Aan de slag met prestatieprikkels

Stappenplan voor prestatieprikkels

Aan de hand van 6 stappen kunt u vaststellen of en welke prestatieprikkels u in uw aanbesteding kunt gebruiken. Deze 6 stappen kunt u doorlopen voor een individuele aanbesteding, maar ook om een aanbestedingsstrategie voor een productgroep vast te stellen of om algemene richtlijnen voor het inkoopbeleid op te stellen.

Meer informatie: Stappenplan voor prestatieprikkels

Value engineering

Besluit u in plaats van een reguliere bonus, malus of boete, Value engineering toe te passen, dan vraagt dit een bijzondere aanpak. Het startpunt van Value engineering is het verlagen van de total cost of ownership door dure oplossingen te vervangen door goedkopere alternatieve met behoud van functionaliteit. De methodiek stimuleert opdrachtnemers verbetervoorstellen te doen waarbij de besparingsvoordelen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden gedeeld. Elementen van Value engineering kunt u toepassen in alle fasen van een inkooptraject, maar het leent zich het meest voor de voorbereidings- of uitvoeringsfase van de opdracht. Wilt u Value engineering toepassen tijdens de uitvoeringsfase, dan is het aan te bevelen Value engineering ook eerst toe te passen in de voorbereidingsfase.

Meer informatie: Value engineering

Innen van malus of boete

Zie het innen van een malus of boete als het uiterste instrument om een opdrachtnemer te bewegen zijn gedrag aan te passen. Escaleer dus ook stap voor stap naar hogere alarmfases wanneer de genomen maatregelen door de opdrachtnemer geen effect hebben. Heeft de genomen maatregel wel effect, de-escaleer. Er zijn globaal 6 alarmfases die u kunt doorlopen voordat u een overeenkomst ontbindt en een schadevergoeding gaat eisen.

1. Alarmfase 1: Niet halen deadlines
   Maatregelen: Extra stuurgroep overleg
2. Alarmfase 2: Verloop personeel
   Maatregelen: Verhoog de managementaandacht
3. Alarmfase 3: Verloop management
   Maatregelen: Zet extra personeel in, stuur op verbeterplannen
4. Alarmfase 4: Niet behalen presentaties
   Maatregelen: In boetes en malussen, dring aan op het inschakelen externe adviseurs, start met voorbereiden exit
5. Alarmfase 5: Beschadigde klanttevredenheid
   Maatregelen: Neem taken over van opdrachtnemer, stellen zekerheid
6. Alarmfase 6: Financiële gegoedheid
   Maatregelen: Ontbinden van de overeenkomst, schadevergoeding eisen

Bron: Vondst advocaten, Polo van der Putt  op vondst-law.com

Rijkswaterstaat heeft voor het innen van BPKV-sancties een escalatiemodel opgesteld. Ook voor het innen van andere boetes en malussen zou dit model gevolgd kunnen worden.

Handreiking: Handleiding EMVI Rijkswaterstaat

Prestatieprikkels en BPKV

Prestatieprikkels zijn bedoeld om uw opdrachtnemer te stimuleren tijdens de uitvoering van de opdracht meerwaarde te leveren. BPKV-criteria helpen u extra kwaliteit te honoreren bij het gunnen van de opdracht. Beide legt u vast in het bestek of de opdrachtbeschrijving. Echter, zowel prestatieprikkels in de vorm van een beloning als BPKV-criteria zijn in het aanbestedingsdocument geformaliseerde wensen die tot doel hebben om inschrijvers te stimuleren in hun inschrijving een extra inspanning te benoemen bovenop de door u al gestelde minimum eisen. Beide stimuleren inschrijvers/opdrachtnemers hun dienstverlening zo in te richten dat meerwaarde wordt geleverd. Het gewenste gedrag behorende bij een prestatieprikkel is slechts een optie en juridisch niet afdwingbaar. Combineert u prestatieprikkels met BPKV-criteria dan stimuleert dit inschrijvers hun inschrijving zo goed mogelijk te laten aansluiten bij uw wensen en gedurende de looptijd van de overeenkomst hun dienstverlening continue te verbeteren.

In de voorbereiding van een aanbesteding verschillen prestatieprikkels maar enigszins van BPKV-criteria. Bij zowel BPKV-criteria als prestatieprikkels zult u op voorhand moeten weten wat voor u meerwaarde oplevert en hoe u deze omschrijft, beoordeelt en waardeert. De grootste inspanning ligt in de contractfase. U zult tijdens de gehele looptijd van de overeenkomst actief op prestaties moeten sturen. Dit vereist goed contractmanagement.

Prestatieprikkels kunnen in het verlengde van de BPKV-criteria liggen. Het voordeel hiervan is dat u ondernemers niet alleen stimuleert een scherpe aanbieding op te stellen, maar ook gedurende de uitvoering te blijven zoeken naar meerwaarde. Een BPKV-sanctie is een malus waarmee u kunt borgen dat ondernemers niet onder hun aanbieding uit proberen te komen.

Voorbeelden prestatieprikkels

• Bonus bij het bieden van continuïteit van kennis en ervaring voor het uitvoeren van een opdracht en/of samenstelling van het projectteam van de opdrachtnemer
• Bonus bij beter of sneller leveren van gevraagde diensten dan afgesproken
• Bonus bij het terugdringen van de regielast (in fte's of tijd) aan de kant van de klant
• Bonus bij (bruikbare) innovatie-initiatieven
• Bonus of malus bij klanttevredenheid, stiptheid, reizigersgroei
• Bonus bij duurzamere oplossingen en extra MVO
• Malus op falen beveiligings- en integriteitsaspecten, zoals het beschermen van vertrouwelijke informatie, toegangsbeveiliging, VOG

Aanbevelingen

Aanbevelingen rondom het toepassen van prestatieprikkels zijn op te delen in 3 categorieën. Houd rekening met zowel de belangen van u als opdrachtgever als die van de opdrachtnemer en borg deze in de (concept) overeenkomst. Voorkom hiernaast te veel discussie gedurende de looptijd van de overeenkomst over de gehanteerde prestatieprikkels. Bied uzelf ten slotte voldoende flexibiliteit in het effectueren van de prestatieprikkels.

Borg een evenwichtige balans

• Een prestatieprikkel moet voor zowel de aanbestedende dienst als de opdrachtnemer een stimulans zijn. Zorg daarom voor een balans in de afspraken. Dit betekent niet dat de hoogte van de bonus en de malus of boete gelijk aan elkaar moet zijn. Het afbreukrisico voor de aanbestedende dienst en de opdrachtnemer kan namelijk verschillen. Maak een risicoanalyse.
• Borg dat er een relatie is tussen de omvang van prestatieprikkel en de onderliggende contractwaarde. Buitenproportionele prikkels kunnen tot ongewenst gedrag leiden of kan aanleiding zijn de prikkel niet te gebruiken. Bovendien kunnen deze in strijd zijn met de voorschriften van de Gids proportionaliteit.
• Neem een prestatieprikkel niet op met als enkel doel om minder kosten te maken. Het leveren van meerwaarde (extra kwaliteit) moet het uitgangspunt zijn. Een prestatieprikkel moet de opdrachtnemer vooral stimuleren een betere prestatie te leveren.
• Borg dat de prestatieprikkel zich verhoudt tot het voorwerp van de opdracht.
• Relateer de prestatieprikkel aan het (inkoop)beleid van de aanbestedende dienst. Let er wel op dat dit doelen zijn waar ondernemers invloed op uit kunnen oefenen.
• Waak voor on evenwichtige contractbepalingen die onredelijk bezwarend zijn voor een van de partijen.
• Voorkom dat u een bonus/malus regeling eenzijdig toepast door onder de omstandigheden zoals beschreven in het contract eerder een malus toe te passen dan een bonus.

Voorkom discussie

• Een prestatieprikkel werkt bij uitstek het beste als de verantwoordelijkheid eenduidig is belegd en de prestatie te beïnvloeden is door de opdrachtnemer. Leg in het contract dus duidelijk vast wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de prestaties gemeten worden. Voorkom interpretatiediscussies door gebruik te maken van eenduidige definities.
• Beleg intern binnen uw organisatie en die van de opdrachtnemer duidelijk de verantwoordelijkheden rondom de prestatieprikkel. Wie effectueert de prikkel? Goed contractmanagement en het benoemen van rollen zijn van eminent belang voor het effectueren van prestaties.
• Prestaties waarop de prestatieprikkel van toepassing is moeten (afzonderlijk) 'SMART' gemaakt worden waarbij de drempel duidelijk moet zijn. Wat zijn de te behalen milestones en wat zijn de verificatoren? Indien mogelijk kies voor een automatische meting van de prestatieprikkel met een overeengekomen meetsysteem en -methode.
• Borg de betrokkenheid van het management/bestuur van beide contractpartijen bij het opleggen van een sanctie. Escaleer als contractmanager tijdig en adequaat naar hoger management.

Bied enige flexibiliteit

• Prestatieprikkels hoeven niet altijd aan 'harde' prestaties te zijn gekoppeld. U kunt deze ook koppelen aan uw tevredenheid, bijvoorbeeld: Tevredenheid = Resultaat – Verwachting.
• Borg – binnen de kaders van de Aanbestedingswet 2012 – de mogelijkheid om gedurende de looptijd van het contract accenten van de prestatieprikkels te veranderen.
• Zorg voor enige contractuele ruimte voordat u overgaat tot het effectueren van prestatieprikkel. Het effectueren van een prestatieprikkel bij een kleine verbetering of verslechtering van de overeengekomen prestatie kan leiden tot onnodige spanningen. Het is verstandig voor het opleggen van een sanctie eerst te overleggen om de opdrachtnemer de kans te bieden de prestatie alsnog t e behalen.
• Fouten maken is menselijk, ook voor opdrachtnemers. Overweeg daarom een 'clementieregeling' op te nemen in het contract of informeel toe te passen.
• Voorkom een technocratische benadering van prestatieprikkels. Een prestatieprikkel is een middel en geen doel op zich.

Bron/Artikel: Dik Geelen et al, Wie wordt er beter van bonus/malus?  (pdf) op edugroep.nl

Door naar: Prestatieprikkels toegelicht