Inschrijven

Alle aanbestedingsprocedures kennen de stap van het doen van een inschrijving (aanbieding of offerte). Bij een inschrijving overlegt de ondernemer tevens de door de aanbestedende dienst gevraagde stukken, zoals een model-K verklaring of een plan van aanpak. 

Uitnodigen tot inschrijven
Indienen inschrijving
Termijn
Proces-verbaal van ontvangst
Te laat
Beantwoorden van vragen 

Uitnodigen tot inschrijving

Openbare procedure

In de openbare procedure kunnen alle geïnteresseerde geschikte partijen een inschrijving doen. Partijen worden daartoe uitgenodigd in de aankondiging.

Procedure met voorselectie

In een procedure met voorselectie zoals de niet-openbare procedure beoordeelt u de geschiktheid van de gegadigden en selecteert u de meest geschikte. Vervolgens nodigt u in de inschrijfstap de door u geselecteerde gegadigden uit tot het doen van een inschrijving. Alleen uitgenodigde partijen mogen een inschrijving doen. U kunt de uitnodiging tegelijkertijd versturen met de (definitieve) selectiebeslissing, maar dit is niet verplicht.

Wat zet u in ieder geval in de uitnodiging:

• het adres waar de aanbestedingsstukken verkrijgbaar zijn;
• de hoogte van de vergoeding voor de aanbesteding (eventueel);
• een verwijzing naar de aankondiging van de opdracht;
• de uiterste datum en het tijdstip voor ontvangst van de inschrijvingen;het adres van indienen;
• de taal waarin de inschrijving moet zijn opgesteld;
• een opgave van met de inschrijving mee te zenden stukken;
• het relatieve gewicht van de subgunningscriteria bij toepassing van de beste prijs-kwaliteitverhouding, als dit niet is opgenomen in de aankondiging of de aanbestedingsstukken;
• als bijlage bij de uitnodiging voegt u een exemplaar van de aanbestedingsstukken (het bestek of beschrijvend document met bijlagen) of u geeft in de uitnodiging elektronisch toegang tot deze stukken.  

Indienen inschrijving

Meestal schrijft de aanbestedende dienst een bepaald format (formulier) voor dat een inschrijver moet gebruiken voor zijn inschrijving. Een inschrijving die op een andere wijze wordt gedaan, zult u dan als ongeldig terzijde moeten leggen.

U kunt bepalen op welke wijze inschrijvingen bij u moeten worden ingediend. Dit kan zijn per post, fax- (of e-mail)bericht, fysiek, of onder bepaalde voorwaarden langs elektronische weg. Ook kunt u combinaties van communicatiemiddelen toestaan. De gekozen communicatiemiddelen moeten algemeen beschikbaar zijn en mogen de toegang van de ondernemers tot de gunningsprocedure niet beperken. U waarborgt in ieder geval dat een inschrijving schriftelijk kan worden gedaan. 

In de aankondiging of het beschrijvend document (in een openbare procedure) of de gunningsleidraad (in een niet-openbare procedure) schrijft u duidelijk voor hoe een inschrijving moet worden ingediend. Verder vermeldt u de sluitingsdatum en de plaats waar inschrijvers hun inschrijving kunnen indienen.

U moet de schriftelijke inschrijvingen zorgvuldig en ongeopend bewaren tot het uiterste tijdstip van indiening is verstreken. Daarna opent u alle inschrijvingen op hetzelfde moment. Bij de opening moeten minimaal twee personen aanwezig te zijn.

Indiening per post, fax (e-mail) of persoonlijk

Als de mogelijkheid om een inschrijving per post in te dienen wordt geboden, is niet het moment van verzending relevant, maar het tijdstip van ontvangst door de aanbestedende dienst.

U kunt als aanbestedende dienst besluiten dat een inschrijving per fax (e-mail) volstaat. Vaak eisen aanbestedende diensten echter, naast een inschrijving per fax (e-mail) ook een ondertekenende inschrijving per post. Communicatie per fax (e-mail) brengt namelijk enige onzekerheid met zich mee voor wat de identiteit van de afzender betreft. Geeft u daarom in uw aanbestedingsdocument duidelijk aan dat bij verschil van inhoud de papieren versie leidend is. Als u om een papieren versie heeft gevraagd en deze wordt niet tijdig ingediend, dan is de inschrijving ongeldig, zelfs als de inschrijving per fax (of e-mail) wel tijdig is ontvangen.

Als u de mogelijkheid biedt aan inschrijvers om hun inschrijving persoonlijk af te geven, dan is het verstandig om een ontvangstbewijs te verstrekken. Zo kan de inschrijver aantonen dat zijn stukken op tijd zijn ingeleverd.

Elektronisch aanbestedingssysteem

Een elektronisch aanbestedingssysteem als TenderNed biedt een omgeving om inschrijvingen via elektronische weg in te dienen. Door gebruik te maken van een elektronisch aanbestedingssysteem zijn efficiënte procedures mogelijk.

Elektronisch aanbesteden is feitelijk niet meer dan het voeren van een (deel van de) aanbestedingsprocedure met elektronische middelen in een daarvoor ontwikkelde veilige omgeving. TenderNed ondersteunt het volledige aanbestedingsproces, van vooraankondiging tot en met gunning. Via TenderNed kunt u alle verplichte stappen in het aanbestedingsproces doorlopen. Het gebruik van de inschrijfmodule van TenderNed is echter niet wettelijk verplicht gesteld.

Het verplicht gebruik geldt slechts voor de publicatiemodule van TenderNed. De verplichting geldt onder meer voor het doen van (voor)aankondigingen, de mededeling van gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure (de afkondiging van gegunde opdrachten). De verplichting geldt voor opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels en bij het vrijwillig bekendmaken van (nationale) opdrachten.

Artikel 4.12 van de Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat bij algemene maatregel van bestuur onder andere nadere regels worden gesteld over het gebruik van het elektronisch systeem van aanbesteden en de communicatie tussen ondernemers en aanbestedende diensten. 

Voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden is er vanaf 1 juli 2017 de verplichting bij om de gehele procedure digitaal te laten verlopen. Dit geldt dus ook voor de aanmelding. De verplichting geldt voor aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven. Volledig digitaal aanbesteden kan via TenderNed, of een van de andere aanbestedingsplatforms.

Themadossier: Elektronisch aanbesteden
www.tenderned.nl 

EHerkenning voor ondernemingen

Een onderneming heeft een eHerkenningsmiddel nodig om een inschrijving te kunnen doen via TenderNed. Dit is gekoppeld aan een medewerker van de onderneming. Het eHerkenningsmiddel dient minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 te hebben.

www.eherkenning.nl 

Termijn

U moet inschrijvers voldoende tijd geven voor het indienen van een inschrijving.

Het vaststellen van termijnen dient u te baseren op de aard en complexiteit van de opdracht, waarbij de wettelijk voorgeschreven minimumtermijnen moeten worden gerespecteerd. De door u gehanteerde termijnen mogen dus altijd langer zijn dan de minimumtermijnen. Onder bepaalde omstandigheden kunnen de minimumtermijnen worden verkort. 

Meer informatie: Aankondigen - Termijnen  

Proces-verbaal van ontvangst en documenten

 Een zorgvuldige registratie van inschrijvingen is onontbeerlijk. Met het oog op de uiterlijke termijn van inschrijven, moet ook het tijdstip van ontvangst worden vastgelegd,. Houd daarom een proces-verbaal van opening van inschrijvingen bij. Daarin registreert u welke stukken op welk tijdstip op welke wijze zijn ontvangen. Dit proces-verbaal vormt een onderdeel van het proces-verbaal van aanbesteding.  

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt in artikel 2.56 dat u als aanbestedende dienst het verloop van een aanbestedingsprocedure documenteert, zodat u de genomen beslissingen in alle stadia van die procedure kan motiveren. Deze gegevens dient u gedurende ten minste drie jaar na de datum van gunning van de overheidsopdracht te bewaren.

Te laat

Een inschrijving die na het uiterste tijdstip van indienen alsnog wordt ingeleverd, is te laat. Het is belangrijk het exacte tijdstip van ontvangst van de inschrijving nauwkeurig te vermelden. Uit jurisprudentie blijkt dat zelfs als een inschrijving slechts enkele minuten te laat is ingediend, het gelijkheidsbeginsel vereist dat de regels strikt worden nageleefd. Andere partijen mogen erop vertrouwen dat de termijn van inschrijving op dat tijdstip is gesloten. Vermeld in de aankondiging, het beschrijvend document of de gunningsleidraad dat het risico van vertraging van aflevering bij de inschrijver berust en dat niet tijdig ingediende inschrijvingen niet in behandeling worden genomen. Het verdient aanbeveling om te laat ontvangen inschrijvingen niet te openen en ongelezen retour te zenden. 

Beantwoorden van vragen

In de verschillende fases van het aanbestedingsproces kunnen ondernemingen om een toelichting vragen over wat in de aankondiging, het bestek of de gunningsleidraad is vermeld.

Bij een procedure met voorafgaande selectie kunt u in de volgende documenten een uiterste datum opnemen voor het stellen van vragen:

• aankondigingsformulier;
• gunningsleidraad.

Bij een openbare procedure kunt u in de volgende documenten een uiterste datum opnemen voor het stellen van vragen:

• aankondigingsformulier;
• beschrijvend document.

De vragen in de stap inschrijven hebben bij de openbare procedure veelal betrekking op de toepassing van uitsluitingsgronden, minimumeisen, bestek en gunningscriteria. Bij de niet-openbare procedure gaat het meestal om bestek en gunningscriteria. 

Het is verstandig om vragen met betrekking tot het doen van een inschrijving schriftelijk te laten stellen en mondelinge vragen alleen toe te staan op een informatiebijeenkomst. Om concurrentievervalsing en belangenverstrengeling te voorkomen is het raadzaam om een-op-een contacten over vragen zoveel mogelijk te vermijden. Uiteraard mag u altijd informatie verstrekken over het feitelijk verloop van de procedure.

Mondeling gegeven antwoorden op telefonisch gestelde vragen kunt u het beste schriftelijk bevestigen. Dit geldt ook voor antwoorden die mondeling gegeven zijn op een informatiebijeenkomst.

Termijn voor het beantwoorden van vragen 

U moet uiterlijk 10 dagen voor de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen nadere inlichtingen verschaffen. Volgt u een versnelde procedure, dan is die termijn vier dagen. Bovengenoemde termijnen zijn minimumtermijnen. De ondernemer moet de aanvraag wel tijdig voor de uiterste datum van indiening doen. Wat tijdig is, is afhankelijk van het aantal inlichtingen dat wordt gevraagd en de complexiteit van die inlichtingen.
Leg in het aanbestedingsdocument vast tot welke datum (potentiële) inschrijvers vragen kunnen stellen. Als een (potentiële) inschrijver kort voor het verstrijken van deze datum complexe vragen stelt of heel veel vragen stelt, dan neemt deze het risico dat u de vragen niet tijdig meer kunt beantwoorden.

Nota van inlichtingen

De door u gegeven antwoorden legt u vast in een nota van inlichtingen. Bij een procedure zonder voorselectie publiceert u de nota van inlichtingen. Bij een procedure met voorselectie stuurt u de nota aan alle door u uitgenodigde geselecteerden.

Formuleer de antwoorden zo dat ze niet naar een vragensteller kunnen worden herleid. De antwoorden mogen ook geen bedrijfsvertrouwelijke informatie bevatten en mogen de specificaties van de aankondiging niet wijzigen. Het verdient aanbeveling om nota's van inlichtingen op een voor een ieder toegankelijke plaats te publiceren, bijvoorbeeld op de eigen website of op TenderNed. Daarmee voorkomt u dat één inschrijver een informatievoorsprong krijgt ten opzichte van andere inschrijvers. Bij de procedures met voorselectie zijn alle inschrijvers u bekend. Deze kunt u dan altijd rechtstreeks schriftelijk informeren.

Meer informatie: Aankondigen - Vragen stellen na aankondiging  

Klachtafhandeling en de nota van inlichtingen (NvI)

Onderdeel van het flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012 is het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden. Het advies bestaat uit twee elementen, een standaardklachtenregeling en een Commissie van Aanbestedingsexperts. Een klacht is een uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter. Om misverstanden te voorkomen, dient een klager de klacht als zodanig te benoemen. Een vraag is een verzoek tot het verkrijgen van een inlichting, met een neutraal karakter en gericht op verduidelijking. Vragen over aanbestedingen beantwoordt de aanbestedende dienst doorgaans in een nota van inlichtingen. Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren en niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van een klachtenprocedure te leiden.

Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure, moet de ondernemer tijdig bij de aanbestedende dienst inbrengen, opdat u daarop in de NvI kan ingaan. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. Wanneer de ondernemer het oneens blijft met uw reactie in de NvI kan hij bij de aanbestedende dienst een klacht indienen. Dat geldt ook als een reactie uitblijft.