Fase 1: Voorbereiden inkoopopdracht met diversiteit en inclusie

Helder beleidsdoel

Zorg dat je als aanbestedende dienst de uitdaging en het beleidsdoel op het gebied van diversiteit en inclusie helder heeft. Om te weten wat je specifieke uitdaging is, is het belangrijk inzicht te hebben in het eigen personeelsbestand. Kijk hierbij niet alleen naar het totale plaatje, maar ook in specifieke afdelingen (bijvoorbeeld waar de besluitvorming plaatsvindt).

Neem bij de keuze voor je aanpak in overweging:

• Hoe komt diversiteit en inclusie terug in je opdracht?
• Is de inzet op diversiteit proportioneel en realistisch?
• Vraag je een algemeen plan van aanpak uit of heb je concrete wensen?
• Kun je inschrijvingen vanuit diverse invalshoek(en) beoordelen?
• Hoe ga je de voortgang monitoren?

Met een marktverkenning of marktconsultatie kom je achter de (on)mogelijkheden om diversiteit en inclusie mee te nemen in je opdracht. Vraag naar eigen ideeën om bij te dragen aan de doelen, onderzoek of je maatregelen voldoende ambitieus zijn om diversiteit en inclusie te stimuleren, en kijk of het marktaanbod voldoende groot is om aan de vraag te voldoen. In de voorbereidingsfase onderzoek je ook of maatregelen niet tegenstrijdig zijn met het gevoerde beleid en met wetgeving. Neem opgedane informatie mee in de keuze van de procedure en de omschrijving van het voorwerp van de opdracht.

Opdrachtomschrijving

Een divers team en perspectief leidt tot meer creativiteit en innovatieve producten en diensten, die beter aansluiten bij de maatschappij. Vermeld je visie op diversiteit en inclusie in de uitvraag en omschrijf dit als onderdeel van de opdracht.

Met je opdracht kun je een directe bijdrage leveren aan diversiteit en inclusie, of ervoor zorgen dat je opdracht divers en inclusief wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld:

• Uitvragen van diversiteit bij werving en selectie, die in het kader van de opdracht bijdraagt aan een divers eigen personeelsbestand.
• Uitvragen van een inclusieve maatregel, die in het kader van de opdracht bijdraagt aan een veilige, sociale en toegankelijke omgeving (zowel publiek als op kantoor).
• Uitvragen van specifieke kennis of ervaring op het gebied van taal, (sub)cultuur of omgangsvormen, die van belang zijn om je opdracht goed uit te (laten) voeren.
• Uitvragen van representatieve en toegankelijke communicatieproducten en onderzoek, die de maatschappij weerspiegelt en aansluit bij verschillende behoeften.

Als de opdrachtomschrijving elementen van diversiteit en inclusie bevat dan kun je deze omzetten in eisen en criteria. Zo kun je je inschrijvingen hierop beoordelen.

Specificeren

De eisen en wensen die je opneemt in de vraagspecificatie, bepalen hoe en of de markt aan je inkoopbehoefte kan voldoen. Hoe duidelijker je vraag is, hoe groter de kans dat de markt je zal aanbieden waar je om hebt gevraagd.

Door functioneel te specificeren, bied je ruimte aan de markt om verschillende oplossingen voor je probleem aan te dragen. Bij technische specificaties kun je de markt expliciet toestaan (of zelfs verplichten) om een alternatieve inschrijving of variant aan te dragen. Zo kan de markt bij een uitvraag van standaard cateringdiensten een variant indienen, waarbij ook koosjer of halal in het assortiment wordt aangeboden.

Voorbeeld: publiceren gemeentelijk informatieblad

Grotere gemeenten hebben vaak een grote diversiteit aan inwoners. Om de communicatie naar alle inwoners te stimuleren, kun je in de technische specificaties opnemen dat het blad in illustratie- en beeldgebruik een juiste afspiegeling van de samenleving moet uitstralen.