Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure duurzame energie
De overheidsopdracht voor het inkopen van energie overstijgt snel de aanbestedingsdrempels. Bij het ramen van de opdracht neemt u mee de groothandelsprijzen, de opslagen voor diensten en de kosten van de Garanties van Oorsprong (GvO’s). De hoogte van de groothandelsprijzen is in beginsel onafhankelijk van de leverancier aan wie uiteindelijk de opdracht wordt gegund. Bij complexe energie-aanbestedingen is de Europese niet-openbare procedure of de concurrentiegericht dialoog aan te bevelen. Echter in de meeste gevallen volstaat een openbare procedure.
In de aanbestedingsstukken legt u de keuzes die u in de voorbereiding heeft gemaakt vast. Aan veel van de energie-specifieke eisen kunnen wensen gekoppeld worden. Verder is het voor energie-aanbestedingen relevant keuzes te maken ten aanzien van de geschiktheidseisen en gunningscriteria.
Geschiktheidseisen
Door onder meer het formuleren van (minimum)geschiktheidseisen bepaalt u welke bedrijven geschikt zijn voor het uitvoeren van uw opdracht.
Financiële en economische draagkracht
Overweeg of het relevant is een kredietwaardigheid van de leverancier te eisen. Niet alle leveranciers hebben creditratings en niet altijd loopt u een economisch risico. Ook kunt u overwegen de creditrating te eisen van de moedermaatschappij in plaats van de inschrijver.
Technische- en organisatorische bekwaamheid
Onder de technische- en organisatorische bekwaamheid vallen in de regel de programmaverantwoordelijkheid of shippersverantwoordelijkheid en referenties.
Programmaverantwoordelijkheid
Elektriciteitsleveranciers dienen programmaverantwoordelijkheid (PV) te hebben met een volledige erkenning om elektriciteit te kunnen leveren. Dit houdt in dat zij op het Nederlandse net productie, transport en verbruik met andere leveranciers onderling balanceren. U kunt in het PV-register op de website van de netbeheerder controleren of de inschrijver als zodanig geregistreerd staat.
Shipperverantwoordelijkheid
Gasleveranciers dienen shipperverantwoordelijkheid te hebben. Deze verantwoordelijkheid is vergelijkbaar met programmaverantwoordelijkheid. Gas Transport Services (GTS) geeft deze erkenning uit en publiceert een overzicht van partijen met een licentie.
Referenties
U kunt overwegen referenties te vragen. Hierbij kunt u denken aan:
- Ervaring met de levering aan een minimum aantal groot- en/of kleinverbruikaansluitingen
- Ervaring met de levering van een minimumvolume elektriciteit of gas
- Ervaring met het uitvoeren van een bepaalde klikstrategie
- Verzoekt u leveranciers op daken of gronden duurzame opwekcapaciteit te plaatsen dan valt te overwegen ook dit mee te nemen
Duurzaamheid leverancier
Er zijn verschillende ranglijsten over de duurzaamheid van specifieke energieleveranciers. Het meenemen van deze ranglijsten is in de praktijk vaak lastig omdat deze niet altijd voldoende relatie kent met het voorwerp van de opdracht. Dit is een aanbestedingsrechtelijke risico waar u op bedacht dient te zijn.
Stroometiket
Leveranciers zijn verplicht bij de jaarafrekening een stroometiket te overleggen waaruit de herkomst blijkt van hun levering (groen of grijs). Het stroometiket biedt zo een overzicht van geleverde GvO’s. Het stroometiket zegt niets over de leverancier en is daarom niet geschikt als geschiktheidseis, maar kan uiteraard wel als eis of wens worden opgenomen in de aanbestedingsstukken.
Op de website van de ACM staat informatie over de informatievoorziening op de consumentenmarkt voor energie en een Visiedocument duurzaamheid in energietoezicht.
Gunningscriteria
U kunt energieleveranciers stimuleren meer duurzame energie te leveren door hierop te sturen met de gunningscriteria. Hiernaast kunnen alle eisen en wensen uit de voorbereidingsfase ook opgenomen worden als gunningscriteria.
Duurzaamheid
Een gunningscriterium duurzaamheid is een doorvertaling van de duurzaamheidsambities van de organisatie. Onder duurzaamheid kunnen 3 criteria vallen in lijn met de gehanteerde duurzaamheidsdefinitie.
Type energiebronnen
Niet altijd kunnen alle leveranciers de gewenste hoeveelheid GvO’s uit specifieke bronnen leveren. Met het gunningscriterium bronkeuze kunt u leveranciers uitdagen zoveel mogelijk GvO’s uit een specifieke bron te leveren.
Herkomst energiebronnen
Wellicht heeft u voor uw type energiebron een specifieke voorkeur voor de herkomst. Ook hierbij geldt, dat het nog onbekend is hoe specifiek u kunt zijn in uw herkomst voorkeuren. Deze voorkeuren dienen goed gemotiveerd te zijn en mogen in geen enkel geval in strijd zijn met de gelijkheids-, transparantie- en non-discriminatiebeginselen.
Soms wordt burgerparticipatie als een aanvullende wens meegenomen. Voordeel hiervan is dat lokale coöperaties betrokken worden bij de realisatie van nieuwe lokale of regionale duurzame energiebronnen. Toepassing van dit type van wensen lijkt binnen de kaders van de Aanbestedingswet 2012 (artikel 2.18) in slechts uitzonderlijke gevallen mogelijk te zijn, bijvoorbeeld bij kleine opdrachten.
Nieuwe energiebronnen
Aanbieding van nieuwe energiebronnen kan ook als gunningscriterium worden meegenomen in een aanbesteding. Hanteert u dit als gunningscriterium dan dient u rekening te houden met het groeipad waarin de nieuwe energiebronnen beschikbaar komen en het plan van aanpak waarin beschreven wordt hoe deze nieuwe energiebronnen worden gerealiseerd en welke inspanningen hiervoor van de opdrachtgever gewenst zijn. U kunt overwegen een leverancier die een sneller groeipad aanbiedt hiervoor specifiek te belonen.
Voorbeeld betreft een door de gemeente Groningen in 2017 doorlopen aanbesteding voor additionele duurzame energie. De inschrijvers kregen in deze aanbesteding 5 jaar de tijd gekregen om 100% duurzame nieuwe energie te leveren. De inschrijver diende per jaar aan te geven welk percentage van de totale levering uit een nieuwe energiebron kwam. Hoe sneller het groeipad was, hoe groter het gunningsvoordeel.
Als onderbouwing van het opgegeven groeipad kunt u inschrijvers vragen een plan van aanpak in te dienen. Onderwerpen voor dit plan van aanpak kunnen zijn:
- Een beschrijving van de nieuwe energiebronnen zoals de herkomst, status vergunningverlening of subsidieverlening;
- Planning het realisatieproces met onderbouwing waaruit blijkt dat deze planning realistisch is;
- Risicoanalyse en beheermaatregelen als het aanbieden van reservecapaciteit niet gehaald wordt.
Prijs
Bij de inkoop van energie is er veelal sprake van meerdere prijzen. Deze prijzen zijn in beginsel de handelsprijs met een leveranciersopslag en duurzaamheidsopslag. Voor elektriciteit gelden aparte prijzen voor de piekuren en de buiten piekuren verbruik en eventuele terugleveringen van energie. Voor gas gelden prijzen voor het verbruik van profielaansluitingen en capaciteitsaansluitingen, het beschikbaar stellen van capaciteit. In beide gevallen kan hiernaast er ook nog sprake zijn van de prijs van de GvO’s. De totaalprijs bestaat soms uit al deze onderdelen. Besluit u zelf te klikken, dan bestaat het gunningscriterium prijs in beginsel enkel uit de leveranciersopslag en duurzaamheidsopslag.
Indien u naast duurzame energie uit bestaande bronnen, ook duurzame energie uit nieuwe bronnen eist of wenst, dan is het aan te bevelen om voor de verschillende energiebronnen een andere prijs met duurzaamheidsopslagen te rekenen. Let hierbij op verdeling in verbruik tussen deze bronnen en de aangeboden groeipadden. Laat het gunningsmodel zo goed mogelijk aansluiten bij het verwachte gebruik om ongewenst strategisch inschrijven te voorkomen.
Inschrijven
Tenderteams bij energieleveranciers zijn voor het opstellen van een prijs afhankelijk van de prijzen die zij van hun handelsdesk ontvangen. De handelsdesk geeft in beginsel pas vanaf 10:00 uur hun prijzen af. Het loont om geen prijzen van voor 10:00 uur uit te vragen omdat hiervoor met hogere risico-opslagen wordt gerekend.
Teruglevering
U kunt overwegen naast een eis ook een gunningscriterium op te nemen over het volume dat teruggeleverd mag worden.
Dienstverlening
Energieleveranciers breiden de online dienstverlening aan zakelijke klanten uit. Wellicht heeft u hier specifieke wensen op.