Accountantscontrole: spendanalyse

Waar let de accountant op bij de spendanalyse

• Maakt de spendanalyse zichtbaar dat de uitgaven aansluiten op de dan geldende drempelbedragen
• Sluit de spendanalyse aan op de financiële administratie van betreffende boekjaar
• Is per geanalyseerde crediteur en opdracht een oordeel inclusief onderbouwing aanwezig

Spendanalyse

Een spendanalyse betreft een analyse van de uitgaven op crediteurniveau, opdrachtniveau of productgroepen. De spendanalyse kan vele inzichten geven, zoals in:

• alle uitgaven aan een crediteur of op een specifieke CPV code/categorie
• afwijkingen van geraamde opdrachtwaarden
• een categorisering van leveranciers.

De basis voor een spendanalyse wordt onttrokken uit overeenkomsten zoals vastgelegd in de contractenadministratie en de bestedingen (uitgaven) zoals opgenomen in het financiële systeem. Het is daarom belangrijk dat u uitgaven (inkooporders) koppelt aan de betreffende overeenkomsten (contractendatabase) en de bijhorende facturen (financiële systeem).

Als u een spendanalyse opstelt, dient uw overzicht de jaarlijkse totale besteding per crediteur, overeenkomst, inkoopopdracht en/of productgroep weer te geven.

Producten Beter aanbesteden

Het programma Beter Aanbesteden ontwikkelde diverse producten:

• Animatie inkoop en de jaarlijkse accountantscontrole 
• Format spendanalyse en crediteurenkaart
• Instructievideo’s voor het invullen van het model spendanalyse

Animatie inkoop en de jaarlijkse accountantscontrole 

Deze animatie legt op basis van een voorbeeld uit welke informatie en handelingen in het inkoop en aanbestedingsproces belangrijk zijn om de accountantscontrole soepel te laten verlopen.

Format spendanalyse en crediteurenkaart

De formats spendanalyse en crediteurenkaart bieden handvatten bij het opstellen van de spendanalyse.

De formats zijn op 18 november 2022 aangepast, aangezien de eerdere versies enkele fouten bevatten. 

Instructievideo’s model spendanalyse

Beter Aanbesteden adviseert u deze instructievideo's te bekijken, voor u aan de slag gaat met het model.

Stap 1: plaatsen van data 

Deze instructievideo geeft u uitleg over het gebruik van het eerste deel van de model spendanalyse: het plaatsen van de data (tabblad 1 t/m 1.2).

Stap 2: analyseren van de data 

Deze instructievideo geeft u uitleg over het gebruik van het tweede deel van de model spendanalyse: het stappenplan om de data te analyseren (tabblad 2 t/m 2.1).

Stap 3: stappenplan ‘nader te onderzoeken crediteuren’ 

Deze instructievideo geeft u uitleg over het gebruik van het derde deel van de spendanalyse: het stappenplan voor de ‘nader te onderzoeken crediteuren’ (tabblad 3 t/m 3.4). 

Tip: Lopen beeld en geluid niet gelijk, dan adviseren wij u het bestand te downloaden en in uw eigen mediaplayer af te spelen.