Van MVI naar MVOI

Wat is intern opdrachtgeverschap?

Met intern opdrachtgeverschap wordt gedoeld op het geheel aan interne processen en activiteiten in een organisatie om tot een eenduidige behoeftestelling (vertaling van de beleidsdoelen naar concrete uitvoeringsactiviteiten) en beoogde uitvoering door marktpartijen te komen. Dit speelt zich dus af binnen die organisatie en daarbij zijn in de regel meerdere spelers, lagen en organen betrokken, van bestuurlijk tot ambtelijk niveau.

Ook jij kunt met jouw (inkoop)opdracht bijdragen aan de maatschappelijk doelen (afspraken) die we ons als overheid gesteld hebben. Bekijk in deze video hoe je dat kunt doen.

Nationaal plan MVI

Wie het Nationaal Plan MVI 2021-2025 onder ogen krijgt valt meteen op dat de rol van opdrachtgever op de titelpagina breed uitgemeten wordt. De titel luidt immers ‘Opdracht Geven met Ambitie, Inkopen met Impact’. Ook het in mei 2022 gepubliceerde Manifest MVOI heeft een naamsverandering ondergaan. We spreken nu over het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Hieruit blijkt dat er sprake is van een verschuiving van MVI als specifiek inkoop-gerelateerd onderwerp naar borging van duurzaamheid in de hele organisatie, inclusief de opdrachtgever. We spreken in dat geval van duurzaam intern opdrachtgeverschap.

Verbinding ambitie en praktijk

Uit het rapport Sturen op duurzame resultaten blijkt dat het maken van de verbinding tussen de bestuurlijke duurzaamheidsambities en de uitvoerings- en inkooppraktijk een actueel thema is. De bij het onderzoek betrokken organisaties zijn stuk voor stuk bezig om de verbinding te leggen tussen de (bestuurlijke) duurzaamheidsambities enerzijds en de daadwerkelijke projecten anderzijds. Ook blijkt dat maatschappelijk verantwoord inkopen al lang niet meer alleen de taak is van de inkoper, maar een organisatiebrede verantwoordelijkheid is. In het Nationaal Plan MVI 2021-2025 wordt het belang beschreven van een brede borging van MVI in de organisatie. Nog altijd komt de verantwoordelijkheid voor MVI vaak te liggen bij de inkoopafdeling terwijl de kern juist ligt bij goed opdrachtgeverschap. Een organisatie die dit goed op het netvlies heeft staan is de Unie van Waterschappen. Lees hier meer over in het praktijkvoorbeeld over de strategie Duurzaam Opdrachtgeverschap Waterschappen.

Sturingsmechanismen

We maken bij intern opdrachtgeverschap onderscheid tussen 2 typen sturingsmechanismen:

• een formele sturingslijn op basis van doelen, beleid, procedures en rapportage
• een informele sturingslijn, gebaseerd op informeel leiderschap, persoonlijke interesses, kennisontwikkeling, communicatie en draagvlak.

Betrokkenheid interne opdrachtgever

Betrokkenheid van de interne opdrachtgever bij MVI is niet vanzelfsprekend. Er is echter wel een aantal manieren om die betrokkenheid te stimuleren, zowel via de formele als de informele lijn.

• Inrichting processen
  Wanneer gebruik gemaakt wordt van de formele sturingslijn, is het inrichten van processen gericht op betrokkenheid van opdrachtgever een oplossing. Door bijvoorbeeld te kiezen voor een proces waarbij de project- of aanbestedingsaanpak wordt beoordeeld door een tenderboard en/of een budgethouder komt MVI altijd langs in de besluitvorming. Hiermee wordt MVI ingebed in de organisatie. Ook monitoring en structurele terugkoppeling draagt daaraan bij. Een goed voorbeeld van borging van MVOI in processen biedt de Leidse Ladder. Je leest er meer over in het praktijkvoorbeeld.
• Ambitieweb
  Het Ambitieweb helpt publieke opdrachtgevers letterlijk om doelstellingen concreet te maken voor inkoopopdrachten. De tool is op verschillende manieren, niveaus en momenten te gebruiken. Zo kun je op organisatie- of programmaniveau ambities van de organisatie of een beleidsthema bepalen en visualiseren. Op dit niveau is de inbreng van de interne opdrachtgever vanzelfsprekend onmisbaar. Maar ook wanneer bij inkoopopdrachten met behulp van het Ambitieweb bepaald wordt welke maatregelen er bij gestelde ambities nodig zijn, is de opdrachtgever een belangrijke schakel. Het Ambitieweb kan zodoende de betrokkenheid van de opdrachtgever op verschillende manieren aanjagen.
• Actieplan MVOI
  Het opstellen van een actieplan MVOI is een uitgelezen mogelijkheid om stakeholders binnen de organisatie, inclusief interne opdrachtgevers, te betrekken bij MVI. Bij het opstellen en/of actualiseren van het actieplan worden waar mogelijk bestuurders, opdrachtgevers, beleidsmakers, budgethouders, inkopers, contractbeheerders en andere relevante partijen binnen de organisatie betrokken bij het opstellen van het plan. Dit draagt bij aan het stellen van ambitieuze en haalbare doelen en aan het draagvlak in de hele organisatie. Doordat ook jaarlijks gerapporteerd wordt aan het eigen bestuur blijft die betrokkenheid ook gehandhaafd.
• Invulling geven informele sturing 
  Om invulling te geven aan informele sturing is er binnen een organisatie een breed instrumentarium beschikbaar, van het verbreden van draagvlak tot persoonlijke betrokkenheid van bestuur en directie. Informeel wil overigens niet zeggen dat het geen onderdeel uitmaakt van het duurzaamheidsprogramma. Soms is het een bewuste keuze om sturing niet altijd formeel vast te leggen en afstemming informeel te laten plaatsvinden.

Invulling informele sturing

Mogelijke invullingen van informele sturing worden in onderstaande figuur schematisch weergegeven.

• Bij het creëren van een breed draagvlak kun je denken aan het organiseren van laagdrempelige activiteiten, zoals het opstellen van een proefopstelling van refurbished meubilair of een dashboard met de behaalde resultaten op een zichtbare plek in het gebouw. 
• Inspirerende voorbeelden zorgen ervoor dat medewerkers enthousiast gemaakt worden om zelf ook de lat hoger te leggen. Deze voorbeelden kunnen bijvoorbeeld in een video uitgebeeld worden en via het intranet van jouw organisatie worden gedeeld.
• Sleutelfiguren zijn inspirerende personen op strategische posities (bijvoorbeeld een programmamanager of een directeur) die duurzaamheid zelf uitdragen. Zij inspireren hiermee collega’s om zich ook in te zetten voor het behalen van maatschappelijke doelen.
• Het duurzame profiel van je collega's is iets om rekening mee te houden bij het werven van nieuw personeel of om via communicatie aan te werken met de huidige medewerkers.
• Bij kennisdelen gaat het om trainingen, cursussen, workshop en webinars voor iedereen in de organisatie. Denk hierbij aan een gerichte training, een lunchsessie of een MVOI-borrel.
• Bij landelijke of regionale initiatieven kun je denken aan de Buyer Groups, maar ook aan het Versnellingsnetwerk Circulair Inkopen of een regionale (inkoop)samenwerking.
• In het geval van persoonlijke betrokkenheid van bestuur en directie gaat het om voor medewerkers zichtbare betrokkenheid, we refereren hier ook wel naar ‘practice what you preach’. Lees hierover meer in het praktijkvoorbeeld over het gemeentehuis in Helmond. Houd er ook rekening mee dat een betrokken bestuurder graag geïnformeerd wil worden over de resultaten die bereikt worden met MVOI.
• Intrinsieke motivatie is eigenlijk geen instrument, maar levert wel een belangrijke bijdrage aan het halen van duurzame doelen, vaak via bottom-up initiatieven. Intrinsieke motivatie is vaak de sleutel tot succes, maar door daarop te vertrouwen maak je je als organisatie ook kwetsbaar.

Belemmeringen en kansen MVOI in beeld

Op 7 december 2023 organiseerde PIANOo een mini-symposium over waardevol opdrachtgeven. De Rijksoverheid heeft een voorbeeldrol bij MVOI. Het mini-symposium gaat onder meer in op de vragen: hoe pak je als opdrachtgever die verantwoordelijkheid op en hoe stimuleer je de markt?