Termijnen bij procedures met voorselectie
De Aanbestedingswet 2012 kent strikte voorschriften met betrekking tot de termijnen die gegadigden en aanbestedende diensten in acht moeten nemen in het kader van de Europese niet-openbare procedure, de mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog en het innovatiepartnerschap. Alle termijnen in deze wet zijn minimumtermijnen. U moet gegadigden voldoende tijd geven voor het indienen van een verzoek tot deelneming.
PIANOo adviseert u uw lopende aanbestedingen te bekijken en te bepalen of de coronacrisis invloed heeft op de gestelde termijnen.
Ruimere termijnen zijn toegestaan indien de minimum termijnen niet afdoende zijn. Voor een goed verloop van aanbestedingsprocedures is van belang dat ondernemers voldoende tijd hebben om hun inschrijving voor te bereiden. De minimumtermijnen kunnen te kort zijn om een verzoek tot deelneming of een reële inschrijving te kunnen doen. Bepaalt u daarom – met inachtneming van de minimumtermijnen – per aanbestedingsprocedure de meest geschikte termijn rekening houdend met de omvang en complexiteit van de opdracht.
Termijnen ontvangst verzoeken tot deelneming
Bij Bij de volgende procedures is de standaard minimumtermijn voor de ontvangst van een verzoek om deelneming dertig kalenderdagen, gerekend vanaf de verzenddatum van de aankondiging via TenderNed, naar het Bureau voor officiële publicaties:
- bij een niet-openbare procedure;
- de mededingingsprocedure met onderhandelingen;
- de concurrentiegerichte dialoog, enh
- et innovatiepartnerschap.
Versnelde procedure - ontvangst verzoeken tot deelneming
Als om dringende redenen (die naar behoren zijn onderbouwd) bovengenoemde minimumtermijn voor het doen van een verzoek tot deelneming niet volstaat, kan bij de niet-openbare procedures of een mededingingsprocedure met onderhandeling, een versnelde procedure worden toegepast. De keuze voor de versnelde procedure moet u in het aankondigingsformulier van de opdracht motiveren.
De termijn voor ontvangst van verzoeken tot deelname bedraagt minimaal 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht.
Het Publicatiebureau dient bij de toepassing van een versnelde procedure de aankondiging binnen 5 dagen te publiceren, nadat u deze via TenderNed heeft verzonden.
Nota van inlichtingen
De Aanbestedingswet 2012 geeft geen uiterlijke termijn voor het verstrekken van inlichtingen over de aanbestedingsdocumenten in de selectiefase. In het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is wel een termijn opgenomen. Het ARW 2016 geeft als verplicht te volgen richtsnoer voor het aanbesteden van werken onder de drempel zelf invulling aan de uiterlijke termijn uiterste datum voor het verstrekken van een nota van inlichtingen in aanmeldfase. Deze bedraagt voor zowel Europese als nationale procedures 6 dagen voor de uiterlijke termijn van ontvangst van de verzoeken tot deelneming. Bij een versnelde procedure bedraagt voornoemde termijn voor zowel Europese als nationale procedures 4 dagen.
Termijnen ontvangst inschrijvingen
Bij een niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met onderhandeling is de minimumtermijn van ontvangst van een inschrijving 40 kalenderdagen gerekend vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving via TenderNed naar het Bureau voor officiële publicaties. Indien u de inschrijver met elektronische middelen geen rechtstreekse, volledige en kosteloze toegang heeft tot de aanbestedingsstukken biedt, dient u de minimale termijn met 5 dagen te verlengen. Een dergelijke voorziening sluit aan bij het uitgangspunt van gewijzigde Aanbestedingswet 2012 alle aanbestedingsstukken elektronisch beschikbaar te stellen voor ondernemers. Als u een vooraankondiging heeft gedaan dan kunt u de minimumtermijn verkorten tot 29 kalenderdagen.
De termijn voor ontvangst van de inschrijvingen kan volgens artikel 2.71 lid 5 van de Aanbestedingswet 2012 nooit minder dan 22 dagen bedragen. Hierbij is als voorwaarde gesteld dat de vooraankondiging ten minste 52 dagen en niet langer dan 12 maanden voor de inzending van de aankondiging van de opdracht is verzonden aan de Europese Commissie. Daarnaast moet de vooraankondiging ten minste zoveel inlichtingen bevatten als verlangd voor de normale aankondiging van een opdracht (zie bijlage 5, onderdeel I Richtlijn 2014/24/EU). Dit voor zover deze informatie bij de publicatie van de vooraankondiging beschikbaar was. Verkorte termijnen mag u niet toepassen als de opdrachtomschrijving in de aankondiging van de opdracht wezenlijk afwijkt van de omschrijving daarvan in de vooraankondiging.
Versnelde procedure - ontvangst van inschrijvingen
Als sprake is van een urgente situatie (die door u als aanbestedende dienst naar behoren is onderbouwd) en bovengenoemde minimumtermijn voor de ontvangst van inschrijvingen niet volstaat, kan bij de niet-openbare procedures en de mededingingsprocedure met onderhandeling een versnelde procedure worden toegepast. De keuze voor de versnelde procedure moet u in het aankondigingsformulier van de opdracht motiveren.
De termijn voor de ontvangst inschrijvingen bij een procedure met voorselectie (vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving) bij een versnelde procedure bedraagt minimaal 10 kalenderdagen.
Nota van inlichtingen
De termijn voor het verstrekken van nadere inlichtingen in de inschrijvingsfase is aangepast naar aanleiding van de evaluatie van de Aanbestedingswet 2012. De termijn bedraagt nu uiterlijk 10 dagen (in plaats van 6 dagen) voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen. Indien inschrijvers in een versnelde procedure inlichtingen vragen over de aanbestedingsdocumenten, dan dient u deze uiterlijk 4 dagen voor de uiterste datum van inschrijving te verstrekken .
Elektronische storing
Als door storing van het elektronische systeem, tijdige indiening van de aanbestedingsdocumenten niet mogelijk is, kunt u als aanbestedende dienst de uiterste termijn voor aanmelding/inschrijving verlengen. Dit kan alleen na verloop van de uiterste termijn voor aanmelding/inschrijving en als u nog geen kennis heeft genomen van de inhoud van een of meerdere aanmeldingen/inschrijvingen. In voorkomend geval zult u alle niet afgewezen gegadigden en inschrijvers in kennis moeten stellen van de verlenging, waarbij u de gelegenheid biedt de aanmelding/inschrijving binnen de termijn van verlenging te wijzigen of aan te vullen.
Overzicht termijnen
Ontvangst verzoeken tot deelname, niet openbare procedure
- Minimum termijnen: 30 dagen
Standaard aankondiging verzoek tot deelname
0 dagen korting per actie
Ontvangst verzoeken tot inschrijving, niet openbare procedure
- 45 dagen – Minimum termijn
Geen rechtstreekse, volledige en kosteloze toegang tot de aanbestedingsstukken van de aankondiging
0 dagen korting per actie
- 40 dagen – Minimum termijn
Rechtstreekse, volledige en kosteloze toegang tot de aanbestedingsstukken van de aankondiging
5 dagen korting per actie
- 35 dagen – Minimum termijn
Een marktpartij kan elektronisch inschrijven
5 dagen korting per actie
- 29 dagen – Minimum termijn (maar in geen geval minder dan 22 dagen)
Vooraankondiging tenminste 52 dagen en niet langer dan 12 maanden voor de inzending van de aankondiging van de opdracht verzonden aan de EC. De vooraankondiging bevat tenminste de informatie als vereist bij normale aankondiging van een opdracht (voor zover bij publicatie van vooraankondiging beschikbaar)
11 dagen korting per actie
Meer informatie:
Aankondigen-termijnen
Factsheet: Termijnen gewijzigde Aanbestedingswet 2012