Beter Aanbesteden 2021 - 2024
Aanbesteden vraagt veel, maar biedt ook kansen! De beste resultaten worden behaald als aanbestedende diensten en ondernemers goed samenwerken. Daarvoor moeten ze elkaar begrijpen, waarderen en vertrouwen. Om dit te stimuleren introduceerde het ministerie van Economische Zaken voorjaar 2021 het programma Beter Aanbesteden, een vervolg op de Actieagenda Beter Aanbesteden 2018 – 2019.
Beter Aanbesteden in het kort
- Looptijd: 2021 – 2024
- Begroting: 1,5 miljoen euro per jaar
- Doelgroep: Publieke opdrachtgevers en ondernemers
- Doel: Samen de inkooppraktijk verder professionaliseren
- Samenwerkingsverband van het ministerie van Economische Zaken, VNG, VNO-NCW/MKB-Nederland en PIANOo
Het programma Beter Aanbesteden richtte zich op het verbeteren van het inkoopproces en de samenwerking tussen overheden en ondernemers. Wil je meer weten over Beter Aanbesteden? Bekijk dan het onderstaande animatiefilmpje.
animatie_1_beter_aanbesteden_in_beeld-uj5bg3f.xml
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 180.3 MB
- Download in WEBM formaat WEBM | 6.6 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 28.5 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
Beeldtekst: Beter aanbesteden.
VOICE-OVER: "Aanbestedingen vragen veel, maar bieden ook kansen. Voor aanbestedende diensten en voor ondernemers. Voor beide partijen is het belangrijk dat het aanbesteden goed gebeurt. De beste resultaten worden behaald als partijen goed samenwerken. Daarvoor moet je elkaar begrijpen, waarderen en vertrouwen. Het programma Beter Aanbesteden helpt daarbij, door te investeren in dialoog, bewustzijn, kennis en toepassing in de praktijk.
Neem bijvoorbeeld Sarah. Zij werkt bij een gemeente en wil ondernemers uitnodigen om een voorstel voor groenvoorziening in te dienen. Voor haar is het belangrijk dat belastinggeld goed wordt besteed. Dus goede kwaliteit voor een eerlijke prijs. Mohamed heeft een goedlopend hoveniersbedrijf en ziet in de vraag van Sarah een kans om verder te groeien.
Sarah en Mohamed hebben beiden in eerdere aanbestedingen gemerkt dat het beter kan. Zo zijn er hoge tenderkosten, inschrijvingen sluiten niet aan op de vraag, of er is gebrek aan kennis over innovatieve en duurzame oplossingen die de markt biedt. Daarom willen zij een eenvoudig en transparant proces meer aandacht voor samenwerking en meer waardering voor kwaliteit.
Het programma Beter Aanbesteden ondersteunt hen op 4 manieren:
1. Regiomanagers en adviseurs staan klaar om te sparren over inkoopvraagstukken en ondersteuningsmogelijkheden, en om overheden en ondernemers in de regio te verbinden.
2. We organiseren bijeenkomsten om elkaar te leren kennen en kennis te delen. Per regio en per sector.
3. We starten meerdere projecten gericht op de praktijk. Bijvoorbeeld om aanbesteden mkb-vriendelijker te maken en om partijen te informeren over de mogelijkheden binnen bestaande regels.
4. En als laatste kunnen gemeenten, mkb-ers, ondernemersverenigingen en brancheorganisaties een regeling aanvragen voor eigen initiatieven om hun Inkooppraktijk verder te professionaliseren.
Sarah en Mohamed krijgen zo meer waardering voor elkaars rol en belang. En door de aandacht voor samenwerking sluit het aanbod beter aan op de vraag."
Meer weten?
Ga naar www.pianoo.nl/beter-aanbesteden.
Wat heeft het programma gedaan?
Het programma Beter Aanbesteden investeerde in dialoog, bewustzijn, kennis en toepassing van methodieken in de praktijk voor aanbestedende diensten en ondernemers. Het programma deed dit met verschillende middelen:
- Regiomanagers adviseerden over inkoop- en aanbestedingsvraagstukken en ondersteuningsmogelijkheden. Zij verbonden de aanbestedende diensten en ondernemers in de regio. De Eindrapportage Doelgroepenonderzoek Regiomanagement onderzoekt welke groepen aanbestedende diensten en ondernemers aangeven behoefte te hebben aan regiomanagement.
- Het programma organiseerde kennissessies, verdiepingssessies, marktdagen en andere bijeenkomsten om elkaar beter te leren kennen en kennis te delen. Per regio, per sector en nationaal.
- Met verschillende projecten werkte Beter Aanbesteden aan het vergroten van kennis over het inkoopproces en het belang van dialoog en samenwerking. Er werden concrete handvatten gemaakt om de inkooppraktijk en dialoog te verbeteren. Veel informatie is nu opgenomen op de pagina’s van PIANOo.
- Subsidieregeling Beter Aanbesteden: Om de aanbestedingspraktijk in hun regio of branche te verbeteren konden gemeenten, mkb-ondernemers, brancheorganisaties en ondernemersverenigingen hiervoor subsidie aanvragen. Er zijn 3 subsidierondes geweest waarbij 36 initiatieven subsidie hebben ontvangen. In totaal was er 800.000 euro beschikbaar. Lees verder over de initiatieven in 2022, 2023 of 2024.
Op de website van Rijksoverheid is een infographic gepubliceerd met een overzicht van de acties en resultaten van het programma.
Producten van het programma
Het programma heeft diverse voorlichtings- en monitoringsproducten opgeleverd tijdens de looptijd.
Magazines
Er zijn 6 magazines gepubliceerd, waarin de kennis en ervaringen uit de diverse (regionale) contacten, bijeenkomsten en projecten werden gedeeld met een breed publiek.
Formats spendanalyse en de crediteurenkaart
Om aanbestedende diensten te ondersteunen bij het maken van een spendanalyse formats voor de spendanalyse en de crediteurenkaart opgesteld. Een spendanalyse is van belang bij de accountantscontrole. De accountant geeft immers ook een oordeel over aanbestedingsrechtmatigheid. Ook zijn er instructievideo's ontwikkeld die helpen bij het invullen van deze formats.
Factsheets
Een goede dialoog is beter samenwerken; voor, tijdens en na de aanbesteding is het voeren van de dialoog belangrijk. Het leidt tot meer begrip, waardering en vertrouwen tussen aanbestedende dienst en marktpartijen. We hebben een overzicht met tips verzameld in de factsheet Een goede dialoog is beter samenwerken.
Inkoop ontmoet verkoop: Het programma stimuleerde en faciliteerde ontmoetingen tussen inkoop en verkoop. De inzichten uit de gesprekken hebben we gebundeld in een overzicht met 14 tips. Zowel voor inkoop, voor verkoop als voor hen samen. Bekijk de Infosheet Inkoop ontmoet verkoop 14 tips.
Animatiefilmpjes
Met animatiefilmpjes hebben we het aanbestedingsproces uitgelegd. In het onderstaande animatiefilmpje leggen we uit hoe aanbestedende diensten en ondernemers met respect voor elkaar kunnen aanbesteden.
animatie_3_aanbesteden_met_respect_voor_elkaar-dzkx4qc.xml
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 107.6 MB
- Download in WEBM formaat WEBM | 5.8 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 24.6 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
Beeldtitel: Beter aanbesteden, aanbesteden met respect voor elkaar.
VOICE-OVER: "Een aanbestedings- of inkooptraject vergt een grote inspanning. Voor aanbestedende partijen en voor inschrijvers. Het is daarom belangrijk dat je oog hebt voor elkaars belangen. Je kunt de ander veel werk bezorgen, of besparen. Waar voor je geld. Daar draait het om bij inkopen en aanbesteden. Maar hoe bereik je dat?
Tessa is facilitair directeur bij de provincie en wil graag goede koffie voor een eerlijke prijs.
Robin is barista en verkoopt bonen en onderhoudt koffiemachines.
Nadia is inkoper van de gemeente. Ze houdt van duidelijkheid en weet dat ze een aanbesteding eenvoudig moet houden.
Wat is de essentie?
Ze geeft inschrijvers, zoals Robin voldoende tijd en ruimte om een goed voorstel te doen. Op haar beurt verdiept Robin zich goed in de opdracht en maakt gebruik van de dialoogmomenten in deze aanbesteding. Bij het uitschrijven van de aanbesteding verplaatst Nadia zich in de inschrijvers. Hoe zou zij zelf inschrijven op haar vraag? Als zij bepaalde eisen als barrière ziet, zullen inschrijvers dit ook ervaren. Ze houdt dus haar eigen aanbesteding eens goed tegen het licht. Zijn de gunningscriteria echt relevant? En zo geformuleerd dat ze de beste leverancier kiest? Is de planning haalbaar voor inschrijvers? Zijn de eisen realistisch en sluiten ze innovatieve oplossingen niet uit?
Nadia vindt het daarom verstandig om van tevoren met ondernemers in gesprek te gaan die haar een beeld geven van de mogelijkheden en de onmogelijkheden van haar vraag. Nadia ontvangt daardoor beter passende inschrijvingen waarin Robin de ruimte krijg haar expertise in te brengen. Hierdoor kan Tessa haar collega's naast goede koffie, ook cappuccino's met havermelk en een shotje espresso aanbieden.
Winst voor iedereen!"
Beeldtekst: Meer weten? Ga naar onze website pianoo.nl/beter-aanbesteden
De logo's van VNG, VNO NCW, Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, MKB Nederland en Pianoo verschijnen.
Podcasts
Op 2 momenten hebben we podcasts gemaakt. In 2022 sprak aanbestedingsexpert Kim Schofaerts met bestuurders die ervaring hebben als wethouder/ raadslid én als inkoper werkzaam zijn geweest over de impact van inkoop aan de hand van een aantal voorbeelden.
In de tweede serie podcasts uit 2024 sprak Kim Schofaerts met 6 aanbestedingsexperts vanuit verschillende vakgebieden en organisaties. Zij gaven theoretische en praktische adviezen bij de onderwerpen ‘dialoog en samenwerking’, ‘een professioneel inkoopproces’ en ‘aanbesteden en strategie’. In de podcasts wordt ingegaan op de impact die met inkoop en aanbesteden kan worden bereikt. Luister naar de podcasts.
Eerste en tweede monitor
Hoe staat het met de randvoorwaarden voor een professionele inkooppraktijk? Weten opdrachtgevers wat de markt te bieden heeft en is dit een passend aanbod? En hoe ervaren partijen de onderlinge dialoog? Dat werd gemeten met de Monitor Beter Aanbesteden. Uit de eerste monitor bleek dat aanbestedende diensten en ondernemers opvallend positiever zijn over zichzelf, dan over elkaar. Uit de tweede monitor blijkt dat aanbestedende diensten minder positief zijn geworden over zowel de marktpartijen als over hun eigen prestaties. Marktpartijen zijn juist positiever geworden over de prestaties van aanbestedende diensten en de eigen prestaties.