Contractmanagement ICT

ICT Contractmanagement is het managen van een overeenkomst in de fase van uitvoering om daarmee de doelstellingen van de overeenkomst daadwerkelijk te realiseren. Hierbij komen verschillende aspecten kijken, zoals: toezicht houden op de prestaties, relatiemanagement, financiën bewaken, contractbeheer, (onderhandelen over) wijzigingen (bijhouden), en risico- en issue management. Het mag niet zo zijn dat een overeenkomst na het sluiten verdwijnt in een la of kast totdat er iets fout gaat. 

Volgens de uitkomsten van het onderzoek van de Tijdelijke Commissie ICT-projecten bij de overheid (commissie Elias) schiet het contractmanagement bij de overheid vaak te kort. Goed contractmanagement vergt naar gelang het type overeenkomst meer of minder tijd en dus geld, maar is een noodzakelijke investering in het voorkomen en/of beperken van risico’s en kan de total cost of ownership verlagen.

Effectiviteit

Eén belangrijke voorwaarde voor de effectiviteit, maar ook de efficiëntie is het inzetten van de juiste professional op het managen van uw contracten. Deze persoon dient niet alleen op de hoogte te zijn van inkooptechnische en de juridische aspecten, maar moet ook goede kennis hebben van de normale gang van zaken binnen de (specifieke) ICT branche. Hij dient een gedegen kennis te hebben omtrent de verschillende partijen en processen die zich binnen de ICT branche afspelen. Alleen dan kunnen bijvoorbeeld op tijd risico’s worden gesignaleerd en goed worden vertaald naar het management en acties.

Als de hiervoor genoemde expertise niet binnen uw aanbestedende dienst aanwezig is kunt u overwegen om een externe partij hiervoor in te huren, die zijn kennis en kunde tevens kan overbrengen op een aspirant-contractmanager.

Zorg ervoor dat de contractmanager in staat is om, indien nodig, dagelijks toe te zien op contractmanagement. Complexe ICT-projecten vergen een dergelijke bemoeienis van de contractmanager.

Taken contractmanager

De taken die de contractmanager dient uit te voeren zijn onder andere:

  • Opstellen, aangaan en nakomen van contracten.
  • Sturen van de leveranciersrelatie.
  • Bewaken en vergroten van kwaliteit van de dienstverlening die geleverd wordt.
  • Voeren van contractonderhandelingen.
  • Handhaven van de overeengekomen contractsbepalingen.

Informatieveiligheid is in dit verband ook een kwaliteitsaspect dat de contractmanager dient te bewaken.

Document: Contractmanagement bij informatiebeveiligingsmaatregelen

Waardevolle informatie

Door het verzamelen, monitoren en benchmarken (vergelijken met een historische database van ICT-projecten) kunnen terugkerende patronen ontdekt worden, die aanknopingspunten geven om te sturen. Er zitten namelijk veel wetmatigheden en dus voorspelbaarheid in het verloop van ICT-projecten.

Scheiding contract- en projectmanagement

Maak als aanbestedende dienst ook een goede scheiding tussen het contractmanagement en het projectmanagement van het ICT-project om zo conflicten in belangen te voorkomen. In de overeenkomst zijn namelijk de meer strategische organisatiedoelen vastgelegd, terwijl de projectmanager mogelijk een eigen resultaat op kortere termijn wil bereiken en daardoor misschien met opdrachtnemer tot andere afspraken komt dan die het meest voordelig zijn voor de organisatiebelangen. 

Contractbeheer

Een belangrijk onderdeel van contractmanagement is een goed beheer van de overeenkomsten. Contractbeheer zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats is, zodat de uitvoering van de overeenkomst en het management ervan gedegen kan plaatsvinden.

Om dossiers volledig en tevens up-to-date te houden moet u de beheerders de bevoegdheid geven om verantwoordelijke functionarissen aan te spreken op ontbrekende stukken en informatie.

Contractmodellen

Tenslotte adviseert PIANOo dringend uit te gaan van eigen overeenkomstmodellen en dit uitgangspunt op te nemen in de aanbestedingsstukken.