Integriteitsrisico’s bij inkoop

Toon pagina in menu

In elke fase van het inkoopproces (voorbereiden, doorlopen en uitvoeren) loopt de overheid risico op het gebied van integriteit. PIANOo heeft voor u de belangrijkste risico's op een rijtje gezet.

Hoe groot een risico is, of het risico vaak voorkomt en wat de invloed van dit risico is, kan moeilijk in algemene zin aangegeven worden. Dit hangt van zeer veel factoren af. In onderstaand overzicht zijn dan ook alleen de mogelijke risico's aangehaald zonder enige vorm van statistiek, wel worden hier en daar beheersmaatregelen genoemd.

Fase 1: Voorbereiden opdrachtFase 1: Voorbereiden opdracht

Tijdens de voorbereiding kan al bij de behoeftebepaling, planning en budgettering sprake zijn van aanzet tot integriteitsproblemen verderop in het inkoopproces. Dit kan leiden tot lastige situaties bij de gunning en de uitvoering. De integriteit van de behoeftesteller, de planner of de budgethouder kan daardoor in gedrang komen.

Voorbeelden van situaties met aanzet tot integriteitsproblemen:

  • behoeftes slecht in kaart zijn gebracht of onnodig zijn
  • vage, niet concrete en onduidelijke of niet objectieve specificaties
  • de planning niet realistisch is
  • het budget ontoereikend is

Interferentie

Interferentie in het inkoopproces door een bestuurder is een vrij obligate niet-integere handelswijze, die helaas nog altijd voorkomt en meestal al bij de voorbereidingsfase. Als een inkoper dan kan terugvallen op vastgelegde afspraken en procedures, kan dit helpen bij het handhaven van integer gedrag. In de nieuwe Europese richtlijnen kan een ondernemer die het inkoopproces tracht te beïnvloeden uitgesloten worden. Of deze uitsluitingsgrond ook toegepast gaat worden op het beïnvloeden van bestuurders is niet zeer waarschijnlijk.

Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedurFase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure

Gelijke kansen voor alle bedrijven is één van de beginselen van aanbesteden. Dit houdt ook in dat alle potentiële deelnemers gelijke informatie moeten krijgen. Manipulatie met informatie is een belangrijke bron van niet-integer gedrag.

Voorbeelden van situaties met aanzet tot integriteitsproblemen:

  • Belangenverstrengeling
  • Tekortkomingen in de administratieve organisatie
  • Geen 4-ogenprincipe
  • Geen of onvoldoende scheiding van functies
  • Geen concurrentie vanwege collusie of bij enkelvoudige onderhands gunnen.

Fase 3: Uitvoeren van de opdrachtFase 3: Uitvoeren van de opdracht

Na de gunning liggen de risico's op het vlak van contractbeheer. Niet leveren, niet op tijd leveren, slechte kwaliteit leveren, meerwerk en wezenlijke wijzigingen van het contract zijn enkele van de vele risico's tijdens de uitvoering van de opdracht. Valse facturen kunnen meestal alleen geïnd worden als van de kant van de aanbestedende dienst iemand medewerking verleend.

Verder leveren het verlengen van bestaande contracten en het toepassen van de onderhandelingsprocedure risico's op.