Accountantscontrole: spendanalyse

Waar let de accountant op bij de spendanalyse?

• Maakt de spendanalyse zichtbaar dat de uitgaven aansluiten op de dan geldende drempelbedragen
• Sluit de spendanalyse aan op de financiële administratie van betreffende boekjaar
• Is per geanalyseerde crediteur en opdracht een oordeel inclusief onderbouwing aanwezig

Wat is een spendanalyse?

Een spendanalyse is een analyse van de uitgaven op crediteurniveau, opdrachtniveau of productgroepen. De spendanalyse kan veel inzicht geven, zoals in:

• alle uitgaven aan een crediteur of op een specifieke cpv-code/categorie of productgroep
• afwijkingen van geraamde opdrachtwaarden
• een categorisering van leveranciers.

De basis voor een spendanalyse wordt gevormd door overeenkomsten die zijn vastgelegd in de contractenadministratie en bestedingen (uitgaven) die zijn opgenomen in het financiële systeem. Het is daarom belangrijk dat je uitgaven (inkooporders) koppelt aan de betreffende overeenkomsten (contractendatabase) en de bijhorende facturen (financiële systeem).

Als je een spendanalyse opstelt, geef je in het overzicht de periodieke totale besteding per crediteur, overeenkomst, inkoopopdracht en/of productgroep weer. Uitgaven die niet als inkoop worden aangemerkt filter je eruit. Denk dan aan subsidies, declaraties aflossingen of verrekeningen met andere overheidsorganisaties.

Animatie inkoop en de jaarlijkse accountantscontrole 

Meer weten? Bekijk dan ook deze algemene video over de handelingen in het aanbestedingsproces die belangrijk zijn om de accountantscontrole soepel te laten verlopen.

Formats spendanalyse en crediteurenkaart

Om aanbestedende diensten te ondersteunen bij het maken van een spendanalyse heeft het inmiddels afgeronde programma Beter Aanbesteden verschillende producten laten ontwikkelen door accountantskantoor Baker Tilly. Naast de animatievideo zijn onder meer formats voor de spendanalyse en de crediteurenkaart opgesteld. Ook zijn er instructievideo's ontwikkeld die helpen bij het invullen van deze formats. We adviseren je deze instructievideo's te bekijken, voor je aan de slag gaat met het model.

Let op!: De formats zijn uit 2022 en gaan uit van de toen geldende drempelbedragen. Als je zelf aan de slag gaat met de spendanalyse, pas de drempelbedragen dan aan.

Instructievideo’s model spendanalyse

Het model bestaat uit 3 stappen met verschillende tabbladen. Bekijk per stap de bijbehorende video.   

Stap 1: plaatsen van data 

Deze instructievideo geeft je uitleg over het gebruik van het eerste deel van de model spendanalyse: het plaatsen van de data (tabblad 1 t/m 1.2).

Stap 2: analyseren van de data 

Deze instructievideo geeft je uitleg over het gebruik van het tweede deel van de model spendanalyse: het stappenplan om de data te analyseren (tabblad 2 t/m 2.1).

Stap 3: stappenplan ‘nader te onderzoeken crediteuren’ 

Deze instructievideo geeft je uitleg over het gebruik van het derde deel van de spendanalyse: het stappenplan voor de ‘nader te onderzoeken crediteuren’ (tabblad 3 t/m 3.4).

Tip: Lopen beeld en geluid niet gelijk, dan adviseren wij je het bestand te downloaden en in je eigen mediaplayer af te spelen..