Belemmeringen en tips voor functioneel specificeren

Toon pagina in menu

Functioneel specificeren is een wijze van beschrijven waaraan een product, dienst of oplossing moet voldoen, zónder dat dit de vrijheid van leveranciers inperkt om met innovatieve ideeën te komen. Functioneel specificeren biedt zo de ruimte aan de markt voor innovatieve oplossingen en is daarom een essentieel instrument voor innovatiegericht inkopen. (december 2017)

Uit onderzoek blijkt dat het gebruik van functionele specificaties in praktijk niet eenvoudig is. Functioneel specificeren is lastig in te passen in een uitvoeringspraktijk waar vroeg in het traject keuzes worden gemaakt ten aanzien van de oplossing. Functioneel specificeren vraagt om bewuste keuzes van iedereen die betrokken is bij het specificatieproces. Het kan helpen om marktpartijen en inkoopexperts hier eerder bij te betrekken. Ook het aanwijzen van aanbestedingen die echt 'anders' mogen kan helpen om functionele specificaties toe te passen.

Gebrek aan kennis is meestal niet het probleem. Het opleiden van projectleiders, inkopers en andere betrokkenen in de inkoopfunctie in het opstellen van functionele specificaties biedt daarom weinig meerwaarde.

In onderstaand overzicht vindt u de belangrijkste belemmeringen uit de aanbestedingspraktijk om al dan niet functioneel te specificeren. Per belemmering vindt u enkele tips om deze belemmering weg te nemen.

Belemmeringen en tips

De belemmeringen voor functioneel specificeren en de tips zijn op te delen in 5 hoofdcategorieën.

Oplossingsgericht denken door eindgebruikers, stakeholders of teamleden

Betrokken eindgebruikers, politici en overige stakeholders zijn vaak geneigd om de oplossing zelf te bedenken. De oplossing zelf bedenken geeft zekerheid. Ook oplossingsgericht denken door betrokken deskundige medewerkers kan een belemmering zijn.

  • Overweeg voorafgaand aan het specificatieproces of en zo ja op welke onderdelen een functionele specificatie mogelijk is. Betrek hierbij ook de markt.
  • Vraag aan betrokkenen in het specificatieproces welke doelen en functies zij wensen van de oplossing.

Risicomijdend gedrag opdrachtgever of -nemer

Bij risicovolle aanbestedingen zijn opdrachtgevers en -nemers eerder geneigd vast te houden aan bekende oplossingen.

  • Bekijk innovatieve oplossingen van andere aanbestedende diensten en bespreek hun ervaringen met functioneel specificeren.
  • Voer voor de start van een concrete aanbesteding de dialoog met de markt om een betere inschatting te maken bij de eventuele risico's van functionele specificaties.
  • Als functionele specificaties risicovol zijn, kan ook gekozen worden voor een aanbestedingsprocedure met dialoog zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling of de concurrentiegerichte dialoog. Een ander alternatief is het toestaan van het aanbieden van varianten.

Kennis van specifieke producten bij opdrachtgever

Wanneer opdrachtgevers denken precies te weten welke specifieke oplossing goed past bij hun behoefte, zijn ze geneigd om technisch te specificeren.

  • Beleg de verantwoordelijkheid voor innovatie dicht bij de bestuurlijke top.
  • Daag de interne opdrachtgevers uit door het organiseren van marktontmoetingen en het bezoeken van beurzen.
  • Evalueer periodiek beleidskeuzes voor specifieke technische oplossingen en biedt ruimte om hiervan af te wijken.

Beschikbare voorbereidingstijd

Soms levert een functionele specificatie tijdwinst op omdat de behoefte niet uitgebreid technisch omschreven hoeft te worden, maar vaak kost het opstellen van een gedragen functionele specificaties meer tijd.

  • Begin tijdig met voorbereiding van een uitvraag.
  • Onderzoek welke mogelijkheden er zijn om later in het proces tijd te winnen.

Beleid, standaarden, raakvlakken, normen, richtlijnen, wet- en regelgeving

Standaardisatiewensen van aanbestedende diensten beperkt de ruimte voor functionele specificaties. Deze wens kan vorm gegeven zijn in het interne beleid, de conformatie aan technische normen, standaarden en (ontwerp)richtlijnen, raakvlakken met andere oplossingen of landelijke wet -en regelgeving.

  • Analyseer en evalueer periodiek beleid, normen, standaarden en raakvlakken. Zorg voor ruimte in beleid om af te kunnen wijken.
  • Beleg verantwoordelijkheid voor innovatie dicht bij de bestuurlijke top en maak een bewuste afweging tussen standaardisatie en innovatie.
  • Inventariseer de potentiële toekomstige raakvlakken tussen oplossingen. Kijk waar deze raakvlakken te standaardiseren zijn.