Aan de slag met diversiteit en inclusie

Direct naar:

• Voorbereiden van de opdracht    
• In de aanbesteding
• Monitoren en evalueren  

Voorbereiden van de opdracht

Helder beleidsdoel

Zorg dat u als aanbestedende dienst de uitdaging en het beleidsdoel op het gebied van diversiteit en inclusie helder heeft. Om te weten wat uw specifieke uitdaging is, is het belangrijk inzicht te hebben in het eigen personeelsbestand. Kijk hierbij niet alleen naar het totale plaatje, maar ook in specifieke afdelingen (bijvoorbeeld waar de besluitvorming plaatsvindt).

Neem bij de keuze voor uw aanpak in overweging:

• Hoe komt diversiteit en inclusie terug in uw opdracht?
• Is de inzet op diversiteit proportioneel en realistisch?
• Vraagt u een algemeen plan van aanpak uit of heeft u concrete wensen?
• Kunt u inschrijvingen vanuit diverse invalshoek(en) beoordelen?
• Hoe gaat u de voortgang monitoren?

Met een marktverkenning of marktconsultatie komt u achter de (on)mogelijkheden om diversiteit en inclusie mee te nemen in uw opdracht. Vraag naar eigen ideeën om bij te dragen aan de doelen, onderzoek of uw maatregelen voldoende ambitieus zijn om diversiteit en inclusie te stimuleren, en kijk of het marktaanbod voldoende groot is om aan de vraag te voldoen. In de voorbereidingsfase onderzoekt u ook of maatregelen niet tegenstrijdig zijn met het gevoerde beleid en met wetgeving. Neem opgedane informatie mee in de keuze van de procedure en de omschrijving van het voorwerp van de opdracht.

Opdrachtomschrijving

Een divers team en perspectief leidt tot meer creativiteit en innovatieve producten en diensten, die beter aansluiten bij de maatschappij. Vermeld uw visie op diversiteit en inclusie in de uitvraag en omschrijf dit als onderdeel van de opdracht.

Met uw opdracht kunt u een directe bijdrage leveren aan diversiteit en inclusie, of ervoor zorgen dat uw opdracht divers en inclusief wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld:

• Uitvragen van diversiteit bij werving en selectie, die in het kader van de opdracht bijdraagt aan een divers eigen personeelsbestand.
• Uitvragen van een inclusieve maatregel, die in het kader van de opdracht bijdraagt aan een veilige, sociale en toegankelijke omgeving (zowel publiek als op kantoor).
• Uitvragen van specifieke kennis of ervaring op het gebied van taal, (sub)cultuur of omgangsvormen, die van belang zijn om uw opdracht goed uit te (laten) voeren.
• Uitvragen van representatieve en toegankelijke communicatieproducten en onderzoek, die de maatschappij weerspiegelt en aansluit bij verschillende behoeften.

Als de opdrachtomschrijving elementen van diversiteit en inclusie bevat dan kunt u deze omzetten in eisen en criteria. Zo kunt u uw inschrijvingen hierop beoordelen.

Specificeren

De eisen en wensen die u opneemt in de vraagspecificatie, bepalen hoe en of de markt aan uw inkoopbehoefte kan voldoen. Hoe duidelijker uw vraag is, hoe groter de kans dat de markt u zal aanbieden waar u om hebt gevraagd.

Door functioneel te specificeren, biedt u ruimte aan de markt om verschillende oplossingen voor uw probleem aan te dragen. Bij technische specificaties kunt u de markt expliciet toestaan (of zelfs verplichten) om een alternatieve inschrijving of variant aan te dragen. Zo kan de markt bij een uitvraag van standaard cateringdiensten een variant indienen, waarbij ook koosjer of halal in het assortiment wordt aangeboden.

Voorbeeld: publiceren gemeentelijk informatieblad

Grotere gemeenten hebben vaak een grote diversiteit aan inwoners. Om de communicatie naar alle inwoners te stimuleren, kunt u in de technische specificaties opnemen dat het blad in illustratie- en beeldgebruik een juiste afspiegeling van de samenleving moet uitstralen.

In de aanbesteding

Als u wilt beoordelen of een ondernemer geschikt is om uw opdracht uit te voeren, kunt u gebruik maken van uitsluitingsgronden, minimum geschiktheidseisen en selectiecriteria. Met minimumeisen en gunningscriteria kunnen ondernemers zich ook inhoudelijk onderscheiden. Verder kunt u voorwaarden verbinden aan de uitvoering van de opdracht. Uw vraag op het gebied van diversiteit en inclusie moet verband houden met het voorwerp van de opdracht. Ook dient u altijd een gelijk speelveld waarborgen.

Uitsluiten

U kunt uitsluitingsgronden gebruiken om bepaalde ondernemers uit te sluiten van deelname. Bijvoorbeeld als u aan kunt tonen dat deze, voor of tijdens de procedure, verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden. Zo kan uit een rapport van de inspectie SZW, een onherroepelijke rechtelijke beslissing of een schending van de arbeidsomstandigheden wet blijken dat verplichtingen uit internationale verdragen over discriminatie in arbeid en beroep niet zijn nagekomen.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, uitsluitingsgronden.

Voorbeeldtekst: uitsluiten bij schending van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht

Elke inschrijver of gegadigde van deelneming aan de procedure wordt uitgesloten van de procedure als deze door een onherroepelijke rechterlijke of administratieve beslissing veroordeeld is voor het overtreden van verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of van de in bijlage X van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht.

Selecteren

Minimum geschiktheidseisen en selectiecriteria

Door minimum geschiktheidseisen en selectiecriteria kunt u beoordelen, of een inschrijver geschikt is om diversiteit en inclusie bij uw opdracht mee te nemen.

Door het stellen van geschiktheidseisen bepaalt u aan de hand van relevante referenties, voorbeelden, beleid en/of eerder getroffen maatregelen of een partij in staat is om de opdracht uit te voeren.

Daarnaast kunt u (bij procedures met een selectie- en gunningsfase) ook selectiecriteria opnemen. Inhoudelijk liggen de selectiecriteria in het verlengde van minimum geschiktheidseisen, zoals de mate van ervaring, maar ook het aantal en de kwaliteit van referenties.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, opstellen selectiecriteria.

Voorbeeld: selecteren op basis van aantal jaar ervaring

Bij een procedure met nadere selectie wordt slechts een beperkt aantal gegadigden geselecteerd om een inschrijving te doen op een opdracht waar diversiteit en inclusie van belang is. Een minimum geschiktheidseis kan zijn dat een gegadigde minimaal 3 jaar ervaring heeft met diversiteit en inclusie bij (de uitvoering van) opdrachten. Aanvullend op deze minimumgeschiktheidseis kunt u als selectiecriterium opnemen dat er punten worden toegekend aan elk jaar met ervaring. Zo zal een gegadigde met 5 jaar ervaring beter scoren dan een partij met 3 jaar ervaring. U kunt dergelijke eisen en criteria alleen stellen als u heeft onderzocht of de markt hieraan kan voldoen.

Minimum eisen en (sub)gunningscriteria

Als u wilt dat de opdrachtnemer zich op de aanpak van diversiteit en inclusie inhoudelijk kan onderscheiden, kunt u minimum eisen (knock-out) en (sub)gunningscriteria gebruiken. Het Europese Hof van Justitie heeft het gebruik van sociale gunningscriteria uitdrukkelijk toegelaten, mits deze verband houden met het voorwerp van de opdracht.

Bij aanbestedingen kunt u beoordelen in hoeverre inschrijvers voldoen aan een criterium over de inzet, maatregelen, de borging en/of het beoogd resultaat. Bijvoorbeeld door te vragen naar een plan van aanpak over het waarborgen van kansengelijkheid. Inschrijvers die meer waarborgen kunnen bieden, kunnen op basis van dit gunningscriterium een hogere score toebedeeld krijgen.

Om een goede aanpak te ontvangen, is een gerichte uitvraag belangrijk. Benoem hoe de uitvraag aansluit bij uw visie en uitdaging op diversiteit en inclusie. Maak vooraf duidelijk hoe u de plannen zo objectief mogelijk beoordeelt. Zorg ook dat een (diverse) beoordelingscommissie voldoende kennis heeft om de kwaliteit van de inschrijving te kunnen inschatten.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, gunningscriteria. 

Voorbeeld: ontwikkelen en uitvoeren van assessments voor het werven van personeel

U kunt uitvragen in welke mate de assessments ontworpen zijn en uitgevoerd worden op een wijze die gelijke kansen garandeert voor alle kandidaten. Als (sub)gunningscriterium kunt u opnemen dat inschrijvers in een plan van aanpak uitschrijven hoe ze deze kansengelijkheid waarborgen. Inschrijvingen die meer invulling geven aan dit criterium, geeft u een hogere score.

Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden

U kunt in de aankondiging van de opdracht of in uw aanbestedingsdocument specifieke voorwaarden stellen aan de uitvoering van de opdracht. Met het indienen van een offerte, gaat de inschrijver hiermee akkoord. De bijzondere uitvoeringsvoorwaarden neemt u als contractsbepalingen op in de overeenkomst met de opdrachtnemer. Neem afspraken over monitoring en evaluatie op in de voorwaarden en onderzoek of de gevraagde inspanning proportioneel is.

Volgens een interpretatieve Mededeling van de Europese Commissie kan de opdrachtnemer onder andere de verplichting opleggen om ‘tijdens de uitvoering van de opdracht maatregelen te nemen ter bevordering van gelijke kansen voor vrouwen en mannen of ter bevordering van de etnische of raciale diversiteit, of in gelijke toegang te voorzien voor gehandicapten’.

Als een opdrachtnemer nog geen maatregelen treft of beleid voert op diversiteit en inclusie, kunt u als voorwaarde stellen dit in het kader van de opdracht wel te gaan doen en hierover te rapporteren. Bijvoorbeeld door de ondertekening van het Charter Diversiteit of een vergelijkbaar instrument binnen een vastgestelde termijn na de ingangsdatum van de overeenkomst.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.

Praktijkvoorbeeld

Praktijkvoorbeeld van diversiteit en inclusie als subgunningscriterium en het Charter Diversiteit als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde: Diversiteit en inclusie bij selectieprocedure Rijkstrainees.

Monitoren en evalueren

In de contractperiode legt de leverancier periodiek verantwoording af over de gemaakte afspraken. Vaak gaat het over de genomen maatregelen en doorgevoerde veranderingen. Denk ook aan maatregelen om de uitstroom of uitval van divers personeel te voorkomen. Reflecteer op wat wel of niet werkt en houd ruimte om – indien nodig - de aanpak op diversiteit en inclusie aan te passen. Evalueer de opdracht en neem uw bevindingen mee bij toekomstige inkooptrajecten.

Voor de uitvoering van de opdracht kan het van belang zijn om de achtergrondkenmerken bij in-, door- en uitstroom te analyseren. Als u bij de monitoring van diversiteit en inclusie persoonsgegevens verwerkt, bent u verwerkingsverantwoordelijke voor de AVG. Verzamel alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor uw doel en houdt u aan regelgeving met betrekking tot het verwerken, beveiligen, delen en bewaren van de gegevens. Een voorbeeld hiervan is de nulmeting diversiteit en inclusie van het ministerie van Defensie.

U kunt als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde opnemen dat de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht meet en rapporteert over de samenstelling van het personeelsbestand. De gegevensverzameling mag uiteraard niet conflicteren met de privacyregels.

Monitoren met de MVI-zelfevaluatie tool

Met de MVI-zelfevaluatie tool kunt u inzicht krijgen in uw prestaties en vorderingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Vanaf 2022 is dit ook voor diversiteit en inclusie mogelijk.