Overslaan en naar de inhoud gaan

Secondary navigation

  • Over PIANOo
  • Contact
  • Help
  • Sitemap
  • Nieuwsbrief
  • English
Pianoo Logo

Hoofdnavigatie

  • Home
  • Inkopen in het kort
  • Inkoopproces
  • Regelgeving
  • Thema's
  • Sectoren
  • Actueel
Menu Sluiten

Zoeken

Meest gezocht

Drempelbedragen Europees Aanbesteden Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) CPV-codes
  • Sectoren
  • ICT
  • Inkopen van ICT
Sectoren
  • Energie
  • GWW
  • ICT
    • Inkopen van ICT
      • Eisen en wensen
      • Projectmanagement
      • Geleerde lessen
      • Gateway review
      • Governance
      • Architectuur
      • Open standaarden ICT
      • Generieke infrastructuur (GDI)
      • Procedures en -methoden
      • Vendor lock-in
      • Inkoopvoorwaarden
      • Contractmanagement
    • ICT categorieën
    • Praktijkvoorbeelden
    • Handreikingen
    • Onderzoeken
  • Mobiliteit
  • Onderwijs
  • Sociaal Domein
  • Archeologie
  • Flexibele arbeidskrachten
  • Verzekeringen
  • Branchedossiers

Inkopen van ICT

Aanbestedende diensten vinden het doelmatig en rechtmatig inkopen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) vaak een grote uitdaging. Oorzaken hiervan zijn dat de ICT-markt continu in beweging is en de technologische ontwikkelingen elkaar zeer snel opvolgen. Belangrijk voor het slagen van uw ICT-(inkoop)project is kennis te hebben van veel gebruikte ICT-termen en -onderwerpen zoals projectmanagement, governance, architectuur, de generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) en wat een vendor lock-in is. Deze kennis kan voorkomen dat ICT-projecten te laat, te duur en niet volgens de gemaakte afspraken worden opgeleverd.

ICT Markttoets

Door voorafgaand aan een aanbestedingstraject de ICT Markttoets uit te voeren, betrekt u als overheidsorganisatie de markt in een vroegtijdig stadium bij de plannen. Hierdoor verbetert de kwaliteit van ICT-projecten.

Tijdens een ICT Markttoets krijgt u als overheidsorganisatie antwoord op vragen als:

  • Welke risico’s zien we over het hoofd?
  • Hoe heeft de markt mijn probleem in vergelijkbare situaties opgelost?
  • Wat is de beste aanbestedingsstrategie?

Sourcingstrategie

Een aanbestedende dienst kan besluiten om voor het inkoopinstrument te kiezen, om haar organisatiedoelstellingen te verwezenlijken. Een andere mogelijkheid is om enkele ICT-componenten deel uit te laten maken van het primaire bedrijfsproces. Al dan niet met behulp van open source softwarewordt dan de ontwikkeling en het beheer van software in eigen beheer genomen. Op bestuurlijk niveau is het verstandig om deze afweging per project te maken.

Indien een aanbestedende dienst de werkzaamheden (ontwikkelen/beheer/onderhoud) zelf wenst uit te voeren, dan is het verstandig om te onderzoeken of de benodigde kennis/ervaring/capaciteit in huis is.

Eisen en wensen opstellen

Als je iets maakt wat mensen ook echt willen, is de kans het grootst dat het ook echt wordt gebruikt. Dat is effectief, maar ook efficiënt. De kosten die u heeft gemaakt, vertalen zich dan terug in concrete resultaten. En daarmee voldoet u aan de plicht om gebruikers te informeren over hun rechten, eventuele risico's et cetera. Die zorgplicht is zowel strikt juridisch als moreel van aard: de gebruiker verdient een overheid die hem of haar optimaal bedient. En als dat vervolgens ook gebeurt, komt dat het draagvlak voor de overheid ten goede. Zo leidt het principe 'gebruiker centraal' altijd tot een win-win-situatie.

Projectmanagement

Projectmanagement is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond worden. Goed projectmanagement is van groot belang voor het slagen van uw ICT-project. Houd bij het opzetten van je project rekening met: projectvormen, risico's op meerwerk, agile of niet en de invloed op het inkoopproces.

Geleerde lessen inkoop software

Om professioneel inkopen te stimuleren en leveranciersafhankelijkheid te beperken heeft PIANOo enkele geleerde lessen geformuleerd specifiek voor de inkoop van software. De geleerde lessen omvatten: aandachtspunten bij specificeren, omvang van de opdracht, kwaliteit borgen, intellectueel eigendom, fatale termijnen, test- en acceptatietraject, ontsnappingsmogelijkheid, kwaliteitscontrole en migratiestrategie.

Gateway Review

Een Gateway Reviewis een vertrouwelijke toetsing uitgevoerd door een tijdelijk Gateway Reviewteam. Bureau Gateway is de enige licentiehouder in Nederland en begeleidt de uitvoering van Gateway Reviews op hoog risico projecten en programma's bij de (Rijks)overheid, waaronder mogelijk uw ICT-project.

Governance

Een juiste inrichting van de besluitvorming en verantwoordelijkheden rondom ICT-projecten bij de overheid is cruciaal voor een goede controle en beheersing van deze projecten. Ook een goede beheersstructuur bij ICT-projecten is van groot belang. Een onduidelijke beheersstructuur maakt ICT-projecten stuurloos en vergroot de kans op falen.

Architectuur

De informatie-architectuur beschrijft de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen. NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) is de norm voor de Nederlandse overheid. NORA is bedoeld als richtinggevend en sturend instrument. Het bevat kaders en bestaande afspraken voor het inrichten van de informatiehuishouding. Het realiseren van voorzieningen binnen die kaders en afspraken, zorgt er voor dat ze goed samenwerken met andere voorzieningen en dat optimaal hergebruik gemaakt wordt van bestaande oplossingen.

Open standaarden

ICT-standaarden kunnen 'open' of 'leveranciersgebonden' zijn. Het gebruik van leveranciersgebonden standaarden is veelal beperkt door intellectueel eigendomsrecht. Door een open standaard te gebruiken in plaats van een leveranciersgebonden standaard kan de gebruiker van de standaard informatie vastleggen in een toekomstvast formaat, of uitwisselen met software van andere leveranciers die dezelfde standaard ondersteunt.

ICT-standaarden

Generieke digitale infrastructuur (GDI)

De overheid verbetert de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Digitalisering biedt daarvoor grote mogelijkheden, als dat op een uniforme, veilige en geharmoniseerde wijze gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan het inloggen op overheidsvoorzieningen met DigiD voor burgers, of aan het eenvoudig vinden van informatie voor bedrijven op het digitale Ondernemersplein.

Generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI)

Inkoopprocedures en -methodieken

De Europese standaardprocedures zullen in de meeste gevallen voldoende geschikt zijn voor de inkoop van uw ICT. U kunt ook specifieke procedures gebruiken zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen. De Best Value Procurement-methodiek is een regelmatig toegepaste inkoopmethodiek bij ICT-aanbestedingen.

Vendor lock-in

Een Vendor lock-inis het verschijnsel dat een een organisatie zo afhankelijk wordt van een leverancier dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen.Vendor lock-ins zijn in de praktijk lastig te doorbreken, omdat bij verandering van leverancier de migratiekosten (omschakelkosten) doorgaans onevenredig hoog zijn.

Inkoopvoorwaarden en overeenkomstmodellen

De meeste aanbestedende diensten hanteren inkoopvoorwaarden. Een kenmerk van de voorwaarden is dat deze in zijn algemeenheid gelden, de kernbedingen (prijs, looptijd, enzovoort) van een opdracht worden in de overeenkomst zelf geregeld. Zowel de Rijksoverheid als de Waterschappen hebben algemene inkoopvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten opgesteld.

Contractmanagement

ICT contractmanagement is het managen van een overeenkomst in de fase van uitvoering om daarmee de doelstellingen van de overeenkomst te realiseren. Hierbij komen verschillende aspecten kijken, zoals: toezicht houden op de prestaties, relatiemanagement, financiën bewaken, contractbeheer, (onderhandelen over) wijzigingen (bijhouden) en risico- en issue management.

Duurzaamheid

U kunt er voor kiezen om duurzaamheid een (belangrijke) rol te laten spelen in uw inkooptraject. Een steeds groter deel van onze producten bestaat uit ICT-apparatuur. Alle organisaties hebben mobiele telefoons, laptops, tablets en soms ook nog servers nodig. Wanneer het gaat over circulair en duurzaam inkopen worden ICT-middelen vaak als kansrijke productgroepen genoemd.

Tools, handreikingen en voorbeelden

De volgende informatie kan u helpen met maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI):

  • In de productgroep Automatisering en telecommunicatie liggen veel kansen liggen om maatschappelijk verantwoord in te kopen. Met behulp van MVI-criteria tool verzamelt u snel de meest recente MVI-criteria voor uw inkoopdocument.
  • In mei 2019 is door het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu de Rekentool milieueffecten ICT gepubliceerd.
  • De Wegwijzer Circulair Inkopen (ICT) is een verzameling van de beschikbare kennis, tips en voorbeelden op het gebied van circulair inkopen.
  • Samenvatting van het leernetwerk klimaatneutraal en circulair inkopen van ICT (2018)
  •  Factsheets die zijn opgesteld aan de hand van de in 2017 binnen de Green Deal Circulair Inkopen 1.0 en REBus uitgevoerde ICT-projecten.
  • In 2021 is de Buyer Group ICT hardware gestart.

Tips

Contractmanager ICT Werkomgeving Rijk Johan Rodenhuis komt in het interview Eén nieuwe telefoon, één van de afvalberg met meerdere tips hoe het Rijk op een duurzame manier om kan gaan met (de inkoop van) haar apparaten:

  • Bedenk vooraf of u echt een nieuw product nodig hebt. Een product níet kopen of kiezen voor een tweedehands product heeft veruit het meeste effect.
  • Kiest u voor een nieuw apparaat? Kijk dan onder andere naar de totale kosten over de verwachte levensduur: een toestel van 300 euro dat twee jaar meegaat is veel duurder dan een smartphone van 500 euro waar u vijf jaar mee kunt doen. Let ook op hoe lang reserveonderdelen beschikbaar zijn en het aantal jaren dat de software ondersteund wordt.
  • Denk na over hoe u producten langer kunt gebruiken, bijvoorbeeld door middel van diensten voor onderhoud en reparatie of een smartphonehoesje met veiligheidsglas om beschadigingen te voorkomen.
  • Bied afgedankte apparaten ter hergebruik aan bij Domeinen Roerende Zaken.
Deel deze pagina:
Bureau ICT Toetsing (BIT)

Advies over de risico’s en slaagkans van een ICT-project.

Eindrapport Grip op ICT (Commissie Elias), kabinetsreactie en voortgangsrapportages Afhankelijkheid van ICT-leveranciers verminderen Bureau ICT-toetsing - BIT
ICT Brancheorganisaties

Een selectie van bekende verenigingen

Nederland ICT De ICT Vereniging - MKB OIZ - ICT in de Zorg IT United - zelfstandige IT-ers Dutch Digital Agencies (DDA) - digitale bureaus
Sectoren
  • Home
  • Inkopen in het kort
  • Inkoopproces
    • Fase 1 Voorbereiden
      • Inkoopbehoefte
      • Aanbestedingsregels
      • Aanbestedingsplicht
        • Operationele eenheid
        • Overheidsinstanties
        • Publiekrechtelijke instellingen
        • Ramen opdracht
        • Maak/koopbeslissing
          • Stappenplan
      • Inkoopstrategie
        • Economische afwegingen
      • Beleidsdoelen
      • Vormgeven opdracht
      • (Sub)gunningscriteria
        • Prestatieprikkels
          • Toepassen
          • Bonussen en malussen
          • Stappenplan
          • Value engineering
      • Selectiecriteria
        • Faillissementsrisico
      • Specificeren
        • Milieu, sociaal en arbeid
        • Technische specificaties
        • Keurmerken
        • Algemene voorwaarden
      • Markt betrekken
      • Kiezen procedure
      • Afronden
    • Fase 2 Doorlopen
      • Aankondigen
        • Inhoud aankondigingsformulier
        • Termijnen openbare procedures
        • Termijnen procedures met voorselectie
      • Aanmelden
      • Selecteren
      • Inschrijven
      • Gunnen
        • Model-K
        • Ongeldige en bijzondere inschrijvingen
        • Geen verplichting tot gunnen
        • Abnormaal lage inschrijving
          • Methodieken
        • Informatieverstrekking
      • Afronden
    • Fase 3 Uitvoeren
      • Contractbeheer
      • Contractmanagement
      • Leveranciersmanagement
    • Organisatie
      • Strategisch inkoop
      • Categoriemanagement
      • Inkoopdiagnose
      • Inkooppakketten
        • Algemeen
        • Waterschappen
      • Inkoopsamenwerking
      • MSU+ model
      • Prestatie-inkoop/Best Value Procurement
      • Prestatiemeten/Past Performance
      • Tenderboard
    • Aanbestedingsprocedures
      • EU standaardprocedures
      • EU specifieke procedures
        • Sociale en andere specifieke diensten
        • Mededingings- procedure met onderhandeling
        • Onderhandelings- procedure zonder aankondiging
        • Versnelde procedure
        • Concurrentie- gerichte dialoog
        • Prijsvraag
        • Concessie
        • Elektronische veiling
        • Innovatiepartner- schap
          • Precommercieel inkopen
          • Innovatiepartnerschap of pre-commercieel inkopen
        • Dynamisch aankoopsysteem
      • Raamovereenkomsten
      • Nationale procedures
    • Rechtsbescherming
    • (Niet-)wezenlijke wijziging
    • Praktijk & Tools
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
  • Regelgeving
    • Aanbestedingswet
      • Klachtenafhandeling
      • VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden
      • VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid
    • Gids Proportionaliteit
    • Uniform Europees Aanbestedingsdocument
      • Interactieve pdf
        • Aandachtspunten ondernemers
    • Europese richtlijnen
      • Regelgeving bij EU richtlijnen
        • GPA
        • Inbreukprocedure
    • Drempelbedragen
    • CPV-codes
    • ARW 2016
    • Voorwaarden
      • Rijksoverheid
        • ARVODI
        • ARIV
        • ARBIT
        • Toelichting
      • Waterschappen
      • Gemeenten
      • Diversen
      • UAV 2012
    • Gedragsverklaring aanbesteden
    • Jurisprudentie
      • Jurisprudentieoverzicht
        • Aanbestedende dienst
        • Afbreken procedure
        • Beslissingen selectie en gunning
        • Bijzondere procedures
        • Eisen aan inschrijver en beoordeling
        • Eisen aan offerte en beoordeling
        • Inhoud bestek en contract
        • Mededinging
        • TenderNed
        • Type opdracht
        • Uitgezonderde opdrachten
        • Voorbereiding
        • Waarde van de opdracht
        • Wezenlijke wijziging
      • Wekelijkse samenvattingen
  • Thema's
    • Coronacrisis en inkoop
      • Veel voorkomende vragen
      • Analyse aanbestedingen
      • Praktijkvoorbeelden
      • Webinars
    • Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
      • Nationaal plan
      • MVI-thema’s
        • Biobased inkopen
          • Aan de slag
            • Hoe inkopen
            • Productgroepen en producten
            • Aandachts-punten
          • Toelichting
            • Producten
            • Beleid biogrondstoffen
            • Voordelen
            • Biobased/ circulair
          • Praktijkvoorbeelden
          • Handreikingen
          • Onderzoeken
        • Circulair inkopen
          • Aan de slag
          • Toelichting
          • Praktijkvoorbeelden
          • Handreikingen
          • Onderzoeken
        • Internationale sociale voorwaarden
          • ISV in het inkoopproces
            • Voorbereiden
            • Doorlopen
            • Uitvoeren
          • Toelichting
          • Praktijkvoorbeelden
          • Handreikingen
          • Onderzoeken
        • Milieuvriendelijk inkopen
          • Toelichting
          • Praktijkvoorbeelden
          • Handreikingen
          • Onderzoeken
        • Social return
          • In de aanbesteding
          • In de praktijk
            • Rijksoverheid
          • Toelichting
            • Participatiewet
          • Praktijkvoorbeelden
          • Handreikingen
          • Onderzoeken
      • MVI-criteria
        • Automatisering en telecommunicatie
        • Energie
        • Grond-, weg- en waterbouw
        • Kantoorfaciliteiten en diensten
        • Kantoorgebouwen
        • Transport en vervoer
      • Beleid en uitvoering
        • SDG's
        • Manifest MVI
          • Manifest tekst
          • Ondertekenaars
          • Actieplannen
      • MVI in het inkoopproces
        • Voorschrijven tot uitnodigen
          • Voorschrijven
          • Aanmoedigen
          • Uitnodigen
        • Checklist MVI
        • Milieukeurmerk
      • Buyer groups
        • Verkeersborden en bewegwijzering
        • Bouwmaterialen biobased
        • Bouwmaterieel zero emissie
        • Clean Vehicles Directive
        • Doelgroepenvervoer
        • Houtbouw
        • ICT hardware
        • Inhuur professionals
        • Nieuwbouw woningen
        • Polymeren
        • Renovatie corporatiewoningen
        • Scholen
        • Textiel
        • Wegverharding
        • Zero emissie inkoop
        • Leernetwerken
      • Praktijk & tools
        • Webinars en verslagen
        • Praktijkvoorbeelden
        • Handreikingen
        • Onderzoeken
        • MVI-criteriatool
        • MVI in kaart
        • Zelfevaluatietool
    • Innovatie
      • Aan de slag
        • SBIR
          • Stappenplan
        • Verschil pre-commercieel - innovatiesubsidie
        • Innovatiepartnerschap
          • Stappenplan
        • Proeftuin of pilot
          • Stappenplan prijsvraag
          • Stappenplan proeftuin
        • Functioneel specificeren
          • Stappenplan
        • Launching customer
      • Strategieën
        • Innovatietraject
          • Stappenplan
        • Procesoverzicht
      • Kansrijke thema’s
        • Diensten
        • Werken
        • Sociaal Domein
      • Achtergrondinformatie
        • Voordelen
        • Verschil regulier inkopen
        • Rolverdeling
          • Bestuurders
          • Opdrachtgevers
          • Innovatieadviseurs
          • Inkopers
        • Ethisch verantwoord
        • Europese partnerschap
      • In het kort - metrokaart
      • Praktijk & tools
        • Stappenplannen
        • Praktijkvoorbeelden
        • Handreikingen
        • Onderzoeken
    • Beter Aanbesteden
      • 2021-2024
      • 2018-2019
    • BPKV
      • Aan de slag
        • Voorbereiden
          • Analyse motiveringen laagste prijs
          • Opstellen criteria
          • Gewicht criteria
          • Beschrijving beoordelingsmethoden
          • Score
        • Doorlopen
        • Uitvoeren
      • Toelichting
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • Integriteit
      • Aanbestedende diensten
        • Ograniseren integriteit
      • Inkopers
      • Bedrijven
        • Uitsluitingsgronden
        • Sanctiemogelijkheden
      • Regelgeving
        • Mededinging
      • Achtergrondinformatie
        • Integriteitsrisico's
        • Overtredingen
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • MKB
      • Aan de slag
      • Toegelicht
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • Publiek Private Samenwerking (PPS)
      • Aan de slag
      • Toelichting
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
  • Sectoren
    • Energie
      • Inkoop duurzame energie
        • Voorbereiden
          • Definities en ambities
          • Inkoopstrategie
          • Aansluitingenbestand
          • Klikstrategie
          • Aanvullende dienstverlening
        • Doorlopen
        • Uitvoeren
      • Eigen opwekking
      • Toegelicht
        • Energiebron
        • Garanties van Oorsprong
        • Vrijwillige Emissie Rechten
        • Prijzen certificaten
        • Leveringsprijs
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • GWW
      • Inkopen GWW
        • Inkoopstrategie
        • Bouworganisatie- vormen
          • Afwegingsproces
        • Duurzaam GWW
          • BPKV
          • Innovatiegericht
        • Vraagspecificaties
        • Procedures
        • Inkoopmethodieken
      • Contractvormen
        • DBM(O)
        • DBFM(O)
          • Meerwaardetoets
        • Design & Construct
        • Engineering & Construct
        • Prestatiecontracten
        • Traditionele contracten
        • Hybride contracten
        • Ingenieursdiensten
        • UAV en UAV-GC
      • Contractbeheersing
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • ICT
      • Inkopen van ICT
        • Eisen en wensen
        • Projectmanagement
        • Geleerde lessen
        • Gateway review
        • Governance
        • Architectuur
        • Open standaarden ICT
        • Generieke infrastructuur (GDI)
        • Procedures en -methoden
        • Vendor lock-in
        • Inkoopvoorwaarden
        • Contractmanagement
      • ICT categorieën
        • Standaardsoftware
        • Maatwerksoftware
        • Open source software
          • Actieplan NOIV
        • Cloudoplossingen
        • Hardware
        • Netwerken
        • Inhuur personeel
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • Mobiliteit
      • Inkopen duurzame mobiliteit
      • Kansen duurzame mobiliteit
      • Clean Vehicles Directive
      • Klimaatafspraken
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • Onderwijs
      • Inkopen door onderwijsinstellingen
      • Leermiddelenmarkt
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • Sociaal Domein
      • Checklist inkoop
        • Regelgeving
          • Medische verwijsroute
        • Team en behoefteanalyse
        • Aanbesteden, inbesteden, subsidie of Open House
          • Inbesteden
          • Subsidie
          • Open House
        • Flexibiliteit
        • Opdrachtwaarde en omvang
        • Aanbestedings- procedures
        • Privacygevoelige informatie
        • Samenwerken
        • Contractduur
        • Bekostigings- methodiek
        • Monitoren en evalueren
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
      • Onderzoeken
    • Archeologie
      • Inkopen van archeologie
        • Werk of dienst
        • Programma van Eisen
      • Archeologie en markt
        • Onderzoek
        • Wettelijk kader
      • Kwaliteitssysteem
      • Partijen en rollen
        • Archeologisch bestel
      • Proces
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
    • Flexibele arbeidskrachten
      • Inkopen
        • Wet DBA
      • Marktbeschrijving
      • Praktijkvoorbeelden
      • Handreikingen
    • Verzekeringen
      • Verzekeringsmarkt
      • Soorten verzekeringen
      • Verzekeringen voor decentrale overheden
      • Brandverzekering en co-assurantiemarkt
      • Aanbestedingsstrategie bij brandverzekeringen
    • Branchedossiers
  • Actueel
    • Nieuws
      • April
      • Maart
      • Februari
    • Agenda
    • Nieuw op PIANOo.nl
    • Statistieken
    • Inkoopvacatures
    • Inkoopopleidingen
    • Nieuwsbrieven

Over deze site

  • Privacy
  • Toegankelijkheid
  • Disclaimer
  • Cookies

Service

  • Archief
  • RSS

Contactformulier

  • webredactie@pianoo.nl
  • Contactformulier

Volg ons