Inkopen van ICT

Aanbestedende diensten vinden het doelmatig en rechtmatig inkopen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) vaak een grote uitdaging. Oorzaken hiervan zijn dat de ICT-markt continu in beweging is en de technologische ontwikkelingen elkaar zeer snel opvolgen. Belangrijk voor het slagen van uw ICT-(inkoop)project is kennis te hebben van veel gebruikte ICT-termen en -onderwerpen zoals projectmanagement, governance, architectuur, de generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) en wat een vendor lock-in is. Deze kennis kan voorkomen dat ICT-projecten te laat, te duur en niet volgens de gemaakte afspraken worden opgeleverd.

ICT Markttoets

Door voorafgaand aan een aanbestedingstraject de ICT Markttoets uit te voeren, betrekt u als overheidsorganisatie de markt in een vroegtijdig stadium bij de plannen. Hierdoor verbetert de kwaliteit van ICT-projecten.

Tijdens een ICT Markttoets krijgt u als overheidsorganisatie antwoord op vragen als:

  • Welke risico’s zien we over het hoofd?
  • Hoe heeft de markt mijn probleem in vergelijkbare situaties opgelost?
  • Wat is de beste aanbestedingsstrategie?

Sourcingstrategie

Een aanbestedende dienst kan besluiten om voor het inkoopinstrument te kiezen, om haar organisatiedoelstellingen te verwezenlijken. Een andere mogelijkheid is om enkele ICT-componenten deel uit te laten maken van het primaire bedrijfsproces. Al dan niet met behulp van open source softwarewordt dan de ontwikkeling en het beheer van software in eigen beheer genomen. Op bestuurlijk niveau is het verstandig om deze afweging per project te maken.

Indien een aanbestedende dienst de werkzaamheden (ontwikkelen/beheer/onderhoud) zelf wenst uit te voeren, dan is het verstandig om te onderzoeken of de benodigde kennis/ervaring/capaciteit in huis is.

Eisen en wensen opstellen

Als je iets maakt wat mensen ook echt willen, is de kans het grootst dat het ook echt wordt gebruikt. Dat is effectief, maar ook efficiënt. De kosten die u heeft gemaakt, vertalen zich dan terug in concrete resultaten. En daarmee voldoet u aan de plicht om gebruikers te informeren over hun rechten, eventuele risico's et cetera. Die zorgplicht is zowel strikt juridisch als moreel van aard: de gebruiker verdient een overheid die hem of haar optimaal bedient. En als dat vervolgens ook gebeurt, komt dat het draagvlak voor de overheid ten goede. Zo leidt het principe 'gebruiker centraal' altijd tot een win-win-situatie.

Projectmanagement

Projectmanagement is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond worden. Goed projectmanagement is van groot belang voor het slagen van uw ICT-project. Houd bij het opzetten van je project rekening met: projectvormen, risico's op meerwerk, agile of niet en de invloed op het inkoopproces.

Geleerde lessen inkoop software

Om professioneel inkopen te stimuleren en leveranciersafhankelijkheid te beperken heeft PIANOo enkele geleerde lessen geformuleerd specifiek voor de inkoop van software. De geleerde lessen omvatten: aandachtspunten bij specificeren, omvang van de opdracht, kwaliteit borgen, intellectueel eigendom, fatale termijnen, test- en acceptatietraject, ontsnappingsmogelijkheid, kwaliteitscontrole en migratiestrategie.

Gateway Review

Een Gateway Reviewis een vertrouwelijke toetsing uitgevoerd door een tijdelijk Gateway Reviewteam. Bureau Gateway is de enige licentiehouder in Nederland en begeleidt de uitvoering van Gateway Reviews op hoog risico projecten en programma's bij de (Rijks)overheid, waaronder mogelijk uw ICT-project.

Governance

Een juiste inrichting van de besluitvorming en verantwoordelijkheden rondom ICT-projecten bij de overheid is cruciaal voor een goede controle en beheersing van deze projecten. Ook een goede beheersstructuur bij ICT-projecten is van groot belang. Een onduidelijke beheersstructuur maakt ICT-projecten stuurloos en vergroot de kans op falen.

Architectuur

De informatie-architectuur beschrijft de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen. NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) is de norm voor de Nederlandse overheid. NORA is bedoeld als richtinggevend en sturend instrument. Het bevat kaders en bestaande afspraken voor het inrichten van de informatiehuishouding. Het realiseren van voorzieningen binnen die kaders en afspraken, zorgt er voor dat ze goed samenwerken met andere voorzieningen en dat optimaal hergebruik gemaakt wordt van bestaande oplossingen.

Open standaarden

ICT-standaarden kunnen 'open' of 'leveranciersgebonden' zijn. Het gebruik van leveranciersgebonden standaarden is veelal beperkt door intellectueel eigendomsrecht. Door een open standaard te gebruiken in plaats van een leveranciersgebonden standaard kan de gebruiker van de standaard informatie vastleggen in een toekomstvast formaat, of uitwisselen met software van andere leveranciers die dezelfde standaard ondersteunt.

ICT-standaarden

Generieke digitale infrastructuur (GDI)

De overheid verbetert de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Digitalisering biedt daarvoor grote mogelijkheden, als dat op een uniforme, veilige en geharmoniseerde wijze gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan het inloggen op overheidsvoorzieningen met DigiD voor burgers, of aan het eenvoudig vinden van informatie voor bedrijven op het digitale Ondernemersplein.

Generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI)

Inkoopprocedures en -methodieken

De Europese standaardprocedures zullen in de meeste gevallen voldoende geschikt zijn voor de inkoop van uw ICT. U kunt ook specifieke procedures gebruiken zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen. De Best Value Procurement-methodiek is een regelmatig toegepaste inkoopmethodiek bij ICT-aanbestedingen.

Vendor lock-in

Een Vendor lock-inis het verschijnsel dat een een organisatie zo afhankelijk wordt van een leverancier dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen.Vendor lock-ins zijn in de praktijk lastig te doorbreken, omdat bij verandering van leverancier de migratiekosten (omschakelkosten) doorgaans onevenredig hoog zijn.

Inkoopvoorwaarden en overeenkomstmodellen

De meeste aanbestedende diensten hanteren inkoopvoorwaarden. Een kenmerk van de voorwaarden is dat deze in zijn algemeenheid gelden, de kernbedingen (prijs, looptijd, enzovoort) van een opdracht worden in de overeenkomst zelf geregeld. Zowel de Rijksoverheid als de Waterschappen hebben algemene inkoopvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten opgesteld.

Contractmanagement

ICT contractmanagement is het managen van een overeenkomst in de fase van uitvoering om daarmee de doelstellingen van de overeenkomst te realiseren. Hierbij komen verschillende aspecten kijken, zoals: toezicht houden op de prestaties, relatiemanagement, financiën bewaken, contractbeheer, (onderhandelen over) wijzigingen (bijhouden) en risico- en issue management.

Duurzaamheid

U kunt er voor kiezen om duurzaamheid een (belangrijke) rol te laten spelen in uw inkooptraject. Een steeds groter deel van onze producten bestaat uit ICT-apparatuur. Alle organisaties hebben mobiele telefoons, laptops, tablets en soms ook nog servers nodig. Wanneer het gaat over circulair en duurzaam inkopen worden ICT-middelen vaak als kansrijke productgroepen genoemd.

Tools, handreikingen en voorbeelden

De volgende informatie kan u helpen met maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI):

Tips

Contractmanager ICT Werkomgeving Rijk Johan Rodenhuis komt in het interview Eén nieuwe telefoon, één van de afvalberg met meerdere tips hoe het Rijk op een duurzame manier om kan gaan met (de inkoop van) haar apparaten:

  • Bedenk vooraf of u echt een nieuw product nodig hebt. Een product níet kopen of kiezen voor een tweedehands product heeft veruit het meeste effect.
  • Kiest u voor een nieuw apparaat? Kijk dan onder andere naar de totale kosten over de verwachte levensduur: een toestel van 300 euro dat twee jaar meegaat is veel duurder dan een smartphone van 500 euro waar u vijf jaar mee kunt doen. Let ook op hoe lang reserveonderdelen beschikbaar zijn en het aantal jaren dat de software ondersteund wordt.
  • Denk na over hoe u producten langer kunt gebruiken, bijvoorbeeld door middel van diensten voor onderhoud en reparatie of een smartphonehoesje met veiligheidsglas om beschadigingen te voorkomen.
  • Bied afgedankte apparaten ter hergebruik aan bij Domeinen Roerende Zaken.