Vendor lock-in
Een vendor lock-in is het verschijnsel dat een organisatie zo afhankelijk wordt van een leverancier dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen.
Door (voor belangrijke processen) gebruik te maken van software waar alleen één specifieke leverancier de rechten op heeft verbindt een organisatie zich aan die betreffende leverancier, waarvan zij vervolgens afhankelijk wordt voor toekomstige versies en updates van het systeem. Een ander voorbeeld is als een leverancier werkt met specifieke koppelingen of oplossingen die niet aansluiten op ICT-systemen van andere leveranciers. Leveranciersafhankelijkheid (vendor lock-in) is in dergelijke gevallen het gevolg. En dat beperkt de mogelijkheid om de regie over de eigen ICT in eigen hand te houden.
Als een fabrikant besluit de software uit de handel te nemen, de ondersteuning stop te zetten of zelfs failliet gaat, dan hebben de afnemers een probleem, omdat ze nergens anders terecht kunnen. Bovendien kan een fabrikant zijn afnemers regelmatig dwingen (tegen kosten) over te stappen naar een nieuwere versie, simpelweg door een oudere versie niet langer te ondersteunen.
Vendor lock-ins zijn in de praktijk lastig te doorbreken, omdat bij verandering van leverancier de migratiekosten (omschakelkosten) doorgaans onevenredig hoog zijn. Aan het einde van de overeenkomst wordt de afhankelijkheid vaak pas echt duidelijk. Bijvoorbeeld omdat bedrijfsgegevens moeilijk ontsloten kunnen worden of dat andere ondernemers geen onderhoud kunnen plegen aan het systeem dat de initiële opdrachtnemer heeft gebouwd.
Splitsingsverbod
Het jaarlijks verlengen van een opdracht zonder aan te besteden en zonder dat dit in het contract geregeld is, valt overigens onder het splitsingsverbod en is niet toegestaan. Een opdracht mag in ieder geval niet in meerdere opdrachten gesplitst worden met als enkel doel om onder de toepassing van de aanbestedingsrichtlijnen uit te komen.
Open standaarden
Het is van belang om bij de specificatie van ICT opdrachten open standaarden op te nemen. Als u geen open standaarden opneemt, dan zal het lastig zijn om van leverancier te veranderen omdat de migratiekosten vaak zeer hoog zijn.
Verminderen leveranciersafhanklijkheid
Het rapport Mogelijkheden om de afhankelijkheid van ICT-leveranciers te verminderen gaat in op de afhankelijkheid van de (rijks)overheid van haar ICT-leveranciers en het beleid dat wordt gevoerd om ongewenste vormen van afhankelijkheid te verminderen. Het rapport 2 hoofdvragen. Wat zijn de mogelijkheden voor aanbestedende diensten om minder afhankelijk te worden van ICT-leveranciers? Welke strategieën zijn er voor wisseling van dominante ICT-leveranciers?
Document: Mogelijkheden om de afhankelijkheid van ICT-leveranciers te verminderen