Inkopen flexibele arbeidskrachten

Toon pagina in menu

De term 'inhuur van personeel' of 'flexibele arbeid' is in de aanbestedingspraktijk een verzamelbegrip van verschillende soorten diensten, waarbij personeel of deskundigen al dan niet via een bemiddelingsopdracht binnen de organisatie van de aanbestedende dienst werkzaam zijn. In het verleden gold voor de aanbestedingen van deze diensten een beperkt aanbestedingsregime. Met de wijziging van de Aanbestedingswet 2012 in 2016 gelden ook voor deze aanbestedingen de regels uit deze wet integraal.

Hieronder worden verschillende vormen van flexible arbeid en gerelateerde diensten beschreven. Vervolgens worden aandachtspunten beschreven en handvatten gegeven voor bij de Europese aanbesteding van flexibele arbeid en gerelateerde diensten. Collegiale inlening tussen aanbestedende diensten valt alleen onder de inhuur van flexibele arbeid indien ook sprake is van een overheidsopracht.

Vormen van flexibele arbeid

Er zijn verschillende vormen van flexibele arbeid, ieder met zijn eigen kenmerken. Voordat een aanbestedende dienst tot aanbesteding overgaat is het belangrijk dat van tevoren duidelijk is met welke uitgangspunten hij flexibele arbeid in gaat kopen.

Uitzenden

Uitzenden is het ter beschikking stellen van flexibele arbeidskrachten aan een opdrachtgever. Dit kan op flexibele basis tegen een vooraf afgesproken tarief (de omrekenfactor). Door flexibele arbeidskrachten op uitzendbasis in te zetten kan een aanbestedende dienst snel en efficiënt inspelen op pieken en dalen in de werkdruk. Uitzendkrachten kunnen ook ingezet worden om vast personeel te vervangen bij ziekte of zwangerschapsverlof.

Payroll

Bij payroll is een aanbestedende dienst zelfverantwoordelijk voor het werven en selecteren van de flexibele arbeidskracht, waarna de aanbestedende dienst de gegevens van de vacature en de flexibele arbeidskracht bij de payrollorganisatie aanlevert. De flexibele arbeidskracht komt bij de payrollorganisatie in dienst. Dit kan, afhankelijk van de gekozen contractvorm op flexibele basis tegen een vooraf afgesproken tarief (de omrekenfactor). De belangrijkste reden voor een aanbestedende dienst om voor payroll te kiezen is dat naast flexibiliteit er ook een zekere continuiteit is gewaarborgd. Daarnaast worden administratieve taken uit handen genomen.

Publieke sector

De inhuurmogelijkheden van payrollers zijn overigens in de publieke sector aan verandering onderhevig. Bij de Rijksoverheid worden niet langer inhuuropdrachten in de vorm van payroll verstrekt, de payrollconstructie is nagenoeg afgebouwd. Dit om flexibele en vaste arbeid beter met elkaar in balans te brengen en omdat sommige varianten van de constructie in de praktijk op gespannen voet staan met de aanbestedingsregels.

Detacheren

Bij detachering worden, net zoals bij uitzenden, flexibele arbeidskrachten aan een inlenende aanbestedende dienst ter beschikking gesteld; maar het biedt meer zekerheid voor zowel de flexibele arbeidskracht als voor inlenende aanbestedende dienst: de flexibele arbeidskracht heeft in dit geval een arbeidscontract met de uitlenende partij en de inlenende aanbestedende dienst zal doorgaans gedurende lange(-re) tijd aanspraak kunnen maken op inzet van dezelfde persoon.

Gerelateerde diensten

Nauw verwant aan de inhuur van flexibele arbeid zijn de volgende diensten.

Werving en selectie

Bij werving en selectie-opdrachten zet een aanbestedende dienst een opdracht uit bij een derde partij voor de recruitering van vaste medewerkers voor de eigen organisatie. De te betalen tegenprestatie bestaat in de regel uit een vooraf bepaald percentage van het all-in jaarinkomen.

Managed Service Provider (MSP) of broker

Een aanbestedende dienst heeft, als er op grote schaal van flexibele arbeidskrachten gebruik wordt gemaakt, mogelijk behoefte heeft aan het verkrijgen van meer grip, procesefficiëntie en/of kostenbesparing. Hiertoe kan een opdracht worden aanbesteed voor een MSP of broker. Dit is een dienstverlener die als schakel tussen de aanbestedende dienst en de leveranciers van flexibele arbeidskrachten plaatsneemt. De MSP coördineert het inhuurproces en ontsluit voor de aanbestedende dienst de (inhuur-)markt. De MSP kan zelf de contracten met het extern personeel sluiten of kan zich beperken tot een meer coördinerende rol.

Een opdrachtgever kan een opdracht voor een MSP via een (raam)overeenkomst aanbesteden. De winnende MSP kan vervolgens -afhankelijk van de wens van de opdrachtgever- een DAS of een andere inhuurprocedure faciliteren voor het daadwerkelijk afnemen van inhuurkrachten.

Scope van de overheidsopdracht

PIANOo ziet dat in de inkooppraktijk aanbestedende diensten op verschillende wijze invulling geven aan het afnemen van diensten van een MSP. De scope van de overheidsopdracht dient u helder te definieren in de aankondiging van de opdracht. Betreft deze alleen de brokerdiensten of ook het contracteren van de arbeidskrachten? Een MSP-broker die de overheidsopdracht gegund krijgt, kan alleen diensten inkopen die onder de reikwijdte/scope vallen van de oorspronkelijk gegunde opdracht. Activiteiten die niet zijn uitgevraagd bij aankondiging van de initiële opdracht, mag een broker dus niet aanvullend binnen dezelffde opdracht voor de aanbestedende dienst contracteren. Alleen indien de aanbestedingsplicht ook voor het daadwerkelijk inhuren van personeel aan de MSP is doorgelegd (en de waarde daarvan is meegenomen bij de waardebepaling van de opdracht) dan is het mogelijk om met inachtneming van de aanbestedingsregels om personeel via de MSP in te huren.

Keuze procedure

Het is aan u als opdrachtgever te bepalen welk soort procedure het meest passend en proportioneel is en welke inhuuroplossing(en) geschikt is voor uw concrete inhuurvraag, daarmee rekening houdend met het (arbeidsrechtelijk)beleid van uw organisatie.

Hoewel de raamovereenkomst en een dynamisch aankoop systeem het meest worden voorkomen bij de inhuur van flexibele arbeidskrachten, kunt u ook kiezen voor het plaatsen van een reguliere opdracht. Met de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is het verlichte regime voor inhuuropdrachten komen te vervallen. Wel is het nog mogelijk om voor een beperkt aantal specifieke diensten een vereenvoudigde procedure toe te passen. Voor de meeste inhuuropdrachten zult u evenwel een reguliere aanbestedingsprocedure moeten volgen. Dit betekent dat bij een opdracht met een geraamde waarde boven de Europese drempel een volledige aanbestedingsplicht geldt.

De Aanbestedingswet 2012 verplicht u overigens als aanbestedende dienst bij het aanbesteden van een opdracht op objectieve gronden te kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u tot de procedure toelaat.

Raamovereenkomsten

Wanneer u regelmatig externen inhuurt voor eenzelfde type opdracht kan het handig zijn om een raamovereenkomst af te sluiten. Een dergelijke overeenkomst geeft u de de mogelijkheid snel in te huren tegen vooraf overeengekomen randvoorwaarden. Bovendien biedt een raamovereenkomst mogelijkheden om opdrachtnemers te prikkelen om een scherp aanbod neer te leggen. Een raam- of mantelovereenkomst sluit u met één of meer partijen na een aanbestedingsprocedure. Deze overeenkomst leidt een stroom toekomstige opdrachten in goede banen.

Europese aanbesteding

De Europese drempelwaarde wordt bij een stroom van toekomstige inhuuropdrachten al snel overschreden in welk geval u gehouden bent een Europese aanbesteding voor de raamovereenkomst te houden. Hierna kunt u voor in beginsel maximaal 4 jaar lang opdrachten verstrekken in de vorm van nadere overeenkomsten. Voor zover de nadere overeenkomsten passen binnen de afspraken die in de raamovereenkomst zijn vastgelegd, kunt u volstaan met een minicompetitie en hoeft u deze niet meer individueel Europees aan te besteden.

Leverings- en afnameplicht

Een raamovereenkomst kent geen leverings- of afnameplicht. Dit betekent dat u niet gehouden bent om diensten onder de raamovereenkomst af te nemen. Dit lijkt voordelig maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. De raamcontractanten hebben geen leveringszekerheid maar moeten wel over de hele contractsperiode stand-by staan. Deze onzekerheid zullen zij mogelijk doorvertalen in de tarieven.

Dynamisch Aankoopsysteem (DAS).

Met de inwerkingtreding van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016 is de mogelijkheid om gebruik te maken van het marktplaatsprincipe voor inhuuropdrachten (boven de drempelwaarde) komen te vervallen. Dit omdat de meeste opdrachten voor het inhuren van externen die eerder onder een verlicht regime vielen nu onder het volledige aanbestedingsregime vallen. Als alternatief op de elektronische marktplaats kan de marktplaats -zoals blijkt uit de toelichting op de gewijzigde Aanbestedingswet 2012- worden ingericht als een DAS.

Geschikte procedure?

Het is volgens PIANOo niet altijd vanzelfsprekend dat een DAS voor alle opdrachten voor de inhuur van externen de meest geschikte procedure is. Een DAS is namelijk enkel toegestaan en geschikt voor gangbare, gestandaardiseerde aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften van de opdrachtgever. U zult per opdracht kritisch moeten bekijken in hoeverre de inkoop van inhuur onder voornoemde omschrijving valt. Het functieniveau en de aard van de te verrichten werkzaamheden kunnen een belangrijke rol in deze beoordeling spelen. Indien de opdrachtgever objectief vaststelt dat de inkoop van inhuur onder deze noemer valt, is aan de belangrijkste voorwaarde om van een DAS gebruik te maken voldaan.

Sociale en andere specifieke diensten

Het kan in een beperkt aantal gevallen zijn dat een opdracht voor inhuur van personeel kwalificeert als een opdracht voor sociale en andere specifieke diensten. U kunt in dat geval een vereenvoudigd regime volgen indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van 750.000 euro overschrijdt. In bijlage XIV van de aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU kunt u vinden welke opdrachten onder het regime voor sociale en andere specifieke diensten vallen. Een voorbeeld van een opdracht voor de inhuur van personeel die ook onder het vereenvoudigd regime kan vallen is de inhuur van juridische dienstverlening (met uitzondering van de juridische dienstverlening die is uitgesloten op grond van artikel 2.24 onder h van de Aanbestedingswet 2012).

Aandachtspunten en handvatten aanbesteding flexibele arbeid

In het kader van de inrichting van een aanbesteding voor flexibele arbeidskrachten is het volgende mogelijk van belang.

Marktconsultatie

Om meer inzicht te krijgen in het onderwerp inhuren flexibele arbeidskrachten, het aantal te selecteren dienstverleners op basis van de opdrachtwaarde versus de situatie op de arbeidsmarkt of het verkrijgen van oplossingsrichtingen van problematieken die op dit vlak bij de aanbestedende dienst van toepassing zijn, kan een aanbestedende dienst gebruik maken van een marktconsultatie. In de Handreiking Marktconsultatie van PIANOo staat hierover meer informatie.

Schriftelijk

Voor deze branche is een schriftelijke marktconsultatie met een beperkt aantal (maximaal 10) vragen, eventueel gevolgd door een mondelinge toelichting van de deelnemers een geschikt middel om te leren kennen wat er in de branche speelt in relatie tot de organisatie van de aanbestedende dienst en zijn behoefte.

Perceelindeling

De Aanbestedingswet 2012 verplicht een opdracht in beginsel in percelen op te delen. Door de opdracht in percelen op te delen krijgen bedrijven uit het MKB de mogelijkheid mee te dingen naar de gunning van een bepaald perceel.

U kunt denken aan perceelindeling op basis van:

  • de verschillende vormen van inhuur;
  • niveau: LBO, MBO, of HBO-functies
  • beloning: schaal 1 tot en met ‘X’ en schaal ‘X’ en hoger;
  • eigenschappen van de functies, bijvoorbeeld administratief of uitvoerend, algemeen of specialistisch.

Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)

Bij aanbestedingen voor het ter beschikking stellen van arbeid kan het moeilijk zijn deze kwaliteit objectief vast te stellen. Betrek daarom bij het definiëren van de subgunningscriteria uw interne klanten en denk na welke kwaliteitscriteria passend zijn voor uw organisatie en welke onderscheidend zijn in de beoordeling. Borg bovendien dat de criteria voldoende verband houden met het voorwerp van de opdracht. Mogelijke subgunningscriteria in de uitzendbranche kunnen zijn:

  • Implementatieplan
  • Strategische personeelsplanning
  • Werving en selectie gerelateerd aan de omstandigheden in de arbeidsmarkt
  • Opleidingsmogelijkheden/ Ontwikkelen en begeleiden
  • Kwaliteit flexibele arbeidskrachten/ Duurzame inzetbaarheid
  • Kwaliteit dienstverlening en/of accountteam
  • Samenwerking
  • Plan van aanpak
  • Procesbeschrijving
  • Visie administratie
  • Presentatie
  • Social return of doelgroepparticipatie
  • Wijze van verzuimpreventie
  • Rapportagemogelijkheden

Belangrijk bij aanbesteden op BPKV is dat er een goede verhouding is tussen het gewicht van de kwaliteit en het gewicht van de prijs. Voorkomen moet worden dat de kwaliteit zo weinig meetelt dat het er in de praktijk op neer komt dat op prijs gegund wordt

Handreiking: Hoe bepaalt u de beste PKV

Dynamiek prijzen

De kosten van een uitzendonderneming zijn voor een groot deel afhankelijk van de loonkostenontwikkeling en sociale lasten. Dit zijn factoren waar een uitzendonderneming bijna geen invloed op heeft.

Deelelementen

Aanbevolen wordt om in uw aanbestedingen de te offreren prijs uit deelelementen te laten bestaan: de kostenelementen waar de uitzendonderneming invloed op heeft en kostenelementen die niet door de uitzendonderneming te beïnvloeden zijn. Deze laatste kostenelementen laat u dan de reële prijs volgen (denk bijvoorbeeld aan sectorpremies, belastingvoeten en CAO-loonontwikkelingen).

Inlenersbeloning

Een van de redenen dat uitzendbureaus maar beperkt ruimte hebben om te concurreren op het tarief, is omdat voor uitzendkrachten de inlenersbeloning van toepassing is. De inlenersbeloning regelt dat uitzendkrachten op de volgende zes componenten exact beloond worden zoals uw eigen medewerkers:

  • Periodeloon in de schaal
  • ADV, in tijd of in geld
  • Toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid (waaronder feestdagentoeslag) en ploegentoeslag
  • Initiële loonsverhoging
  • Kostenvergoeding (voor zover vrij van loonheffing en premies en noodzakelijk vanwege van uitoefening van de functie)
  • Periodieken

Deze opsomming is limitatief. Om de inlenersbeloning goed te kunnen toepassen, moet een opdrachtgever deze informatie verstrekken aan het uitzendbureau.

Uitzonderingen

De inlenersbeloning geldt voor alle uitzendkrachten behalve voor werknemers met een contract voor onbepaalde tijd: uitzendkrachten met een zogenaamd Fase C contract. Voor bepaalde groepen met een afstand tot de arbeidsmarkt (denk aan schoolverlaters of langdurig werklozen) geldt de inlonersbeloning ook niet. En ook voor mensen die worden bemiddeld vanuit de Participatiewet en voor mensen die het uitzendbureau van werk-naar-werk begeleidt geldt een apart loongebouw.

Zorgplicht en aansprakelijkheid

Opdrachtgevers hebben een zorgplicht over uitzendkrachten. Deze volgt uit artikel 7:658 lid 4 Burgerlijk Wetboek (BW). Dit betekent onder andere dat uitzendkrachten op verschillende gebieden vergelijkbare rechten hebben als de werknemer in loondienst van de opdrachtgever. Denk hierbij aan toegang tot de bedrijfsvoorzieningen, goede arbeidsomstandigheden en veiligheidsvoorschriften. U bent als opdrachtgever bij het toezicht op flexibele arbeidskrachten gehouden op dezelfde zorgvuldige wijze te handelen als bij het toezicht op eigen medewerkers. Dit betekent bijvoorbeeld dat u aansprakelijk bent voor schade die flexibele arbeidskrachten lijden door het niet nakomen van algemene veiligheidsvoorschriften. Dit maakt ook dat de opdrachtgever ervoor verantwoordelijk kan zijn als de uitzendkracht tijdens de werkzaamheden gewond raakt.

Leiding en toezicht

Aansprakelijkheid is een onderwerp dat in de praktijk bij de inhuur van personeel tot veel discussie en misverstand leidt. De wet stelt in artikel 6:170 BW dat een werkgever aansprakelijk is voor eenieder die onder zijn leiding en toezicht werkt. Een aanbestedende dienst, die uitzendkrachten inhuurt, is daarom ook aansprakelijk voor de flexibele arbeidskrachten. U bent als aanbestedende dienst in beginsel ook gehouden eventuele schade die tijdens de normale uitvoering van werkzaamheden optreedt te vergoeden. Dit tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de kant van de flexibele arbeidskracht.

Algemene voorwaarden

Het ligt in de rede om in de contractuele voorwaarden tussen aanbestedende dienst en uitzendorganisatie rekening te houden met bovenstaande. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van de Algemene rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten (Arvodi 2018) in combinatie met de bijbehorende Model Raamovereenkomst inhuur bent u ervan verzekerd dat dit onderwerp juridisch adequate wijze is vormgegeven.

Inlenersaansprakelijkheid en vrijwaring

Inlenersaansprakelijkheid  is een vorm van ketenaansprakelijkheid. Het is een wettelijke regeling om niet betaalde (loon)belasting of premies te verhalen op de inlenende partij. Door de wet kunnen inleners (aanbestedende diensten) in de keten alsnog aansprakelijk worden gesteld voor te betalen belastingen en premies.

De opdrachtgever kan echter gevrijwaard worden van deze aansprakelijkheid als:

  • De uitzendonderneming als zodanig staat ingeschreven in het Handelsregister (Waadi-registratie).
  • De uitzendonderneming voldoet aan de NEN-4400-1 of 4400-2 norm en is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA).
  • 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) op de G-rekening  van de in het SNA-register opgenomen uitzendonderneming wordt gestort. Een alternatief voor het storten op de g-rekening is het aanleveren van een verklaring van de belastingdienst dat de uitzendonderneming een zekerheidsstelling aan de belastingdienst heeft gedaan voor de betaling van de loonheffingen en omzetbelasting.
  • De betaling op de G-rekening voldoet aan de voorwaarden voor vrijwarende betalingen op een G-rekening (artikel 6, eerste lid, van de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004). Dit houdt onder andere in dat de factuur aan bepaalde vereisten dient te voldoen.

Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)

Met de introductie van de Wet arbeidsmarkt  in balans op 1 januari 2020 zijn de regels rond arbeidskrachten veranderd. Ook voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten heeft dit mogelijk gevolgen. Zo geldt voor payroll dat sinds de inwerkingtreding van de wet dat uw volledige beloningsstructuur ook van toepassing is op payrollkrachten. Voor de uitzendovereenkomst geldt dat die onder omstandigheden moet worden aangemerkt als oproepovereenkomst in de zin van de WAB.

Wet Deregulering beoordeling Arbeidsrelaties (DBA)

Als de flexibele arbeidskracht die ingehuurd wordt door een aanbestedende dienst, al dan niet via een bemiddelingsbureau, werkzaam is als ZZP’er, is het van belang dat er duidelijkheid is over de arbeidsrelatie die aan wordt gegaan. Als partijen dat niet willen, moet voorkomen worden dat er sprake is loondienst.

Hiertoe bestond de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). Deze is per 1 mei 2016 vervallen. Ter vervanging van de VAR kunnen opdrachtgevers en zelfstandigen zonder personeel (zzp'ers) een modelovereenkomst gebruiken. Deze wijziging staat in de Wet Deregulering beoordeling Arbeidsrelaties (DBA). Deze wet plaatst het inhuren van externen in strakkere kaders. De persoon, die ingehuurd wordt, moet niet als regulier personeel worden ingehuurd, maar daadwerkelijk een opdracht uitvoeren. Het is belangrijk dat inkoopvoorwaarden en werkwijzen hierop aangepast zijn.

Social Return

Social return kunt u opnemen in een aanbesteding voor flexibele arbeid via een contracteis of bijzondere uitvoeringsvoorwaarde dan wel als subgunningscriterium. Op deze wijze kunt u een prima bijdrage leveren aan het behalen van uw social return doelstellingen.