Aanbestedingsprocedures in de GWW

In de sector Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW) liepen de begrippen aanbesteden en inkopen meer door elkaar dan bij leveringen en diensten. De oorzaak: de zeer lange traditie van aanbesteden in de GWW. Daarin werd nooit over inkopen gesproken maar alleen over aanbesteden. Er zijn verschillende aanbestedingsprocedures die gebruikt worden. Tevens is het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) opgesteld. Deze geldt voor het aanbesteden van opdrachten van werken onder de Europese drempelbedragen.

Algemeen

In het inkoopproces op deze website worden in fase 1 Voorbereiden uitvoerig alle procedures besproken inclusief de voor- en nadelen. Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is verplicht voor aanbestedingen van werken onder de Europese drempel maar ook voor boven de drempel wordt het gebruik ervan aangeraden. Het ARW 2016 beschrijft geen procedure voor het enkelvoudig onderhands aanbesteden maar wel voor het meervoudig.

Europese procedures

In de GWW neemt het aantal openbare en niet-openbare aanbestedingen al geruime tijd af. In 2012 lag het aantal volgens het EIB 18% lager dan in 2009. De daling vindt plaats over de gehele linie: zowel Rijk als provincies, waterschappen en gemeenten zagen een daling in het aantal opdrachten. De verdeling tussen openbaar en niet-openbaar blijft wel redelijk constant: 80/20 (Bron EIB).

Ongeveer 60% van het aantal GWW-opdrachten is in de markt gezet door gemeenten. Dit aandeel is over de afgelopen jaren redelijk constant. Het komt overeen met 35% van de totale waarde van alle GWW-aanbestedingen. Gemiddeld schrijven 7 tot 10 ondernemers in.

Onderhandse procedures

Het overgrote deel van de GWW-aanbestedingen heeft een waarde die (beduidend) lager is dan het Europese drempelbedrag. Een steeds groter deel van deze opdrachtenstroom wordt onderhands aanbesteed. Sommige aanbestedende diensten hebben de grens waaronder zij onderhands aanbesteden al opgeschoven tot aan de Europese drempel. Maar bij de meeste aanbestedende diensten ligt deze grens tussen de 500.000 en 1.500.000 euro.

Meer dan 50% van het aantal aanbestedingen is kleiner dan 500.000 euro. De transactiekosten zouden fors oplopen als dergelijke opdrachten ook openbaar worden aanbesteed.

Proces-verbaal van opening van de inschrijvingen

Het ARW 2016 schrijft in tegenstelling tot de Aanbestedingswet 2012 voor dat de aanbestedende dienst een proces verbaal van de opening van de inschrijving maakt met:

  • plaats en datum van opening van de inschrijvingen
  • korte aanduiding van de opdracht
  • namen en adressen van de inschrijvers
  • perceel of percelen, waarop is ingeschreven
  • bij laagste prijs: alle inschrijvingssommen
  • eventuele ongeregeldheden
  • naam en functie van degene die de inschrijvingen heeft geopend.

Het proces-verbaal van opening van de inschrijvingen wordt uiterlijk twee werkdagen na de datum van de opening aan alle inschrijvers toegezonden.

De verplichting om een proces-verbaal te maken geldt voor alle procedures die in het ARW 2016 zijn beschreven, dus ook de nationale en de meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Concurrentiegerichte dialoog

De concurrentiegerichte dialoog verschilt wezenlijk van een 'gewone' openbare of niet-openbare procedure. Het grootste verschil zit hem in de wijze van uitvragen. In de concurrentiegerichte dialoog start je met een vraag waarvoor geen (eenduidige) oplossing bekend is. Een optimale oplossing is afhankelijk van de kwaliteit van de dialoog tussen aanbestedende dienst en inschrijvende partijen. Maar hoe organiseer je die dialoog nu goed? Recente ervaringen van de Rijksgebouwendienst, Rijkswaterstaat en Defensie met de concurrentiegerichte dialoog bij een aantal geïntegreerde DBFM(O)-projecten zijn een paar jaar geleden omgezet in een handleiding.

Voor grote complexe GWW projecten is de concurrentiegerichte dialoog een geschikte procedure.