Gunnen

Toon pagina in menu

In de gunningsstap opent u de ontvangen inschrijvingen, u toetst of deze voldoen aan de gestelde eisen, u bepaalt de beste inschrijving aan de hand van de (sub)gunningscriteria en neemt de gunningsbeslissing.  

De gunningsstap komt voor in alle procedures. Bij een procedure zonder voorselectie (zoals een openbare procedure) omvat dit ook het toetsen van de inschrijvende partij. Bij een procedure met voorselectie (zoals een niet-openbare procedure) heeft dit toetsen in de eerdere selectiestap plaatsgevonden.

U deelt uw gunningsbeslissing schriftelijk mee aan alle inschrijvers. U verstrekt desgevraagd nadere informatie over de gunningsbeslissing en handelt in voorkomend geval klachten en gerechtelijke procedures af. 

Regels van toepassing op het gunnen 
Voorafgaande handelingen 
Openen van inschrijvingen
Toetsen uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen
Herstel van fouten en verduidelijken van inschrijving
Toetsen of de inschrijvingen voldoen aan gestelde voorwaarden en (minimum)eisen
Bepalen van de beste inschrijving (gunnen)
Motiveringsplicht
Verzenden van berichten van afwijzing en gunning
Informatieverstrekking over gunningsbeslissing
Rechtsbescherming 
Vastleggen van afspraken in een overeenkomst 

Regels van toepassing op het gunnen

In de Aanbestedingswet 2012 zijn regels opgenomen met betrekking tot het gunnen van overheidsopdrachten. Deze gelden voor Europese aanbestedingsprocedures en nationale procedures met voorafgaande bekendmaking. Bij Aanbestedingsbesluit is verder het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) als verplicht richtsnoer voor het aanbesteden van werken onder de Europese aanbestedingsdrempel aangewezen. Dit reglement kent bepalingen over het selecteren van gegadigden voor zowel Europese als nationale procedures. Daarnaast zijn de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in meer of mindere mate van toepassing op de gunningsprocedure.

Als u in uw aankondiging ervoor heeft gekozen om wetgeving, reglementen of voorwaarden van toepassing te verklaren op de (selectie)procedure, terwijl u hier niet toe verplicht bent, dan dient u zich daar onverkort aan te houden. Daarnaast geldt voor alle procedures dat u deze zo moet inrichten, dat u voldoet aan de eigen inkooprichtlijnen van uw organisatie.

Het beoordelen van de geschiktheid van de inschrijvers vindt plaats aan de hand van:

  • de door u in het beschrijvend document of de gunningsleidraad opgenomen procedurebepalingen;
  • de uitsluitingscriteria en de geschiktheidseisen.

Het indienen, beoordelen en waarderen van de inschrijvingen vindt plaats aan de hand van:

  • de door u in het beschrijvend document of de gunningsleidraad opgenomen procedurebepalingen;
  • de eisen aan de inschrijving;
  • de (sub)gunningscriteria. 

Voorafgaande handelingen

Bij de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure heeft u onder meer beslissingen genomen over facultatieve uitsluitingsgronden, minimumgeschiktheidseisen en selectiecriteria die u op inschrijvende bedrijven wilt toepassen. 

Meer informatie: Selecteren 

Ook heeft u beslissingen genomen over specificatie van de opdracht, minimumeisen aan de inschrijving, gunningscriteria en de formele eisen waaraan de inschrijving moet voldoen. 

Meer informatie: Specificeren  

Wanneer u de beste prijs-kwaliteitverhouding als gunningscriterium hanteert, heeft u uw wensen ten aanzien van de opdracht bepaald en uitgewerkt in subgunningscriteria. De subgunningscriteria gebruikt u om te bepalen in welke mate een inschrijving aan uw wensen tegemoet komt.

Meer informatie: Opstellen (sub)gunningscriteria  

U heeft specificaties, eisen, wensen en beoordelingscriteria gepubliceerd in de aankondiging van de opdracht of in de aanbestedingsdocumenten. Bij een niet-openbare procedure heten deze documenten meestal de selectie- en de gunningsleidraad en bij een openbare procedure heet dit document meestal het beschrijvend document of bestek.

Meer informatie: Aankondigen 

Openen van inschrijvingen

Wijze van indienen

De door u als aanbestedende dienst voorgeschreven wijze van indiening (per post, in een bus, per mail of via TenderNed of een ander aanbestedingsplatform) en het uiterste tijdstip van indiening moeten door de inschrijver nauwgezet worden nageleefd. Het gelijkheidsbeginsel vereist strikte naleving van de voor de aanbestedingsprocedure geldende regels. Onjuist of te laat ingediende inschrijvingen worden niet in behandeling genomen maar terzijde gelegd.

Openen

U mag de inschrijvingen pas bekijken nadat de termijn van inschrijving is verstreken. De inschrijvingen moet u absoluut vertrouwelijk behandelen. Vanzelfsprekend mag aan niemand informatie worden verstrekt over welke partijen een inschrijving hebben ingediend, laat staan over de inhoud daarvan. Na het verstrijken van de termijn van inschrijving, komt het moment om de inschrijvingen te openen. Bij schriftelijke inschrijvingen betekent dit het openen van enveloppen, het liefst met minimaal twee personen. Het openen hoeft niet publiekelijk plaats te vinden.

Checken of aan formele eisen voor het in behandeling nemen is voldaan

In het beschrijvend document (bestek) heeft u formele eisen gesteld ten aanzien van het in behandeling nemen van de inschrijving.

Voorbeelden:

  • Een bepaling over hoelang een aanbieder zijn aanbieding gestand moet doen, gerekend vanaf het moment van inschrijven.
  • De voorwaarde dat een aanbieding ondertekend moet zijn door een daartoe bevoegde persoon.
  • Een bepaling over de sluitingstermijn, over de wijze van indiening (schriftelijk indienen, aanleveren per post of e-mail, fysiek afgeven, indienen via een aanbestedingsplatform).
  • Het verplicht gebruik van een bepaald format voor indienen van een inschrijving.
  • Het moeten bijvoegen van een op de juiste wijze ondertekend model-K formulier.
  • Het moeten bijvoegen van een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

U controleert of de inschrijvingen aan de door u gestelde formele eisen van indiening voldoen. Een inschrijving dient in beginsel volledig te zijn ingediend. Als dit niet het geval is, neemt u een inschrijving niet in behandeling.

Voor zover dit op basis van de regelgeving en jurisprudentie is toegestaan, kunt u inschrijvers in de gelegenheid stellen een gebrekkige inschrijving te herstellen.

meer informatie: Herstel van fouten, aanvullen aanmelding/inschrijving

Model-K verklaring

Wanneer u om een model-K verklaring heeft gevraagd, betekent het ontbreken van een op de juiste wijze ingevuld formulier dat de inschrijving niet in behandeling wordt genomen (let op, dit is een onherstelbare fout).

Meer informatie: Model-K verklaring 

Proces-verbaal

Maak een verslag van de bevindingen bij het openen van de inschrijvingen, waarin u bijvoorbeeld vastlegt dat u constateert dat bepaalde stukken ontbreken. Dit proces-verbaal vormt een onderdeel van het proces-verbaal van aanbesteding dat u op grond van artikel 2.132 van de Aanbestedingswet 2012 moet opstellen als aanbestedende dienst bij aanbestedingen boven de drempel en op verzoek van de Europese Commissie moet overleggen. 

Toetsen uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen

Van de inschrijvingen (offertes) die aan de formele vereisten voor indiening voldoen, toetst u de inschrijvende bedrijven (de inschrijvers) aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.

Deze toets verricht u alleen in een openbare procedure. Bij de niet-openbare procedure heeft deze toets al in de selectiestap plaatsgevonden.

Uitsluitingsgronden

De Aanbestedingswet 2012 kent dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Dwingende uitsluitingsgronden zijn altijd van toepassing op een aanbesteding. Facultatieve uitsluitingsgronden heeft u van toepassing kunnen verklaren.

Meer informatie: Selecteren - Minimumgeschiktheidseisen & Selectiecriteria  

Geschiktheidseisen

U beoordeelt of de bedrijven voldoen aan de door u gestelde minimumgeschiktheidseisen.

Meer informatie: Selecteren - Minimumgeschiktheidseisen Selectiecriteria 

Controleren Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Bij een Europese procedure, nationale procedures en (meervoudige) onderhandse procedures verplicht de Aanbestedingswet 2012 het gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) indien uitsluitingsgronden en/of minimumeisen en/of geschiktheidseisen geformuleerd zijn. De gegadigden/inschrijvers verklaren met dit document dat geen (dwingende) uitsluitingsgronden op hen van toepassing zijn resp. dat zij voldoen aan de gestelde minimumeisen en/of in het bezit zijn van gevraagde documenten waaruit een bepaalde geschiktheid blijkt.

In beginsel gaat u uit van de juistheid van de informatie die een ondernemer in het UEA of andere door u gevraagde bewijsstukken heeft verstrekt. U controleert vóór de gunning van de opdracht (het verzenden van de voorlopige gunningsbeslissing) of het UEA volledig is ingevuld en rechtsgeldig is ondertekend. Bij zowel de niet-openbare procedure als de openbare procedure kunt u op meerdere momenten het UEA controleren/verifiëren door middel van het opvragen van bewijsstukken.

U bent niet verplicht de juistheid van een UEA (en de overige door u gevraagde bewijsstukken) direct na ontvangst daarvan te controleren als daarvoor geen aanleiding is. Let wel, als een belanghebbende meent dat een inschrijver niet aan de in de UEA gestelde eisen voldoet, dan kan deze voor de rechter afdwingen dat u alsnog de juistheid van de verstrekte gegevens toetst. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u de bewijsmiddelen voor gunning dient op te vragen bij degene aan wie u voornemens bent de opdracht te gunnen. U kunt de inschrijver vragen de overgelegde verklaringen en bescheiden toe te lichten en/of aan te vullen. Blijkt dat de verstrekte informatie onjuist is, dan moet u de inschrijver alsnog uitsluiten en gunt u de opdracht aan de inschrijver die als tweede is gerangschikt. Er bestaat geen verplichting tot gunnen. Niet-gunnen kan wel betekenen dat u in meer of mindere mate schadeplichtig bent ten opzichte van de (winnende) inschrijver(s). U mag de verificatie overigens ook al doen in de selectiefase van een niet-openbare procedure bij degenen die u wilt uitnodigen een inschrijving te doen.

U kunt een ondernemer uitsluitend verzoeken bewijsstukken bij een UEA te voegen die geen betrekking hebben op gegevens en inlichtingen die in dit document gevraagd kunnen worden. Dit tenzij het een lijst met referentiewerken die in de afgelopen periode van ten hoogste vijf jaar werden verricht of van de voornaamste leveringen of diensten die in de afgelopen periode van ten hoogste drie jaar werden verricht.

Bij twijfel over de juistheid van de verklaring adviseert PIANOo u deze zo spoedig mogelijk te controleren. Met een tijdige verificatie voorkomt u dat u de inschrijver later in de aanbestedingsprocedure alsnog moet uitsluiten of dat u in de postcontractuele fase de overeenkomst wegens dwaling of misleiding moet ontbinden voor zover dit proportioneel is. De Aanbestedingswet 2012 biedt verder een expliciete wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen.

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u de juistheid van gegevens uit de UEA mag nagaan van degene aan wie u een opdracht wilt gunnen (of van degene die u bij een niet-openbare procedure wilt uitnodigen een inschrijving te doen). Daarbij kunt u vragen de overgelegde verklaringen en bescheiden toe te lichten en/of aan te vullen. Blijkt dat de verstrekte informatie onjuist is, dan moet u het bedrijf in kwestie alsnog uitsluiten en gunt u de opdracht aan de inschrijver die als tweede is gerangschikt. Er bestaat overigens geen verplichting tot gunnen. Niet-gunnen kan wel betekenen dat u schadeplichtig wordt ten opzichte van de (winnende) inschrijver(s).

Voor het gebruik van het UEA is door de Europese Commissie een tool ontwikkeld. Daarnaast is het UEA als pdf-versie t te gebruiken en is digitaal in te vullen. In tegenstelling tot de model(len) eigen verklaring is een digitale ID niet mogelijk. Het UEA hoeft ook niet ondertekend te worden als het onderdeel is van een groter pakket documenten waar een handtekening onder staat (zie artikel 2 lid 2 Aanbestedingsbesluit). PIANOo adviseert u daarom in uw aanbestedingsdocumenten op te nemen dat een handtekening onder de inschrijving/aanmelding ook geldt als een ondertekening van het UEA.

Meer informatie:
Geen verplichting tot gunnen
Rechtsbescherming  
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

Afwijzen

Bij de niet-openbare procedure (of een andere procedure met voorselectie) toetst u in de inschrijvingsfase niet meer of een uitsluitingsgrond van toepassing is en of de inschrijvers aan de geschiktheidseisen voldoen. Een hernieuwde beoordeling mag alleen als na de selectiefase blijkt dat zich nieuwe gronden voor uitsluiting hebben voorgedaan of als de inschrijver niet (meer) aan de gestelde geschiktheidseisen voldoet.

Een inschrijving van een bedrijf waarop een uitsluitingsgrond van toepassing is of van een bedrijf dat niet voldoet aan de gestelde minimumgeschiktheidseisen, wordt afgewezen. Van alle resterende bedrijven worden de inschrijvingen inhoudelijk verder getoetst aan de voorwaarden, eisen en gestelde gunningscriteria. 

Herstel van fouten en verduidelijken van inschrijving

Gelegenheid bieden tot herstel van fouten in inschrijvingen

In beginsel mag u een onvolledige of onduidelijke inschrijving niet in behandeling nemen. De algemene beginselen van behoorlijk bestuur, het evenredigheidsbeginsel en/of zorgvuldigheidsbeginsel impliceren echter dat u een herstel van fouten soms moet toelaten.

Heeft een inschrijver een kleine fout in zijn inschrijving gemaakt, die niet leidt tot vervalsing van de mededinging, dan mag deze hersteld worden. U kunt deze zelf ambtshalve herstellen of u kunt de inschrijver uitnodigen om die fout te herstellen. Bijvoorbeeld kennelijke verschrijvingen (een voor een ieder kenbare omissie) of het ontbreken van bepaalde standaardformulieren (niet zijnde model K). Het verdient uit oogpunt van transparantie aanbeveling om in het aanbestedingsdocument een herstelprocedure vast te leggen.

De algemene beginselen van behoorlijk bestuur, het evenredigheidsbeginsel en/of zorgvuldigheidsbeginsel impliceren dat u een herstel van fouten soms moet toelaten.

Er bestaat veel jurisprudentie over herstel van fouten. Hieruit volgt bijvoorbeeld dat u een te laat ingezonden model-K formulier en een gewijzigd plan van aanpak niet mag accepteren, maar een uittreksel KvK en ISO-certificaten wel. Er is geen scherpe lijn te trekken in wat wel en wat niet is toegestaan. Verduidelijkingen en aanvullingen zijn toegestaan. Inhoudelijke wijzigingen van de inschrijving (of het aanbestedingsdocument) zijn in beginsel niet toegestaan. Bovenal moet u alle inschrijvers gelijk behandelen. U dient zich te realiseren dat het bieden van herstelmogelijkheid aan één inschrijver mogelijk de concurrentiepositie van andere inschrijvers benadeelt. Vanwege het gelijkheidsbeginsel moet daarom zeer terughoudend worden gehandeld.

meer informatie: Herstel van fouten, aanvullen aanmelding/inschrijving

Verduidelijken van inschrijvingen

U mag van een inschrijver verlangen dat hij zijn offerte toelicht op bepaalde punten om deze te verduidelijken. Verduidelijking mag niet leiden tot een inhoudelijke wijziging van al verstrekte informatie of tot de acceptatie van nieuwe informatie. Een dergelijke handelwijze kan mogelijk tot een vervalsing van de mededinging leiden. Soms wordt in een aanbestedingsprocedure al vooraf een toelichtende gespreksronde met alle aanbieders ingepland. Vooral bij de aanbesteding van intellectuele diensten zie je vaak een presentatie van de voorstellen ingebouwd in de procedure. Een inschrijver heeft overigens geen afdwingbaar recht om een inschrijving te mogen toelichten.

Let op, onderhandelen over een ingediende offerte (buiten de onderhandelingsprocedure) is ten strengste verboden. 

Toetsen of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde voorwaarden en (minimum)eisen

Inschrijvingen moeten volledig voldoen aan alle eisen van het bestek en aan eventueel andere voorwaarden die gesteld zijn. Naast de eigenschappen die betrekking hebben op het gevraagde werk, de levering of de dienst (passende aanbieding) kan het gaan om instemmen met de inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst (algemene voorwaarden), het toepassen van bepaalde voorschriften of bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Een voorwaardelijke inschrijving voldoet niet (geheel) aan de gestelde eisen of voorwaarden. In behandeling genomen inschrijvingen, die bij inhoudelijke beoordeling ongeldig blijken te zijn, moet u afwijzen. Abnormaal lage aanbiedingen, manipulatieve inschrijvingen en niet (geheel) besteksconforme inschrijvingen zijn hier voorbeelden van. Deze categorie ongeldige inschrijvingen kunt u evenwel pas afwijzen nadat deze inhoudelijk zijn beoordeeld en eventueel nader onderzoek is gedaan.

Meer informatie: Ongeldige en bijzondere inschrijvingen
Meer informatie: Algemene Voorwaarden

Buitenlandse inschrijvers

Inschrijvers uit de Europese Economische Ruimte (EER) en de GPA landen dient u toe te laten tot uw aanbesteding. Voor vragen over buitenlandse inschrijvers uit de Europese Unie kunt u vragen stellen op het Informatiesysteem Interne Markt (IMI) platform. Het IMI platform is een online-platform voor samenwerking tussen overheidsinstanties binnen de EER. 

Hierbij richt het platform zich op het wegnemen van twijfel over documenten en informatie, zoals:

  • de authenticiteit van documenten of certificaten van inschrijvers;
  • of een organisatie aan de technische vereisten voldoet op basis van bijvoorbeeld nationale normen, etikettering en conformiteitsbeoordelingen;
  • het uitsluiten van inschrijvers op bijvoorbeeld een veroordeling wegens fraude;
  • de standaardverklaring van inschrijvers.

Overzicht van beschikbare vragen  (pdf)  ec.europa.eu.

Om gebruik te kunnen maken van IMI moet u zich registreren bij de nationale IMI-coördinator. In beginsel kunnen alle aanbestedende diensten gebruik maken van IMI.

IMI platform   op ec.europa.eu.
Nederlandse IMI-coördinator    ec.europa.eu.

Bepalen van de beste inschrijving (gunnen)

Door het toepassen van het in de aankondiging van de opdracht, het beschrijvend document (bestek) of de gunningsleidraad gepubliceerde gunningscriterium bepaalt u als aanbestedende dienst de beste inschrijving.

Het gunningscriterium is de beste prijs-kwaliteitverhouding (voorheen: EMVI), tenzij u in het aanbestedingsdocument motiveert waarom u op de laagste prijs of de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit gunt.

Document: Handreiking: Hoe bepaal je de beste prijs-kwaliteitverhouding?

U dient het gunningscriterium en de subgunningscriteria op een objectieve en uniforme wijze toe te passen. Als het goed is heeft u de subgunningscriteria zo geformuleerd dat inschrijvers in staat zijn geweest deze criteria op dezelfde wijze te interpreteren bij hun inschrijving en u als aanbestedende dienst de inschrijvingen op objectieve wijze kunt beoordelen. U mag eenmaal gepubliceerde (sub)gunningscriteria en de toepassingswijze niet meer wijzigen tijdens de aanbestedingsprocedure, maar wel nader toelichten. 

Meer informatie: Abnormaal lage inschrijving(en)

Motiveringsplicht

De Aanbestedingswet 2012 verplicht een aanbestedende dienst in de gunningsbeslissing voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van zijn beslissing. Dit biedt afgewezen inschrijvers (en eventueel gegadigden) de gelegenheid zich te beraden, binnen de zogenoemde standstill-termijn van twintig dagen, of verzet tegen een afwijzing zin zal hebben.

In de afwijzing moet u de daarom de relevante redenen voor die beslissing opnemen, alsmede de termijn van twintig dagen waarmee de uiteindelijke gunningsbeslissing wordt opgeschort. Als uw afwijzing niet voldoet aan een van beide voorwaarden, kan een benadeelde ondernemer ook na de termijn van twintig dagen, de rechter verzoeken de overeenkomst te vernietigen. De termijn vangt pas aan op de dag na de datum waarop de mededeling van de gunningsbeslissing is verzonden aan de betrokken inschrijvers en gegadigden. Het is niet zomaar toegestaan om na bekendmaking van het gunningsvoornemen de gronden van uw beslissing nader aan te vullen. Waar het om gaat is dat tegen alle gronden, dus ook tegen de nieuw aangevoerde gronden, doeltreffend beroep mogelijk is. Wij adviseren u de motiveringsplicht ruim toe te passen en bij wezenlijke aanvulling van de motiveringsgronden de Alcatel-termijn opnieuw te laten beginnen. Dit getuigt niet alleen van behoorlijk bestuur, maar voorkomt ook juridische procedures.

Standaard moet in een bericht van afwijzing worden opgenomen:

  • aan welke partij de opdracht is gegund;
  • de gronden van de gunningsbeslissing;
  • het bedrag waarvoor de opdracht wordt gegund;
  • de score van de afgewezen inschrijver ten opzichte van de winnende inschrijving (waarbij ook de sterke en zwakke punten worden aangeven);
  • hoe en binnen welke termijn inschrijvers rechtsmaatregelen kunnen aanwenden tegen de gunningsbeslissing.

Verzenden van berichten van afwijzing en gunning

Aan de winnende inschrijver zendt u een bericht van voornemen tot gunning. Deze voorlopige gunningsbeslissing betekent geen aanvaarding van het aanbod van de inschrijver als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek. Tegelijk met het voornemen tot gunning stuurt u aan de overige inschrijvers een bericht van afwijzing. U bent in ieder geval verplicht de mededeling per elektronische post (per e-mail) of per fax te verzenden aan alle inschrijvers en gegadigden. Er kan dan nooit discussie ontstaan over de ontvangst- en verzendtheorie. In aanvulling daarop kunt u de gunningsbeslissing uiteraard ook per post versturen.

Gestanddoeningstermijn

Na de mededeling van de gunningsbeslissing kunnen belanghebbenden tijdens de stand still-termijn rechtsmiddelen aanwenden tegen uw gunningsbeslissing. In voorkomend geval bent u gehouden de procedure op te schorten totdat uitspraak is gedaan door de voorzieningenrechter. U loopt daarmee het risico dat de termijn van gestanddoening van de offerte verloopt, waarna u de winnende inschrijver niet meer aan zijn aanbod kunt houden. Het is dan ook verstandig om bij een kort geding de termijn van gestanddoening te verlengen. Verlenging van de termijn kan alleen als deze mogelijkheid in het aanbestedingsdocument is voorzien of als de inschrijver vrijwillig met een verzoek tot verlenging instemt. Het ARW 2016 voorziet in een gestanddoeningstermijn tot 8 dagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter in kort geding.

Meer informatie: Voorbereiding afronden - Formele eisen

Informatieverstrekking over gunningsbeslissing

PIANOo adviseert u de motiveringsplicht ruim uit te leggen. Het is aan te bevelen om de afgewezen inschrijvers telefonisch of in een persoonlijk gesprek te informeren over de gunningsbeslissing. Door mondeling inzicht te bieden in de motivering van de afwijzing en door verbeterpunten te benoemen voor toekomstige inschrijvingen, voorkomt u procedures voor de rechter.  

Meer informatie: Informatieverstrekking over gunningsbeslissing  

Rechtsbescherming

Voor de administratieve voortgang van een aanbestedingsprocedure en de rechtszekerheid is het van belang zo snel mogelijk duidelijkheid te bieden over de voorgenomen gunningsbeslissing aan de inschrijvers. Om de voortgang te bespoedigen kunt u in het aanbestedingsdocument en de afwijzingsbrieven opnemen dat inschrijvers binnen de termijn van 20 dagen een kortgedingprocedure aanhangig moeten maken tegen de gunningsbeslissing. PIANOo adviseert hierin ook expliciet aan te geven dat een inschrijver zijn rechten verwerkt als deze niet binnen deze termijn klaagt over de voorgenomen gunningsbeslissing (datum noemen).

Als flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012 is het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden opgesteld. Het advies biedt ondernemers en aanbestedende diensten een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen met betrekking tot aanbestedingsprocedures waarop de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. Het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden bestaat uit een standaard voor klachtafhandeling door aanbestedende diensten en ondernemers en uit een Commissie van Aanbestedingsexperts. De standaard voor klachtafhandeling biedt u als aanbestedende dienst een handvat om klachten zelfstandig op zorgvuldige wijze te kunnen afhandelen. De Commissie van Aanbestedingsexperts hanteert bij de behandeling van klachten een eigen reglement, het Reglement Commissie van Aanbestedingsexperts. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende dienst. Een advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts is niet bindend. 

Meer informatie: Rechtsbescherming  

Vastleggen van afspraken in een overeenkomst

U kunt in theorie zowel mondeling als schriftelijk een overeenkomst aangegaan. De leverancier of aannemer doet een aanbod, dat door u wordt geaccepteerd. Soms kan zelfs uit het niet-handelen (stilzitten) van partijen worden afgeleid dat de overeenkomst tot stand is gekomen. De bijzondere omstandigheden van het geval zijn bepalend. Denkt u hierbij aan de situatie waarbij de leverancier begint met de uitvoering van de opdracht, facturen verstuurt enzovoort en u maakt daartegen geen bezwaar. Het aanbod is dan stilzwijgend aanvaard. Het is verstandig om alle afspraken schriftelijk te bevestigen in een contract of een opdrachtbevestiging. Dit is vaak ook een vereiste binnen de administratieve organisatie van uw organisatie. Overheidsopdrachten die vallen onder de Europese aanbestedingsregels, zijn altijd schriftelijke overeenkomsten.