Aanbesteden op 3 A4: bewust aan de slag met het aantal pagina’s
Een aanbestedingsprocedure kan leiden tot een omvangrijk pakket aan documenten. Vooral voor kleinere ondernemingen die weinig ervaring hebben met het inschrijven op aanbestedingsprocedures kan dit een afschrikwekkende werking hebben. De beweging ‘aanbesteden op 3A4’ streeft ernaar om de omvang van voorwaarden en informatie in de aanbestedingsdocumenten te beperken. Hierdoor blijven aanbestedingsprocedures ook toegankelijk voor kleinere ondernemingen.
Wat is aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4?
Aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4 is bedoeld om een beknopt pakket aan aanbestedingsdocumenten te maken. Dit vermindert de administratieve lasten bij (Europese) aanbestedingen. De focus ligt op het kernachtig en in begrijpelijke taal beschrijven van de opdracht en de procedure. Het streven is om dit op 3 A4’tjes te beschrijven. Ondernemingen met weinig ervaring in aanbestedingen kunnen hierdoor met weinig inspanning lezen wat de opdracht is en op welke wijze zij kunnen inschrijven.
Wat zijn de voordelen?
Er zijn genoeg redenen om aan te besteden met Uitgangspunt 3 A4:
- Het vermindert de administratieve lasten, zowel voor jou als opdrachtgever als voor inschrijvers, en het past bij een LEAN-werkproces.
- Het verlaagt de drempel voor kleinere (regionale) ondernemingen om deel te nemen aan een aanbesteding. Dat kan leiden tot meer en betere inschrijvingen.
- Het verlegt de focus van procesbeschrijving naar doel van de aanbesteding.
- Het bevordert een betere match tussen vraag en aanbod.
Hoe pas je Uitgangspunt 3 A4 toe?
Aanbesteden volgens het Uitgangspunt 3 A4 verlaagt de drempel voor kleine ondernemingen om deel te nemen aan een aanbesteding. Het stimuleert de aanbestedende dienst om de opdracht beknopt te beschrijven. Dit betekent extra goed nadenken over wat binnen de scope van de opdracht valt (en wat niet). Enkele tips voor het toepassen van Aanbesteden volgens het Uitgangspunt 3A4:
- Schrijf helder en toegankelijk. Hanteer eenvoudig taalgebruik en vermijd jargon.
- Richt het aanbestedingsproces op eenvoudige wijze in. Beschrijf wel op welke wijze je offertes objectief, transparant en non-discriminatoir beoordeelt.
- Zet niet alle informatie in bijlagen, want daarmee creëer je alsnog een omvangrijk pakket aan documenten. Denk er bijvoorbeeld aan om infographics of animaties te gebruiken.
Wil je meer weten over deze aanpak? Bekijk en deel het onderstaande animatiefilmpje.
animatie_4_aanbesteden_uitgangspunt_3_a4-vin9uts.xml
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 89.7 MB
- Download in WEBM formaat WEBM | 4.5 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 27.2 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
Beeldtitel: Beter Aanbesteden. Aanbesteden volgens uitgangspunt 3 A4
VOICE-OVER: "Aanbestedingen gaan gepaard met grote belangen. Vaak beschreven in een lijvig document met veel bijlagen en juridisch taalgebruik. Als ondernemer moet je daar veel tijd voor vrijmaken en over voldoende kennis en ervaring beschikken om een passend antwoord te geven. Aanbestedingsdocumenten zetten vaak de toon voor de samenwerking. Als die vooral gaan over het afdekken van alle mogelijke risico's straalt dat weinig vertrouwen in de ondernemer uit. Rakesh maakt gebruik van aanbesteden volgens uitgangspunt 3 A4. Dat past goed bij de opdracht. Het beperkte aantal kantjes dwingt hem om bij de essentie te blijven en zijn opdracht in actieve, directe zinnen op te schrijven. Stel je een duidelijke vraag, dan krijg je een duidelijk antwoord. Zo ontvangt hij kwalitatief betere inschrijvingen. Ook bekijkt Rakesh zijn aanbesteding door de bril van de inschrijvers. Is het voor hen begrijpelijk en overzichtelijk? Met aanbesteden volgens uitgangspunt 3 A4 zal Rakesh misschien iets minder juridische zekerheden hebben, maar daar staat veel tegenover. De aanbesteding is beknopter en toegankelijker, waardoor mogelijk meer ondernemers inschrijven. Dat geeft een grotere kans op een goede match. Deze vorm van aanbesteden maakt het overzichtelijker en zorgt aan beide kanten voor meer begrip en vertrouwen."
Beeldtekst: Uitgangspunt 3 A4
VOICE-OVER: "Vertrouwen in een open, eerlijke samenwerking, gericht op de inhoud."
Beeldtekst: Meer weten? Ga naar onze website pianoo.nl/beter-aanbesteden
De logo's van VNG, VNO NCW, Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, MKB Nederland en Pianoo verschijnen.
Voor welke aanbesteding is Uitgangspunt 3 A4 geschikt?
Aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4 is vooral geschikt voor aanbestedingen met een relatief kleinere opdrachtwaarde. Het is ook kansrijk wanneer je verwacht dat potentiële inschrijvers vooral kleinere ondernemingen zijn. Voorwaarde is dat je dat de opdracht goed functioneel kunt beschrijven en dat je voldoende tijd neemt om de aanbesteding op deze nieuwe manier te organiseren.
Wil je nog meer weten over wanneer Uitgangspunt 3 A4 geschikt is? Bekijk het overwegingsschema voor aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4.
Leer van andere organisaties met Uitgangspunt 3 A4
Uitgangspunt 3 A4 is geïntroduceerd door de Rijks Inkoop Samenwerking (RIS) die onder meer inkoopt voor 6 ministeries. Ook de Universiteit Utrecht heeft ervaring opgedaan, evenals de gemeente Den Haag en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.