Informatieverstrekking over de gunningsbeslissing
Een aanbestedende dienst is volgens de Aanbestedingswet 2012 gehouden de gunningsbeslissing te motiveren. Wij adviseren aanbestedende diensten de motiveringsplicht ruim uit te leggen. Het is aan te bevelen om de afgewezen inschrijvers ook telefonisch of in een persoonlijk gesprek te informeren over de gunningsbeslissing. Door mondeling inzicht te bieden in de motivering van de afwijzing en door verbeterpunten te benoemen voor toekomstige inschrijvingen, voorkomt u procedures voor de rechter.
Een afgewezen inschrijver (of een niet geselecteerde gegadigde) die het niet eens is met een door u (voorgenomen) beslissing kan om een nadere toelichting vragen. U bent niet verplicht alle informatie waarover u beschikt openbaar te maken. Zo bent u niet verplicht om bij een niet-openbare procedure de namen van de (niet) geselecteerde gegadigden bekend te maken aan een belanghebbende. U bent ook niet verplicht het proces-verbaal van gunning aan een afgewezen inschrijver te overleggen. Maar een weigering wekt snel de indruk dat er iets te verbergen valt. Als de scoringsmatrix concurrentiegevoelige informatie bevat, zal een aanbestedende dienst dit document niet openbaar willen maken. Dit is in beginsel ook niet verplicht.
Proces-verbaal van opdrachtverlening
De scores van alle inschrijvers zult u in een scoringsdocument op overzichtelijke wijze moeten weergegeven. Bij EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) zal dit document ook de uitkomsten moeten bevatten van het toepassen van de subgunningscriteria (scoringsmatrix).
Het proces-verbaal van opdrachtverlening maakt onderdeel uit van het verplichte proces-verbaal van aanbesteding. Het proces-verbaal van opdrachtverlening hoeft u niet aan de afgewezen inschrijvers te overleggen. Deze dient u wel op verzoek van de Europese Commissie te kunnen overleggen.
Het proces-verbaal bevat volgens de Aanbestedingswet 2012 de volgende informatie:
- NAW-gegevens van de aanbestedende dienst;
- voorwerp van de opdracht (of de raamovereenkomst of de DAS) en de waarde daarvan;
- namen van uitgekozen gegadigden resp. inschrijvers met motivering van keuze;
- namen van uitgesloten gegadigden, respectievelijk inschrijvers met motivering van uitsluiting;
- of er inlichtingen zijn die op verzoek van een ondernemer geen deel hebben uitgemaakt van de nota van inlichtingen;
- redenen voor afwijzing van abnormaal bevonden inschrijvingen;
- naam van de begunstigde en motivering van de keuze voor zijn inschrijving;
- (indien bekend) het deel van de opdracht (of de raamovereenkomst) dat in onderaanneming zal worden uitgevoerd (alsmede de namen van de voornaamste onderaannemers);
- bij de mededingingsprocedure met onderhandeling, de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging en de concurrentiegerichte dialoog de omstandigheden die het gebruik van de procedure rechtvaardigen;
- de redenen voor het gebruik van andere dan elektronische middelen bij het indienen van inschrijvingen;
- vastgestelde belangenconflicten en een beschrijving van door u als aanbestedende dienst genomen passende maatregelen;
- redenen van het eventueel niet gunnen van de opdracht of het niet instellen van een DAS.
PIANOo adviseert aan het verplichte proces-verbaal van gunning ook een proces-verbaal van opening toe te voegen. Dit is in het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) separaat geregeld.
Vertrouwelijkheid van gegevens respecteren
Artikel 2.57 van de Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat een aanbestedende dienst vertrouwelijke informatie die hem door een ondernemer is verstrekt niet openbaar mag maken. Ook mogen bepaalde gegevens betreffende de gunning niet openbaar gemaakt worden (artikel 2.138):
- als dit de toepassing van de wet in de weg zou staan;
- als dit in strijd zou zijn met het openbaar belang;
- als rechtmatige commerciële belangen van ondernemers zouden kunnen worden geschaad of;
- als dit afbreuk zou kunnen doen aan de eerlijke mededinging.
Artikel 2.57 van de Aanbestedingswet 2012 gaat, als lex specialis, voor op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Aanbestedingswet 2012 verzet zich overigens niet tegen toepassing van de Wob voor gevallen waarin de Aanbestedingswet 2012 niet voorziet.
Rechtsbescherming
Voor de administratieve voortgang van een aanbestedingsprocedure en de rechtszekerheid is het van belang aan de inschrijvers zo snel mogelijk duidelijkheid te bieden over de voorgenomen gunningsbeslissing. Om de voortgang te bespoedigen, kunt u in het aanbestedingsdocument en de afwijzingsbrieven opnemen dat inschrijvers binnen de opschortende termijn van 20 dagen een kortgedingprocedure aanhangig moeten maken tegen de gunningsbeslissing.
PIANOo adviseert hierin ook expliciet aan te geven dat een inschrijver zijn rechten verwerkt als deze niet tijdig klaagt over de voorgenomen gunningsbeslissing (datum noemen).
Op verzoek van een afgewezen gegadigde dient u als aanbestedende dienst onder de Aanbestedingswet 2012 uiterlijk binnen 15 dagen na ontvangst van een verzoek daartoe deze in kennis te stellen van de redenen voor afwijzing van zijn verzoek tot deelneming.
Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) neemt verschillende maatregelen om de rechtsbescherming bij aanbesteden voor ondernemers te verbeteren. Hieronder valt ook de klachtafhandeling bij aanbesteden.
Meer informatie: Rechtsbescherming