Accountantscontrole: spendanalyse
Om te toetsen of uitgaven rechtmatig zijn, is het belangrijk dat een interne controleur samen met inkopers periodiek een spendanalyse maakt.
Waar let de accountant op bij de spendanalyse?
- Maakt de spendanalyse zichtbaar dat de uitgaven aansluiten op de dan geldende drempelbedragen
- Sluit de spendanalyse aan op de financiële administratie van betreffende boekjaar
- Is per geanalyseerde crediteur en opdracht een oordeel inclusief onderbouwing aanwezig
Wat is een spendanalyse?
Een spendanalyse is een analyse van de uitgaven op crediteurniveau, opdrachtniveau of productgroepen. De spendanalyse kan veel inzicht geven, zoals in:
- alle uitgaven aan een crediteur of op een specifieke cpv-code/categorie of productgroep
- afwijkingen van geraamde opdrachtwaarden
- een categorisering van leveranciers.
De basis voor een spendanalyse wordt gevormd door overeenkomsten die zijn vastgelegd in de contractenadministratie en bestedingen (uitgaven) die zijn opgenomen in het financiële systeem. Het is daarom belangrijk dat je uitgaven (inkooporders) koppelt aan de betreffende overeenkomsten (contractendatabase) en de bijhorende facturen (financiële systeem).
Als je een spendanalyse opstelt, geef je in het overzicht de periodieke totale besteding per crediteur, overeenkomst, inkoopopdracht en/of productgroep weer. Uitgaven die niet als inkoop worden aangemerkt filter je eruit. Denk dan aan subsidies, declaraties aflossingen of verrekeningen met andere overheidsorganisaties.
Formats spendanalyse en crediteurenkaart
Om aanbestedende diensten te ondersteunen bij het maken van een spendanalyse heeft het inmiddels afgeronde programma Beter Aanbesteden verschillende producten laten ontwikkelen. Naast de animatievideo zijn onder meer formats voor de spendanalyse en de crediteurenkaart opgesteld. Ook zijn er instructievideo's ontwikkeld die helpen bij het invullen van deze formats.
Animatie accountantscontrole
Meer weten over de jaarlijkse accountantscontrole? Bekijk dan ook deze algemene video over de handelingen in het aanbestedingsproces die belangrijk zijn om de accountantscontrole soepel te laten verlopen.
animatie_5_inkoop_en_de_jaarlijkse_accountantscontrole-ip32co9.xml
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 174.8 MB
- Download in WEBM formaat WEBM | 9.3 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 45.3 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
Beeldtekst: Beter aanbesteden, Inkoop en de jaarlijkse accountantscontrole.
VOICE-OVER: "Elke gemeente moet haar uitgaven kunnen verantwoorden. Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat er zorgvuldig met hun belastinggeld wordt omgegaan. Om er voor te zorgen dat afspraken en uitgaven rechtmatig zijn is een goede administratie en heldere communicatie essentieel."
Eenmaal per jaar controleert een externe accountant of alle uitgaven rechtmatig zijn. Is alles volgens de regels gegaan en goed gedocumenteerd? Dan verloopt de accountantscontrole soepel. Neem de gemeente Arnhem die verkeerslichten nodig heeft.
Pryia is inkoper. Zij kent de aanbestedingsregels en de interne regelgeving die is opgenomen in het normenkader van haar gemeente. Bovendien heeft zij dankzij een goede contract- en inkoopadministratie inzicht in de lopende verplichtingen van de gemeente en de uitgaven van de afgelopen 4 jaar. Dit is noodzakelijke informatie voor haar aanbesteding.
Na het aanbestedingsproces levert Pryia haar aanbestedingsdocumenten en een getekend contract aan bij Ali, contractmanager van de gemeente. Ali archiveert alle documenten op een juiste wijze en legt de belangrijke informatie uit het contract vast in een centrale contractenadministratie.
Beeldtekst:
- Aard van de opdracht
- Opdrachtwaarde en raming
- Looptijd
- Optie verlening
- CPV code
- Regime aanbestedingsprocedure
- Verplichtingennummer
VOICE-OVER: "Daarna informeert hij de leverancier van verkeerslichten over het contractnummer dat zij op facturen moeten vermelden. Bij de gemeente kunnen er vanaf nu verkeerslichten besteld worden onder vermelding van dit contractnummer.
Kees is verantwoordelijk voor de financiële administratie en ontvangt een factuur met daarop het contractnummer van de leverancier. Hij legt de factuur op leveranciers- en opdrachtniveau vast in het financiële systeem onder vermelding van het contractnummer. Als de facturen de contractwaarde dreigen te overschrijden, geeft hij Pryia en Ali direct een seintje.
Om te toetsen of de uitgaven van de gemeente rechtmatig zijn maakt Leonie, als interne controleur samen met inkopers regelmatig een spendanalyse. Leonie gebruikt hiervoor de informatie die door haar collega’s is bijgehouden en legt het eenvoudig vast in het model van Beter Aanbesteden. Daarmee kan zij een oordeel vormen of inkopen rechtmatig zijn en aangeven als iets niet klopt.
Voor de accountant John is het nu heel eenvoudig om de verplichte jaarlijkse accountantscontrole uit te voeren. Hij toetst met een steekproef de spendanalyse, het oordeel en de onderbouwing van Leonie. Daarvoor is het belangrijk dat de gegevens van de spendanalyse overeenkomen met de financiële administratie en de jaarrekening. Nu staan alle lichten op groen: John geeft een verklaring af bij de jaarrekening.
Dankzij de goede afstemming van inkoop-, contract- en financiële administratie is de accountantscontrole goed verlopen."
Beeldtekst: Wil jij ook goed voorbereid zijn op de komende accountantscontrole? Ga naar pianoo.nl/beter-aanbesteden.
De logo's van de VNG, VNONCW, Ministerie van Binnenlandse Zaken, MKB Nederland en PIANOO.