstellen van een eigen actieplan.

MVI-criteria

Vaak hoef je het wiel niet zelf uit te vinden. Voor een groot aantal productgroepen is door de Rijksoverheid een overzicht van MVI-criteria samengesteld. Deze criteria zijn opgenomen in de MVI-criteriatool. Met behulp van deze tool verzamel je snel de meest recente MVI-criteria voor je inkoopdocument. Je kunt zowel geschiktheidseisen, selectiecriteria, minimumeisen, gunningscriteria als contractbepalingen selecteren. Daarbij kun je kiezen uit 3 ambitieniveaus en zie je meteen wat de relevante duurzaamheidsthema’s zijn waarop het criterium betrekking heeft. 

MVI-thema’s

In het Nationaal Plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen zijn 6 thema’s genoemd. Bij inkoop komen alle thema’s in het ideale geval bij elkaar in één afweging, waarbij de opdrachtgever en de inkoper samen bepalen (op basis van de beleidsambities en mogelijkheden) welke thema’s relevant zijn voor hun specifieke inkoop en hoe zwaar deze dan moeten meewegen. 

Overzicht:

• Klimaat heeft als doel om klimaatverandering tegen te gaan. Hierbij gaat het om verminderen of voorkomen van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen. 
• Milieu is het tegengaan van milieuverontreiniging, zoals stikstofuitstoot, luchtverontreiniging, gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden, mede ter bescherming van de biodiversiteit. Ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder.
• Circulariteit betekent dat er een circulaire economie gestimuleerd wordt, door de inzet van grondstoffen te minimaliseren en producten en materialen te hergebruiken en/of levensduur te verlengen.
• Social Return is het stimuleren van arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (social return) in lijn met het streven naar een diverse en inclusieve samenleving.
• Diversiteit en Inclusie is het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven.
• Ketenverantwoordelijkheid (ISV) betekent het voorkomen of aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu conform de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen.

Innovatie bevorderen

In het inkoopbeleid kan er ruimte worden geboden voor innovatieve oplossingen uit de markt. Het verschil tussen een regulier inkoopproces en een innovatiegerichte aanbesteding zit vooral in het formuleren van de vraag. Deze uitvraag specificeert dan niet een product (technisch specificeren), maar formuleert een probleem waar een oplossing voor moet komen(functioneel specificeren). 

Er is keuze uit een breed scala aan inkoopprocedures en -instrumenten: van het innovatiepartnerschap, de concurrentiegerichte dialoog tot een Innovation Impact Challenge of Startup in Residence programma. Je kunt innovatie ook bevorderen door als overheid innovatieve producten van bedrijven aan te schaffen en daarbij op te treden als launching customer door ruimte te bieden voor initiatiefvoorstellen van bedrijven of door ook na het sluiten van een overeenkomst innovatie aan te blijven jagen. In het inkoopbeleid van jouw overheidsorganisatie kun je aan al deze aspecten aandacht besteden.

Kansen voor het mkb 

Volgens de grondbeginselen van het Europese aanbestedingsrecht mag je als overheid geen enkel bedrijf, dus ook geen midden en klein bedrijf (mkb), voortrekken bij de gunning van opdrachten. Noch mag de overheid onnodige drempels opwerpen voor het inschrijven op aanbestedingen. Toch kun je als overheid ervoor zorgen dat ook het mkb succesvol kan meedingen naar opdrachten door hieraan aandacht te besteden in jouw inkoopbeleid.

De belangrijkste problemen die door het mkb worden ondervonden bij de inschrijving op overheidsopdrachten houden verband met:

• de omvang van opdrachten
• de toegang en kwaliteit van informatievoorziening
• onevenredige kwalificatie-eisen en financiële voorwaarden
• hoge administratieve lasten
• onvoldoende tijd voor het indienen van een offerte
• niet tijdig betalen van facturen

In je inkoopbeleid kun je expliciet opnemen dat inkopers geen disproportionele eisen mogen stellen ten aanzien van bijvoorbeeld de financiële draagkracht en technische capaciteiten van inschrijvers. De eisen moeten in ieder geval relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. In de Aanbestedingswet 2012 is het proportionaliteitsbeginsel expliciet opgenomen, zowel voor opdrachten boven de drempel als opdrachten onder de drempel. Het beginsel wordt in de Gids Proportionaliteit nader uitgewerkt. Zo is het stellen van omzeteisen in beginsel niet meer toegestaan, tenzij je het stellen van deze eisen kunt motiveren. Deze motivering dient in de aanbestedingsstukken te worden opgenomen.

Je kunt opnemen dat inkopers de administratieve last voor marktpartijen zoveel mogelijk moeten beperken. Bijvoorbeeld door geen onnodige eisen te stellen. Daarnaast is in de wet bepaald dat je aanbestedingsdocumenten kosteloos ter beschikking moet stellen. Er gelden verder modellen, zoals het Uniforme Europese Aanbestedingsdocument en de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Het opvragen van de GVA is overigens niet verplicht, maar als je ervoor kiest deze op te vragen, dan moet het vastgestelde model worden gebruikt.

Ook zou je kunnen opnemen dat inkopers in beginsel de beste prijs-kwaliteitsverhouding als gunningscriterium toepassen en dat gewaarborgd wordt dat de administratie de facturen zo snel als mogelijk betaalt.

Ten slotte kun je voorschrijven dat het samenvoegen van opdrachten niet is toegestaan zonder goede reden. In de Aanbestedingswet 2012 is expliciet bepaald dat het onnodig samenvoegen van opdrachten niet is toegestaan. Wanneer je toch besluit om opdrachten samen te voegen dien je de redelijke motivering hiervoor op te nemen in de aanbestedingsstukken.

Je dient tevens een opdracht in meerdere percelen te verdelen, tenzij je dat niet passend acht. Je dient (wederom) te motiveren in het aanbestedingsdocument waarom je een opdeling in percelen niet passend vindt.

Ruimte voor realiseren van beleidsdoelen

De aanbestedingsregelgeving en jouw inkoopbeleid bepalen de ruimte die je hebt om de beleidsdoelstellingen bij een bepaalde opdracht mee te nemen.

Je geeft invulling aan jouw beleidsdoelstellingen door de keuze van wat je wil inkopen, door de specificaties, eisen en wensen die je aan de opdracht verbindt en door het stellen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.

Uit de aanbestedingsregeling en jurisprudentie volgt dat je alleen eisen en wensen mag hanteren die rechtstreeks verband houden met het voorwerp van de opdracht. Het gevolg is dat deze dus niet enkel gericht mogen zijn op de algemene bedrijfsvoering van ondernemers. Een duurzame bedrijfsvoering van de leverancier verlangen is dus niet toegestaan.