Accountantscontrole: spendanalyse

Waar let de accountant op bij de spendanalyse

• Maakt de spendanalyse zichtbaar dat de uitgaven aansluiten op de dan geldende drempelbedragen
• Sluit de spendanalyse aan op de financiële administratie van betreffende boekjaar
• Is per geanalyseerde crediteur en opdracht een oordeel inclusief onderbouwing aanwezig

Spendanalyse

Een spendanalyse is een analyse van de uitgaven op crediteurniveau, opdrachtniveau of productgroepen. De spendanalyse kan veel inzicht geven, zoals in:

• alle uitgaven aan een crediteur of op een specifieke cpv-code/categorie of productgroep
• afwijkingen van geraamde opdrachtwaarden
• een categorisering van leveranciers.

De basis voor een spendanalyse wordt gevormd door overeenkomsten die zijn vastgelegd in de contractenadministratie en bestedingen (uitgaven) die zijn opgenomen in het financiële systeem. Het is daarom belangrijk dat je uitgaven (inkooporders) koppelt aan de betreffende overeenkomsten (contractendatabase) en de bijhorende facturen (financiële systeem).

Als je een spendanalyse opstelt, geef je in het overzicht de periodieke totale besteding per crediteur, overeenkomst, inkoopopdracht en/of productgroep weer. Uitgaven die niet als inkoop worden aangemerkt filter je eruit. Denk dan aan subsidies, declaraties aflossingen of verrekeningen met andere overheidsorganisaties.

Producten programma Beter Aanbesteden

Om aanbestedende diensten te ondersteunen bij het maken van een spendanalyse heeft het programma Beter Aanbesteden, dat eindigde in 2024, verschillende producten laten ontwikkelen door accountantskantoor Baker Tilly. Deze producten zijn kosteloos beschikbaar en bestaan onder meer uit:

• Animatie inkoop en de jaarlijkse accountantscontrole 
• Format spendanalyse en crediteurenkaart
• 3 Instructievideo’s voor het invullen van het model spendanalyse.

Animatie inkoop en de jaarlijkse accountantscontrole 

Deze animatie legt uit welke informatie en handelingen in het aanbestedingsproces belangrijk zijn om de accountantscontrole soepel te laten verlopen.

Format spendanalyse en crediteurenkaart

De formats spendanalyse en crediteurenkaart bieden handvatten bij het opstellen van de spendanalyse.

Let op!: De formats zijn uit 2022 en gaan uit van de toen geldende drempelbedragen. Als je zelf aan de slag gaat met de spendanalyse, pas de drempelbedragen dan aan.

Instructievideo’s model spendanalyse

We adviseren je deze instructievideo's te bekijken, voor je aan de slag gaat met het model.

Stap 1: plaatsen van data 

Deze instructievideo geeft je uitleg over het gebruik van het eerste deel van de model spendanalyse: het plaatsen van de data (tabblad 1 t/m 1.2).

Stap 2: analyseren van de data 

Deze instructievideo geeft je uitleg over het gebruik van het tweede deel van de model spendanalyse: het stappenplan om de data te analyseren (tabblad 2 t/m 2.1).

Stap 3: stappenplan ‘nader te onderzoeken crediteuren’ 

Deze instructievideo geeft je uitleg over het gebruik van het derde deel van de spendanalyse: het stappenplan voor de ‘nader te onderzoeken crediteuren’ (tabblad 3 t/m 3.4).

Tip: Lopen beeld en geluid niet gelijk, dan adviseren wij je het bestand te downloaden en in je eigen mediaplayer af te spelen..