Verschil innovatie- en regulier inkopen

Omdat bij innovatiegericht inkopen in het voortraject meer verkennend werk zit, zal het de scope van je project vaak verbreden. Toets bij het verkennen van oplossingen al in een vroeg stadium welke eisen, wettelijke regels en protocollen innovatieve oplossingen kunnen belemmeren. Het kost veel tijd om deze zaken – die vaak nauwkeurig zijn beschreven – te wijzigen.

Bij innovatiegericht inkopen meer focus op het voortraject

In het voortraject neem je meer tijd en ruimte om een strategische verkenning te doen. Daarbij breng je de wensen van je organisatie in beeld en onderzoek je wat de aansluiting is op het beleid. Verder trek je tijd uit om uitgebreid te verkennen wat de mogelijkheden op de markt zijn. Bijvoorbeeld met behulp van een marktconsultatie en marktverkenning. Dit kan leiden tot aanscherpen van de scope, de vraag, risicoverdeling, licentieconstructies en een andere contractvorm of aanbestedingsprocedure. Daarnaast kun je ondernemers inzicht geven in welke innovatieve projecten je de komende jaren gaat aanbesteden. Dit doe je met behulp van een innovatieagenda .

Openstaan voor nieuwe ideeën

Innovatiegericht inkopen is niet altijd verbonden met een aanbesteding. Het betekent ook dat je buiten concrete aanbestedingen om, contact hebtmet bedrijven in de markt. Bijvoorbeeld door regelmatig ondernemers te ontmoeten en naar beurzen te gaan om ideeën op te doen. Of door open te staan voor initiatieven van ondernemers. Laat hen dan wel weten op welk gebied je zoekt.

Functioneel specificeren

Een uitgelezen mogelijkheid om de markt te bewegen met innovatieve oplossingen te komen is functioneel specificeren. Hierbij stel je minder gedetailleerde eisen aan de bedrijven die de oplossing voor je gaan bedenken. Hiermee geef je ondernemers meer verantwoordelijkheid en ruimte voor vernieuwing en creativiteit.

Sta varianten toe

Bij een regulier inkoopproces staat bij voorbaat al vast welke werken, producten of diensten je gaat afnemen. Dat is bij innovatie niet zo. Overweeg daarom om toe te staan dat inschrijvers één of meerdere varianten indienen. Je moet deze toestemming wel vooraf kenbaar maken in de aankondiging. Varianten hebben vooral meerwaarde in procedures waarin je ervoor kiest om (grotendeels) functioneel te specificeren. Beschrijf aan welke minimumeisen varianten moeten voldoen en waarin deze wel of niet mogen afwijken.

Gelijke samenstelling van het inkoopteam

In principe schakel je bij innovatiegericht inkopen je gebruikelijke inkoopteam in. Houd wel rekening met zaken die bij regulier inkopen niet aan de orde zijn, zoals intellectueel eigendom van innovaties. En als je een bijzondere inkoopprocedure volgt, bijvoorbeeld een innovatiepartnerschap, dan is kennis over de procedure nodig in het team. Je kunt dan het team uitbreiden met technische specialisten en juristen.

Hogere kosten bij innovatie

Het kan zijn dat een innovatieve oplossing nog niet 'af' is. Er is nog verdere doorontwikkeling nodig. Hierdoor kunnen de kosten en risico’s hoger uitvallen dan bij een regulier inkooptraject. Een goed gekozen financiering kan dan uitkomst bieden. Hierin worden risico’s en kosten verdeeld tussen verschillende aanbestedende diensten, die gezamenlijk optrekken om van elkaar te leren en concrete resultaten te behalen.

Richt een proeftuin in, of voer een pilot uit

Als een technologische ontwikkeling nog maar net bekend is en nog niet uitontwikkeld, kun je deze eerst testen met behulp van een proeftuin of pilot. Hiermee kun je uitzoeken welke innovatieve oplossing het beste past bij de wensen van je organisatie.

Meerjarige contracten bij innovatie

Zowel bij regulier- als innovatiegericht inkopen sluit je in veel gevallen een meerjarig (raam)contract af met bedrijven uit de markt. Bij een innovatie kun je in het contract prikkels opnemen, zodat je leverancier tijdens de looptijd van het contract de innovatie blijft doorontwikkelen. Bijvoorbeeld door ieder jaar een kort innovatieplan, of ontwikkel- en verbeterplan te schrijven. En jaarlijks verbeteringsdoelen af te spreken.

Daarnaast is het van belang dat je tijdens de looptijd van een contract regelmatig contact met je leveranciers hebt. Zo kun je feedback geven en ontvangen. Bij grote contracten kun je met de leverancier afspreken om  wederzijds de prestaties te meten voor de gestelde doelen. Ga ook een paar keer per jaar met je leveranciers om tafel zitten om targets en prestaties bespreken en nieuwe ideeën op te doen.

Intellectueel eigendom belangrijker bij innovaties

Bij innovatiegericht inkopen komen innovatieve en technische oplossingen kijken. Als je hiervoor de intellectuele eigendomsrechten wilt behouden, kunnen ondernemers er zelf niets meer aan verdienen door de innovatie door te verkopen aan andere partijen. Dit kan de prikkel om te innoveren verminderen. Overweeg daarom om het intellectueel eigendom bij de ondernemer neer te leggen en de innovatie zelf in licentie af te nemen.