Accountantscontrole: formats spendanalyse en crediteurenkaart
De formats spendanalyse en crediteurenkaart ondersteunen je als aanbestedende dienst bij het maken van een spendanalyse. Met een spendanalyse kun je periodiek toetsen of je uitgaven rechtmatig zijn. Dit is belangrijk voor onder meer de jaarlijkse accountantscontrole. Naast de formats zijn er ook instructievideo’s die je helpen bij het invullen hiervan. (november 2022)
Gemeenten, provincies en waterschappen moeten zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen en verwerken in de jaarrekening.
Model spendanalyse
Een spendanalyse is een overzicht van alle uitgaven van je organisatie. De analyse laat zien waaraan, bij wie en hoeveel geld is uitgegeven. Zo helpt de analyse je om te controleren of aanbestedingsregels zijn nageleefd.
Het model spendanalyse bestaat uit 3 stappen met verschillende tabbladen:
- stap 1: plaatsen van data
- stap 2: analyseren van data
- stap 3: nader te onderzoeken crediteuren
Pas bij het gebruik van de modellen de drempelbedragen aan. Inmiddels zijn deze gewijzigd. Bekijk per stap de bijbehorende instructievideo eerst voordat je aan de slag gaat.
Instructievideo’s spendanalyse
Stap 1: plaatsen van data
Deze instructievideo geeft uitleg over tabbladen 1 tot en met 1.2.
invullen_spendanalyse_stap_1-y91g1xe.xml
00:00
00:00
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 48.0 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 34.1 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
00:00:00
Voordat de Spend Analyse uitgevoerd kan
00:00:04
<br>worden, is het van belang
00:00:04
dat er
00:00:05
<br>een aansluiting zichtbaar is
00:00:06
tussen de crediteurendump
00:00:08
<br>en de auditfile.
00:00:08
Hiervoor gebruikt u tabblad 1 tot
00:00:13
<br>en met 1.2 van het format Spend Analyse.
00:00:14
U begint met tabblad 1.1 Crediteurendump
00:00:19
<br>waar u de crediteurendump
00:00:19
uit uw financiële administratie
00:00:22
<br>naartoe kopieert.
00:00:22
Let hierbij op dat het gekopieerde format
00:00:26
<br>van de crediteurendump past
00:00:26
binnen de lay-out
00:00:28
<br>van dit tabblad.
00:00:28
De bedoelde lay-out is uitgebeeld
00:00:32
<br>middels het voorbeeld van
00:00:32
zowel Rijkswaterstaat
00:00:34
<br>als Piano.
00:00:35
Mocht uw aanlevering
00:00:38
<br>uit de crediteurendump
00:00:38
een ander format hebben, pas dan
00:00:42
<br>de lay-out van het tabblad daarop aan.
00:00:42
Let hierbij vooral op
00:00:45
<br>dat de formule in kolom I,
00:00:47
deze formule,
00:00:51
<br>goed gekopieerd en verplaatst wordt.
00:00:52
Net als dat deze formule
00:00:54
<br>de juiste input haalt
00:00:54
uit de totalen per jaar,
00:00:59
<br>zoals nu zichtbaar is bij de kleurtjes.
00:01:00
Deze formule komt
00:01:02
<br>namelijk later van pas.
00:01:04
Vervolgens gaat u
00:01:09
<br>in het tabblad 1.2 naar Auditfile
00:01:10
waar u de auditfile
00:01:14
<br>uit uw financiële gegevens in kopieert.
00:01:14
Hier is geen lay-out voor aangezien
00:01:19
<br>op deze data geen analyse wordt gedaan.
00:01:19
Deze wordt alleen gebruikt
00:01:23
<br>ter controle van de aansluiting.
00:01:23
Zorg wel dat minimaal de totalen
00:01:28
<br>per crediteur per jaar zichtbaar zijn.
00:01:30
Nu zowel tabblad
00:01:34
<br>1.1 als tabblad 1.2 zijn ingevuld,
00:01:35
is het tijd om een aansluiting
00:01:38
<br>tussen beide tabbladen zichtbaar te maken.
00:01:39
Hiervoor gaan we terug naar tabblad
00:01:43
<br>1 Aansluiting dump & audit file.
00:01:45
Hier staat een tabel
00:01:49
<br>waarin de totale bestedingen per jaar voor
00:01:49
zowel de crediteurendump
00:01:53
<br>als de auditfile ingevuld moeten worden.
00:01:53
In kolom D worden de totalen per jaar
00:01:59
<br>automatisch ingevuld middels een formule.
00:01:59
Deze formule haalt de data
00:02:03
<br>uit tabblad 1.1 zoals u hier ziet.
00:02:04
Zorg hier dus ook
00:02:07
<br>dat de formule goed aansluit
00:02:07
als u het format
00:02:10
<br>in 1.1 heeft aangepast.
00:02:13
In kolom E dienen de totalen
00:02:19
<br>van de auditfile per jaar
00:02:19
handmatig ingevuld te worden
00:02:24
<br>op basis van de data en tabblad 1.2.
00:02:24
Vervolgens vergelijkt
00:02:28
<br>de formule automatisch de totalen,
00:02:28
dat doet hij hier,
00:02:32
<br>in kolom F.
00:02:34
Wat resulteert in
00:02:37
<br>een weergave van het verschil
00:02:37
tussen beide per jaar
00:02:40
<br>in deze kolom F.
00:02:41
Wanneer dit getal nul is,
00:02:43
<br>is de aansluiting
00:02:43
van dat specifieke jaar getoond.
00:02:45
In het geval dat er voor alle jaren
00:02:50
<br>een resultaat van nul geldt,
00:02:50
is de totale aansluiting
00:02:52
<br>aangetoond.
00:02:55
Na het analyseren van de aansluiting
00:02:59
<br>tussen de crediteurendump en de auditfile,
00:02:59
kunt u door met het volgende hoofdstuk:
00:03:03
<br>de analyse van de crediteurenkaarten.
Voordat de Spend Analyse uitgevoerd kan
00:00:04
<br>worden, is het van belang
00:00:04
dat er
00:00:05
<br>een aansluiting zichtbaar is
00:00:06
tussen de crediteurendump
00:00:08
<br>en de auditfile.
00:00:08
Hiervoor gebruikt u tabblad 1 tot
00:00:13
<br>en met 1.2 van het format Spend Analyse.
00:00:14
U begint met tabblad 1.1 Crediteurendump
00:00:19
<br>waar u de crediteurendump
00:00:19
uit uw financiële administratie
00:00:22
<br>naartoe kopieert.
00:00:22
Let hierbij op dat het gekopieerde format
00:00:26
<br>van de crediteurendump past
00:00:26
binnen de lay-out
00:00:28
<br>van dit tabblad.
00:00:28
De bedoelde lay-out is uitgebeeld
00:00:32
<br>middels het voorbeeld van
00:00:32
zowel Rijkswaterstaat
00:00:34
<br>als Piano.
00:00:35
Mocht uw aanlevering
00:00:38
<br>uit de crediteurendump
00:00:38
een ander format hebben, pas dan
00:00:42
<br>de lay-out van het tabblad daarop aan.
00:00:42
Let hierbij vooral op
00:00:45
<br>dat de formule in kolom I,
00:00:47
deze formule,
00:00:51
<br>goed gekopieerd en verplaatst wordt.
00:00:52
Net als dat deze formule
00:00:54
<br>de juiste input haalt
00:00:54
uit de totalen per jaar,
00:00:59
<br>zoals nu zichtbaar is bij de kleurtjes.
00:01:00
Deze formule komt
00:01:02
<br>namelijk later van pas.
00:01:04
Vervolgens gaat u
00:01:09
<br>in het tabblad 1.2 naar Auditfile
00:01:10
waar u de auditfile
00:01:14
<br>uit uw financiële gegevens in kopieert.
00:01:14
Hier is geen lay-out voor aangezien
00:01:19
<br>op deze data geen analyse wordt gedaan.
00:01:19
Deze wordt alleen gebruikt
00:01:23
<br>ter controle van de aansluiting.
00:01:23
Zorg wel dat minimaal de totalen
00:01:28
<br>per crediteur per jaar zichtbaar zijn.
00:01:30
Nu zowel tabblad
00:01:34
<br>1.1 als tabblad 1.2 zijn ingevuld,
00:01:35
is het tijd om een aansluiting
00:01:38
<br>tussen beide tabbladen zichtbaar te maken.
00:01:39
Hiervoor gaan we terug naar tabblad
00:01:43
<br>1 Aansluiting dump & audit file.
00:01:45
Hier staat een tabel
00:01:49
<br>waarin de totale bestedingen per jaar voor
00:01:49
zowel de crediteurendump
00:01:53
<br>als de auditfile ingevuld moeten worden.
00:01:53
In kolom D worden de totalen per jaar
00:01:59
<br>automatisch ingevuld middels een formule.
00:01:59
Deze formule haalt de data
00:02:03
<br>uit tabblad 1.1 zoals u hier ziet.
00:02:04
Zorg hier dus ook
00:02:07
<br>dat de formule goed aansluit
00:02:07
als u het format
00:02:10
<br>in 1.1 heeft aangepast.
00:02:13
In kolom E dienen de totalen
00:02:19
<br>van de auditfile per jaar
00:02:19
handmatig ingevuld te worden
00:02:24
<br>op basis van de data en tabblad 1.2.
00:02:24
Vervolgens vergelijkt
00:02:28
<br>de formule automatisch de totalen,
00:02:28
dat doet hij hier,
00:02:32
<br>in kolom F.
00:02:34
Wat resulteert in
00:02:37
<br>een weergave van het verschil
00:02:37
tussen beide per jaar
00:02:40
<br>in deze kolom F.
00:02:41
Wanneer dit getal nul is,
00:02:43
<br>is de aansluiting
00:02:43
van dat specifieke jaar getoond.
00:02:45
In het geval dat er voor alle jaren
00:02:50
<br>een resultaat van nul geldt,
00:02:50
is de totale aansluiting
00:02:52
<br>aangetoond.
00:02:55
Na het analyseren van de aansluiting
00:02:59
<br>tussen de crediteurendump en de auditfile,
00:02:59
kunt u door met het volgende hoofdstuk:
00:03:03
<br>de analyse van de crediteurenkaarten.
Stap 2: analyseren van de data
Deze instructievideo geeft uitleg over tabbladen 2 en 2.1.
invullen_spendanalyse_stap_2-iijwd85.xml
00:00
00:00
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 162.0 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 103.9 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
00:00:03
Na het maken van de aansluiting
00:00:07
<br>gaat u door naar het tabblad twee
00:00:07
en volgt u het stappenplan.
00:00:12
Lees stap één en twee en ga
00:00:17
<br>naar het tabblad 1.1 Crediteurendump
00:00:17
en filter in kolom I
00:00:21
<br>op 'Let op hoog risico'.
00:00:26
U heeft nu een overzicht
00:00:29
<br>van alle crediteuren
00:00:29
die nader bekeken dienen te worden.
00:00:31
Een crediteur wordt door de formule
00:00:35
<br>beoordeeld als hoog risico.
00:00:36
indien het daadwerkelijk
00:00:41
<br>besteden bedrag in 2022 boven
00:00:41
de €53.750 ligt en wanneer
00:00:47
<br>het totaalbedrag over de laatste vier jaren
00:00:48
boven het drempelbedrag
00:00:52
<br>ligt voor diensten en leveringen.
00:00:53
Ga terug naar het tabblad twee
00:00:56
<br>Analyse Crediteurenkaarten
00:00:56
en lees stap drie, vier
00:01:00
<br>en vijf in het stappenplan.
00:01:03
We gaan kijken naar het format
00:01:07
<br>Crediteurenkaarten dat betrekking heeft
00:01:07
op de crediteurenkaarten.
00:01:09
Ga naar het format Crediteurenkaarten.
00:01:14
Voor de duidelijkheid met crediteurenkaart
00:01:20
<br>bedoelen wij in dit geval een uitdraai
00:01:20
uit de financiële administratie
00:01:22
waaruit alle facturen van één crediteur
00:01:27
<br>blijken over een bepaalde periode.
00:01:28
Voor een voorbeeld
00:01:31
<br>zie het tabblad Piano in het format.
00:01:34
In kolom A staat het crediteurennummer
00:01:38
<br>van de crediteur dat matcht
00:01:39
met het crediteurennummer
00:01:41
<br>in de crediteurendump.
00:01:44
Verder ziet u in kolom E
00:01:48
<br>de naam van de crediteur staan,
00:01:49
in kolom H het jaar waarop
00:01:53
<br>de factuur betrekking heeft,
00:02:00
in kolom K de factuuromschrijving
00:02:04
en in kolom U
00:02:08
<br>het gefactureerde bedrag exclusief BTW.
00:02:14
Wanneer u naar beneden scrolt
00:02:17
<br>ziet u in de regels
00:02:17
72 tot en met 78 een tabel staan.
00:02:30
Het doel van deze tabel
00:02:34
<br>is een extra controle op de aansluiting
00:02:34
tussen de bedragen in de crediteurenkaart
00:02:40
<br>en uitgave volgens het format Spendanalyse
00:02:40
per crediteur.
00:02:42
Vul de uitgaven per jaar in
00:02:46
<br>volgens de spendanalyse.
00:02:48
Middels formules in Excel
00:02:51
<br>wordt de rest van de tabel
00:02:51
automatisch ingevuld.
00:02:53
Na het invullen van de aansluiting gaat u
00:02:59
<br>naar de tabel die start vanaf regel 82.
00:03:04
In deze tabel gaat u
00:03:07
<br>de crediteur opsplitsen
00:03:07
in opdrachten en per opdracht controleren
00:03:12
<br>of deze nader onderzocht moeten worden
00:03:12
middels een toetsingskader.
00:03:15
We beginnen met het opsplitsen
00:03:18
<br>van de crediteur in opdrachten.
00:03:19
Scroll hiervoor terug naar boven.
00:03:29
Op basis van de factuuromschrijving
00:03:36
<br>in kolom K geeft u iedere opdracht
00:03:36
een nummer in kolom L.
00:03:39
De nummers zijn
00:03:42
<br>in het voorbeeld al ingevuld.
00:03:42
Echter dient u dit
00:03:45
<br>bij het uitvoeren van de spendanalyse
00:03:45
handmatig in te vullen.
00:03:47
Zo zien we dat in het voorbeeld
00:03:52
<br>iedere factuur met betrekking tot opdracht
00:03:52
accounting het cijfer vier heeft gekregen
00:03:59
en de opdracht belasting
00:04:04
<br>het cijfer twee heeft gekregen.
00:04:08
U vult kolom L in voor iedere factuur.
00:04:12
Nadat de opdrachten zijn opgesplitst,
00:04:16
<br>scrolt u terug naar beneden
00:04:16
naar de tabel die begint bij regel 82.
00:04:26
Hier vult u in kolom A
00:04:29
<br>de projectnummers in.
00:04:30
Vervolgens vult u
00:04:34
<br>in kolom B de vorm van inkoop in
00:04:35
en kolom C vult u in of de opdracht
00:04:40
<br>een werk, dienst of levering betreft
00:04:40
op basis van de CPV-code
00:04:44
<br>die aan de opdracht is toegekend.
00:04:45
De overige kolommen
00:04:48
<br>worden automatisch voor u ingevuld
00:04:48
op basis van de formules
00:04:52
<br>die al zijn gedefinieerd.
00:04:54
In kolom D genereert
00:04:57
<br>de formule het drempelbedrag
00:04:57
dat toebehoort aan de soort opdracht.
00:05:00
In kolom E geeft de formule
00:05:04
<br>automatisch de opdrachtwaarde
00:05:04
van 2019 tot en met 2022
00:05:10
<br>weer op basis van de nummers
00:05:10
die u handmatig heeft ingevuld
00:05:13
<br>bij het opsplitsen van de opdracht.
00:05:15
In kolom F genereert de formule
00:05:21
<br>het drempelbedrag in 2022
00:05:22
en in kolom G geeft de formule
00:05:28
<br>automatisch de opdrachtwaarde in 2022
00:05:28
weer op basis van de nummers
00:05:32
<br>die u handmatig heeft ingevuld
00:05:32
bij het opsplitsen van de opdracht.
00:05:39
In kolom H geeft de formule
00:05:43
<br>automatisch een conclusie
00:05:43
weer op basis van de getallen
00:05:46
<br>in de voorgaande kolommen.
00:05:47
Indien in kolom H
00:05:51
<br>de conclusie 'ja' betreft,
00:05:52
dan betekent dat dat de projectwaarde
00:05:58
<br>van over 2019 tot en met 2022
00:05:58
boven het drempelbedrag ligt
00:06:04
<br>of dat de projectwaarde in 2022 alleen al
00:06:04
boven het drempelbedrag
00:06:07
<br>gedeeld door vier ligt.
00:06:08
In dat geval wordt de opdracht
00:06:12
<br>bestempeld als hoog risico
00:06:12
en moet derhalve beoordeeld worden
00:06:15
<br>in het toetsingskader
00:06:15
in het format Spendanalyse.
00:06:18
De uit te vragen documenten
00:06:20
<br>die benodigd zijn
00:06:21
om het toetsingskader in te vullen,
00:06:26
<br>staan aangegeven in cel A90.
00:06:34
Omdat deze opdracht
00:06:38
<br>als hoog risico is aangewezen
00:06:38
en derhalve beoordeeld moet worden
00:06:41
<br>in het toetsingskader,
00:06:41
heeft deze regel in de tabel
00:06:45
<br>de kleur geel gekregen.
00:06:47
Tenslotte kan u in kolom I
00:06:51
<br>een eventuele opmerking over de crediteur
00:06:51
uit de spendanalyse
00:06:54
<br>van vorig jaar invoegen.
00:06:58
Nadat het format
00:07:01
<br>Crediteurenkaarten is ingevuld,
00:07:01
gaat u terug naar het format Spendanalyse
00:07:04
en gaat u naar het tabblad
00:07:09
<br>2.1 Legenda Crediteurendump.
00:07:13
In de legenda ziet u
00:07:16
<br>dat er een kleur is gebonden
00:07:16
aan de verschillende statussen
00:07:19
<br>die de crediteur kan hebben.
00:07:20
Deze kleuren kunt u invullen
00:07:24
<br>in de crediteurendump waardoor u
00:07:24
de status van iedere crediteur
00:07:26
<br>inzichtelijk heeft.
00:07:27
Ga hiervoor naar het tabblad
00:07:31
<br>1.1 Crediteuren dump
00:07:31
en vul kolom L Status Crediteurenkaart
00:07:35
met de kleuren die passen
00:07:38
<br>bij de status van de crediteur.
00:07:44
Bijvoorbeeld indien na het invullen
00:07:49
<br>van het format Crediteurenkaarten
00:07:50
blijkt dat er bij een crediteur
00:07:53
<br>geen opdracht is
00:07:53
die een hoog risico vormt, dan krijgt
00:07:59
<br>de crediteur in kolom L de kleur groen.
00:08:01
Vul kolom L voor iedere crediteur.
00:08:04
De crediteuren die nu nog niet
00:08:07
<br>de status groen hebben,
00:08:07
behoeven nader onderzoek
00:08:10
<br>door middel van het invullen
00:08:10
van een toetsingskader.
Na het maken van de aansluiting
00:00:07
<br>gaat u door naar het tabblad twee
00:00:07
en volgt u het stappenplan.
00:00:12
Lees stap één en twee en ga
00:00:17
<br>naar het tabblad 1.1 Crediteurendump
00:00:17
en filter in kolom I
00:00:21
<br>op 'Let op hoog risico'.
00:00:26
U heeft nu een overzicht
00:00:29
<br>van alle crediteuren
00:00:29
die nader bekeken dienen te worden.
00:00:31
Een crediteur wordt door de formule
00:00:35
<br>beoordeeld als hoog risico.
00:00:36
indien het daadwerkelijk
00:00:41
<br>besteden bedrag in 2022 boven
00:00:41
de €53.750 ligt en wanneer
00:00:47
<br>het totaalbedrag over de laatste vier jaren
00:00:48
boven het drempelbedrag
00:00:52
<br>ligt voor diensten en leveringen.
00:00:53
Ga terug naar het tabblad twee
00:00:56
<br>Analyse Crediteurenkaarten
00:00:56
en lees stap drie, vier
00:01:00
<br>en vijf in het stappenplan.
00:01:03
We gaan kijken naar het format
00:01:07
<br>Crediteurenkaarten dat betrekking heeft
00:01:07
op de crediteurenkaarten.
00:01:09
Ga naar het format Crediteurenkaarten.
00:01:14
Voor de duidelijkheid met crediteurenkaart
00:01:20
<br>bedoelen wij in dit geval een uitdraai
00:01:20
uit de financiële administratie
00:01:22
waaruit alle facturen van één crediteur
00:01:27
<br>blijken over een bepaalde periode.
00:01:28
Voor een voorbeeld
00:01:31
<br>zie het tabblad Piano in het format.
00:01:34
In kolom A staat het crediteurennummer
00:01:38
<br>van de crediteur dat matcht
00:01:39
met het crediteurennummer
00:01:41
<br>in de crediteurendump.
00:01:44
Verder ziet u in kolom E
00:01:48
<br>de naam van de crediteur staan,
00:01:49
in kolom H het jaar waarop
00:01:53
<br>de factuur betrekking heeft,
00:02:00
in kolom K de factuuromschrijving
00:02:04
en in kolom U
00:02:08
<br>het gefactureerde bedrag exclusief BTW.
00:02:14
Wanneer u naar beneden scrolt
00:02:17
<br>ziet u in de regels
00:02:17
72 tot en met 78 een tabel staan.
00:02:30
Het doel van deze tabel
00:02:34
<br>is een extra controle op de aansluiting
00:02:34
tussen de bedragen in de crediteurenkaart
00:02:40
<br>en uitgave volgens het format Spendanalyse
00:02:40
per crediteur.
00:02:42
Vul de uitgaven per jaar in
00:02:46
<br>volgens de spendanalyse.
00:02:48
Middels formules in Excel
00:02:51
<br>wordt de rest van de tabel
00:02:51
automatisch ingevuld.
00:02:53
Na het invullen van de aansluiting gaat u
00:02:59
<br>naar de tabel die start vanaf regel 82.
00:03:04
In deze tabel gaat u
00:03:07
<br>de crediteur opsplitsen
00:03:07
in opdrachten en per opdracht controleren
00:03:12
<br>of deze nader onderzocht moeten worden
00:03:12
middels een toetsingskader.
00:03:15
We beginnen met het opsplitsen
00:03:18
<br>van de crediteur in opdrachten.
00:03:19
Scroll hiervoor terug naar boven.
00:03:29
Op basis van de factuuromschrijving
00:03:36
<br>in kolom K geeft u iedere opdracht
00:03:36
een nummer in kolom L.
00:03:39
De nummers zijn
00:03:42
<br>in het voorbeeld al ingevuld.
00:03:42
Echter dient u dit
00:03:45
<br>bij het uitvoeren van de spendanalyse
00:03:45
handmatig in te vullen.
00:03:47
Zo zien we dat in het voorbeeld
00:03:52
<br>iedere factuur met betrekking tot opdracht
00:03:52
accounting het cijfer vier heeft gekregen
00:03:59
en de opdracht belasting
00:04:04
<br>het cijfer twee heeft gekregen.
00:04:08
U vult kolom L in voor iedere factuur.
00:04:12
Nadat de opdrachten zijn opgesplitst,
00:04:16
<br>scrolt u terug naar beneden
00:04:16
naar de tabel die begint bij regel 82.
00:04:26
Hier vult u in kolom A
00:04:29
<br>de projectnummers in.
00:04:30
Vervolgens vult u
00:04:34
<br>in kolom B de vorm van inkoop in
00:04:35
en kolom C vult u in of de opdracht
00:04:40
<br>een werk, dienst of levering betreft
00:04:40
op basis van de CPV-code
00:04:44
<br>die aan de opdracht is toegekend.
00:04:45
De overige kolommen
00:04:48
<br>worden automatisch voor u ingevuld
00:04:48
op basis van de formules
00:04:52
<br>die al zijn gedefinieerd.
00:04:54
In kolom D genereert
00:04:57
<br>de formule het drempelbedrag
00:04:57
dat toebehoort aan de soort opdracht.
00:05:00
In kolom E geeft de formule
00:05:04
<br>automatisch de opdrachtwaarde
00:05:04
van 2019 tot en met 2022
00:05:10
<br>weer op basis van de nummers
00:05:10
die u handmatig heeft ingevuld
00:05:13
<br>bij het opsplitsen van de opdracht.
00:05:15
In kolom F genereert de formule
00:05:21
<br>het drempelbedrag in 2022
00:05:22
en in kolom G geeft de formule
00:05:28
<br>automatisch de opdrachtwaarde in 2022
00:05:28
weer op basis van de nummers
00:05:32
<br>die u handmatig heeft ingevuld
00:05:32
bij het opsplitsen van de opdracht.
00:05:39
In kolom H geeft de formule
00:05:43
<br>automatisch een conclusie
00:05:43
weer op basis van de getallen
00:05:46
<br>in de voorgaande kolommen.
00:05:47
Indien in kolom H
00:05:51
<br>de conclusie 'ja' betreft,
00:05:52
dan betekent dat dat de projectwaarde
00:05:58
<br>van over 2019 tot en met 2022
00:05:58
boven het drempelbedrag ligt
00:06:04
<br>of dat de projectwaarde in 2022 alleen al
00:06:04
boven het drempelbedrag
00:06:07
<br>gedeeld door vier ligt.
00:06:08
In dat geval wordt de opdracht
00:06:12
<br>bestempeld als hoog risico
00:06:12
en moet derhalve beoordeeld worden
00:06:15
<br>in het toetsingskader
00:06:15
in het format Spendanalyse.
00:06:18
De uit te vragen documenten
00:06:20
<br>die benodigd zijn
00:06:21
om het toetsingskader in te vullen,
00:06:26
<br>staan aangegeven in cel A90.
00:06:34
Omdat deze opdracht
00:06:38
<br>als hoog risico is aangewezen
00:06:38
en derhalve beoordeeld moet worden
00:06:41
<br>in het toetsingskader,
00:06:41
heeft deze regel in de tabel
00:06:45
<br>de kleur geel gekregen.
00:06:47
Tenslotte kan u in kolom I
00:06:51
<br>een eventuele opmerking over de crediteur
00:06:51
uit de spendanalyse
00:06:54
<br>van vorig jaar invoegen.
00:06:58
Nadat het format
00:07:01
<br>Crediteurenkaarten is ingevuld,
00:07:01
gaat u terug naar het format Spendanalyse
00:07:04
en gaat u naar het tabblad
00:07:09
<br>2.1 Legenda Crediteurendump.
00:07:13
In de legenda ziet u
00:07:16
<br>dat er een kleur is gebonden
00:07:16
aan de verschillende statussen
00:07:19
<br>die de crediteur kan hebben.
00:07:20
Deze kleuren kunt u invullen
00:07:24
<br>in de crediteurendump waardoor u
00:07:24
de status van iedere crediteur
00:07:26
<br>inzichtelijk heeft.
00:07:27
Ga hiervoor naar het tabblad
00:07:31
<br>1.1 Crediteuren dump
00:07:31
en vul kolom L Status Crediteurenkaart
00:07:35
met de kleuren die passen
00:07:38
<br>bij de status van de crediteur.
00:07:44
Bijvoorbeeld indien na het invullen
00:07:49
<br>van het format Crediteurenkaarten
00:07:50
blijkt dat er bij een crediteur
00:07:53
<br>geen opdracht is
00:07:53
die een hoog risico vormt, dan krijgt
00:07:59
<br>de crediteur in kolom L de kleur groen.
00:08:01
Vul kolom L voor iedere crediteur.
00:08:04
De crediteuren die nu nog niet
00:08:07
<br>de status groen hebben,
00:08:07
behoeven nader onderzoek
00:08:10
<br>door middel van het invullen
00:08:10
van een toetsingskader.
Stap 3: stappenplan ‘nader te onderzoeken crediteuren’
Deze instructievideo geeft uitleg over tabbladen 3 tot en met 3.4.
invullen_spendanalyse_stap_3-vmy6nmn.xml
00:00
00:00
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 62.5 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 45.5 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
00:00:00
Na de stappen van hoofdstuk
00:00:02
<br>twee te hebben gevolgd
00:00:02
weet u inzichtelijk welke crediteuren
00:00:06
<br>nader onderzocht moeten worden
00:00:06
middels het toetsingskader
00:00:10
<br>en welke geen verder onderzoek benodigen.
00:00:10
Om tot de crediteuren te komen
00:00:13
<br>die nader onderzocht moeten worden,
00:00:14
gaat u naar
00:00:16
<br>tabblad 1.1 Crediteurendump
00:00:19
Filter in kolom L
00:00:24
<br>de groene blokken eruit.
00:00:25
Uit de overgebleven crediteuren
00:00:28
<br>worden de als hoog risico
00:00:28
beoordeelde opdrachten
00:00:32
<br>ingevuld in de toetsingskaders.
00:00:32
Afhankelijk van de vorm
00:00:35
<br>van inkoop die gekoppeld is
00:00:35
aan de opdracht
00:00:37
<br>in het format Crediteurenkaarten
00:00:38
en in het
00:00:41
<br>tabblad 1.1 Crediteurendump in kolom J,
00:00:44
kiest u het juiste
00:00:46
<br>toetsingskader uit.
00:00:46
Als voorbeeld
00:00:49
<br>nemen we een reguliere inkoop,
00:00:49
aangezien dit
00:00:51
<br>de meest voorkomende vorm betreft.
00:00:52
Uit het tabblad
00:00:55
<br>1.1 Crediteurendump regel drie,
00:00:56
blijkt dat de crediteur Piano de status
00:01:00
<br>geel heeft na het opsplitsen
00:01:00
van de crediteurenkaarten
00:01:03
<br>en verder onderzocht dient
00:01:03
te worden door middel
00:01:05
<br>van een toetsingskader.
00:01:06
Daarnaast ziet u in kolom J
00:01:10
<br>en de crediteurenkaart van Piano
00:01:10
in het format Crediteurenkaarten
00:01:14
<br>dat het een reguliere inkoop betreft.
00:01:15
Ga naar het tabblad 3.1 Reguliere inkopen
00:01:22
<br>om het toetsingskader in te vullen.
00:01:28
Linksboven in het tabblad
00:01:30
<br>ziet u het stappenplan
00:01:30
dat gevolgd dient te worden.
00:01:32
Uit stap één
00:01:35
<br>blijken de stukken die u nodig heeft
00:01:37
voor een volledig
00:01:39
<br>Europees aanbestedingdossier
00:01:39
waarmee het toetsingskader ingevuld kan
00:01:44
<br>worden. Stap twee in het stappenplan
00:01:44
geeft een nadere toelichting op
00:01:48
<br>de toetsingspunten in het toetsingskader.
00:01:49
U vult het toetsingskader
00:01:52
<br>van links naar rechts in.
00:02:01
In onderdeel A van het toetsingskader,
00:02:05
<br>Gegevens uit de Crediteurendump,
00:02:08
neemt u letterlijk de gegevens
00:02:13
<br>uit het tabblad 1.1 Crediteurendump over.
00:02:13
Op basis van de aangeleverde documentatie
00:02:18
<br>in het dossier van de crediteur,
00:02:18
vult u vervolgens de overige onderdelen
00:02:21
<br>van het toetsingskader in.
00:02:26
Dat zijn de volgende.
00:02:29
Aan de toetsingspunten
00:02:32
<br>die verdere toelichting benodigen
00:02:32
zijn opmerkingen toegevoegd
00:02:35
<br>als ondersteuningsmiddel
00:02:35
bij het vullen
00:02:36
<br>van het toetsingskader.
00:02:37
De toetsingspunten met opmerkingen
00:02:42
<br>herkent u aan de paarse hoekjes
00:02:42
rechtsboven in de cel.
00:02:47
In kolom H, status van het toetsingskader,
00:02:51
<br>kunt u te allen tijden
00:02:51
de status bijhouden.
00:03:01
In kolom AJ
00:03:09
kunt u eventuele
00:03:12
<br>vragen formuleren.
00:03:12
Tenslotte zijn er in de tabbladen
00:03:14
<br>met toetsingskader
00:03:15
officiële links toegevoegd.
00:03:21
De links verwijzen
00:03:24
<br>naar betrouwbare websites
00:03:24
waarin informatie staat over de regels
00:03:28
<br>en wetgeving omtrent aanbestedingen.
00:03:28
Deze links bieden ook ondersteuning
00:03:32
<br>bij het invullen van het toetsingskader.
00:03:33
Op basis van de status
00:03:39
<br>kunt u ook de kleuren in kolom L
00:03:39
van het tabblad 1.1 Crediteurendump
00:03:43
<br>aanpassen, waardoor u altijd
00:03:43
een up-to-date overzicht heeft
00:03:47
<br>van de crediteuren die zijn afgerond
00:03:47
en welke niet zijn afgerond.
00:03:49
Indien de vorm van de crediteur
00:03:52
<br>geen reguliere inkoop betreft,
00:03:52
wordt een toetsingskader in de tabbladen
00:03:57
<br>3.2 tot en met 3.4 gebruikt.
00:03:57
De toetsingspunten in de toetsingskaders
00:04:02
<br>zijn gebaseerd op de vorm van de crediteur
00:04:02
en daardoor verschillend.
Na de stappen van hoofdstuk
00:00:02
<br>twee te hebben gevolgd
00:00:02
weet u inzichtelijk welke crediteuren
00:00:06
<br>nader onderzocht moeten worden
00:00:06
middels het toetsingskader
00:00:10
<br>en welke geen verder onderzoek benodigen.
00:00:10
Om tot de crediteuren te komen
00:00:13
<br>die nader onderzocht moeten worden,
00:00:14
gaat u naar
00:00:16
<br>tabblad 1.1 Crediteurendump
00:00:19
Filter in kolom L
00:00:24
<br>de groene blokken eruit.
00:00:25
Uit de overgebleven crediteuren
00:00:28
<br>worden de als hoog risico
00:00:28
beoordeelde opdrachten
00:00:32
<br>ingevuld in de toetsingskaders.
00:00:32
Afhankelijk van de vorm
00:00:35
<br>van inkoop die gekoppeld is
00:00:35
aan de opdracht
00:00:37
<br>in het format Crediteurenkaarten
00:00:38
en in het
00:00:41
<br>tabblad 1.1 Crediteurendump in kolom J,
00:00:44
kiest u het juiste
00:00:46
<br>toetsingskader uit.
00:00:46
Als voorbeeld
00:00:49
<br>nemen we een reguliere inkoop,
00:00:49
aangezien dit
00:00:51
<br>de meest voorkomende vorm betreft.
00:00:52
Uit het tabblad
00:00:55
<br>1.1 Crediteurendump regel drie,
00:00:56
blijkt dat de crediteur Piano de status
00:01:00
<br>geel heeft na het opsplitsen
00:01:00
van de crediteurenkaarten
00:01:03
<br>en verder onderzocht dient
00:01:03
te worden door middel
00:01:05
<br>van een toetsingskader.
00:01:06
Daarnaast ziet u in kolom J
00:01:10
<br>en de crediteurenkaart van Piano
00:01:10
in het format Crediteurenkaarten
00:01:14
<br>dat het een reguliere inkoop betreft.
00:01:15
Ga naar het tabblad 3.1 Reguliere inkopen
00:01:22
<br>om het toetsingskader in te vullen.
00:01:28
Linksboven in het tabblad
00:01:30
<br>ziet u het stappenplan
00:01:30
dat gevolgd dient te worden.
00:01:32
Uit stap één
00:01:35
<br>blijken de stukken die u nodig heeft
00:01:37
voor een volledig
00:01:39
<br>Europees aanbestedingdossier
00:01:39
waarmee het toetsingskader ingevuld kan
00:01:44
<br>worden. Stap twee in het stappenplan
00:01:44
geeft een nadere toelichting op
00:01:48
<br>de toetsingspunten in het toetsingskader.
00:01:49
U vult het toetsingskader
00:01:52
<br>van links naar rechts in.
00:02:01
In onderdeel A van het toetsingskader,
00:02:05
<br>Gegevens uit de Crediteurendump,
00:02:08
neemt u letterlijk de gegevens
00:02:13
<br>uit het tabblad 1.1 Crediteurendump over.
00:02:13
Op basis van de aangeleverde documentatie
00:02:18
<br>in het dossier van de crediteur,
00:02:18
vult u vervolgens de overige onderdelen
00:02:21
<br>van het toetsingskader in.
00:02:26
Dat zijn de volgende.
00:02:29
Aan de toetsingspunten
00:02:32
<br>die verdere toelichting benodigen
00:02:32
zijn opmerkingen toegevoegd
00:02:35
<br>als ondersteuningsmiddel
00:02:35
bij het vullen
00:02:36
<br>van het toetsingskader.
00:02:37
De toetsingspunten met opmerkingen
00:02:42
<br>herkent u aan de paarse hoekjes
00:02:42
rechtsboven in de cel.
00:02:47
In kolom H, status van het toetsingskader,
00:02:51
<br>kunt u te allen tijden
00:02:51
de status bijhouden.
00:03:01
In kolom AJ
00:03:09
kunt u eventuele
00:03:12
<br>vragen formuleren.
00:03:12
Tenslotte zijn er in de tabbladen
00:03:14
<br>met toetsingskader
00:03:15
officiële links toegevoegd.
00:03:21
De links verwijzen
00:03:24
<br>naar betrouwbare websites
00:03:24
waarin informatie staat over de regels
00:03:28
<br>en wetgeving omtrent aanbestedingen.
00:03:28
Deze links bieden ook ondersteuning
00:03:32
<br>bij het invullen van het toetsingskader.
00:03:33
Op basis van de status
00:03:39
<br>kunt u ook de kleuren in kolom L
00:03:39
van het tabblad 1.1 Crediteurendump
00:03:43
<br>aanpassen, waardoor u altijd
00:03:43
een up-to-date overzicht heeft
00:03:47
<br>van de crediteuren die zijn afgerond
00:03:47
en welke niet zijn afgerond.
00:03:49
Indien de vorm van de crediteur
00:03:52
<br>geen reguliere inkoop betreft,
00:03:52
wordt een toetsingskader in de tabbladen
00:03:57
<br>3.2 tot en met 3.4 gebruikt.
00:03:57
De toetsingspunten in de toetsingskaders
00:04:02
<br>zijn gebaseerd op de vorm van de crediteur
00:04:02
en daardoor verschillend.
Model crediteurenkaart
Een crediteurenkaart is een overzicht met alle belangrijke gegevens van een leverancier (crediteur) in de financiële administratie van je organisatie. De kaart helpt je om controles uit te voeren, bijvoorbeeld door de accountant.
Het model crediteurenkaart bestaat uit fictieve crediteuren en data en kun je als voorbeeld gebruiken. In het model zijn de relevante zaken weergegeven, die van belang kunnen zijn bij de controle door jouw accountant.
Meer weten?
Bij de accountantscontrole kijkt de accountant of jouw organisatie zich aan de geldende regelgeving heeft gehouden (rechtmatig). Meer weten? Bekijk dan ook de pagina Inkopen en accountantscontrole decentrale overheid.