BPKV (keuze) toegelicht

De Aanbestedingswet 2012 kent nu 3 gunningscriteria. EMVI is de overkoepelende term geworden voor deze 3 gunningscriteria. In de praktijk zal niet zo vaak meer over EMVI gesproken worden maar gewoon over gunningscriteria.

Gunningscriteria:

• Beste prijs-kwaliteitverhouding (voorheen EMVI genoemd)
• Laagste prijs (ongewijzigd gebleven)
• Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit zoals de levenscycluskosten (nieuw gunningscriterium)

Voor Europese aanbestedingen en aanbestedingen op grond van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is het gebruik van BPKV als gunningscriterium verplicht. De Gids Proportionaliteit adviseert u ook om BPKV te gebruiken.

Keuze gunningscriterum en opstellen (sub)gunningscriteria

BPKV

Het toepassen van BPKV is een gunningsmethode om extra kwaliteit te honoreren. U bepaalt wat de door u verlangde minimumkwaliteit is en legt die vast in harde minimumeisen. Daarnaast legt u uw kwaliteits- en/of prestatiewensen vast in BPKV-criteria.

Dergelijke wensen kunnen betrekking hebben op:

• uitvoering
• projectmanagement
• levertijd
• planning of opleverdatum
• competenties
• milieukenmerken en duurzaamheid
• gebruikskosten of levensduurkosten
• klantenservice of garantie
• overlast omgeving
• esthetiek

De wet beperkt u niet in het gebruik van het aantal en soort BPKV-criteria. Wel dienen deze betrekking te hebben op de opdracht en net als bij geschiktheidseisen en selectiecriteria objectief, transparant en proportioneel te zijn.

Meerwaarde BPKV

U bepaalt naast de door u verlangde minimumkwaliteit tevens uw aanvullende wensen. Beide legt u vast in het bestek of de opdrachtbeschrijving. U wordt als aanbestedende dienst zo gestimuleerd vooraf na te denken over de aspecten van de opdracht die voor u de meeste meerwaarde kunnen opleveren. Ook inschrijvers worden geprikkeld om vroegtijdig na te denken over hun aanbieding en hoe zij tegemoet kunnen komen aan uw wensen. Het toepassen van BPKV vraagt derhalve om een zorgvuldige afweging en om draagvlak bij bestuurders en projectbetrokkenen.

De praktijk laat zien dat BPKV meerwaarde kan bieden op gebied van:

• innovatieve oplossingen
• kortere doorlooptijden
• lagere onderhoudskosten
• minder omgevingshinder
• meer functionaliteiten
• hogere duurzaamheidsniveaus

In 2013 voerden de VU en de Universiteit Maastricht een economische analyse uit naar de aanbestedingen voor de re-integratietrajecten van het UWV. In het onderzoek De prijs van kwaliteit bij aanbesteding zijn ruim 6000 offertes en de geleverde prestaties geanalyseerd in relaties tot de keuze van de subgunningscriteria. Dit onderzoek toont aan dat een goede en afgewogen keuze de effectiviteit en doelmatigheid kan verbeteren.

Document: De prijs van kwaliteit bij aanbesteding

Transactiekosten

BPKV brengt meer werk en hogere kosten met zich mee dan gunnen op 'laagste prijs', zowel voor u als voor de inschrijvers. De kosten voor u bestaan onder meer uit het vaststellen van een aanbestedingsstrategie, het opstellen van goede BPKV-gunningscriteria en het beoordelen van de inschrijvingen. De transactiekosten voor inschrijvers bestaan onder meer uit het maken van een offerte, opstellen van een inschrijving en de kosten van bijvoorbeeld documenten en advies (inhuur BPKV-specialisten). BPKV-aanbestedingen leiden dus tot hogere kosten van inschrijving voor opdrachtnemers en hogere kosten van beoordeling door opdrachtgevers dan het gunnen op laagste prijs.

Een aanbestedende dienst dient altijd de verhoogde transactiekosten af te wegen tegen de mogelijke meerwaarde van BPKV. Niet altijd wegen de hogere transactiekosten op tegen de (verwachte) meerwaarde van BPKV. Dan kan gunnen op laagste prijs een proportionele oplossing zijn.

Analyse transactiekosten

Het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) heeft in beeld gebracht welke transactiekosten inschrijvers en opdrachtgevers maken bij de aanbesteding van werken en hoe die variëren bij verschillende aanbestedingsprocedures en gunningscriteria. Ook is aandacht besteed aan de kosten van BPKV-aanbestedingen.

Document: EIB onderzoek naar transactiekosten aanbesteden (pdf)

Laagste prijs

Het laagste prijs criterium is het meest eenvoudige criterium om te gunnen. Slechts de prijs telt. Een inschrijving die niet aan de minimumkwaliteit voldoet wordt terzijde gelegd en een inschrijving die uitgaat boven de minimumkwaliteit wordt niet extra gewaardeerd. De inschrijvers zullen vrijwel altijd de gevraagde minimumkwaliteit leveren en niets meer.

Meerwaarde laagste prijs

Laagste prijs is eenvoudig toepasbaar en leidt niet snel tot geschillen. Het beperkt echter ook de markt om met innovatieve of creatieve oplossingen te komen. Het verschil met BPKV is dat inschrijvers niet worden gestimuleerd om extra waarde te bieden. Laagste prijs leidt echter niet vanzelfsprekend ook tot lage kwaliteit. De aanbesteder bepaalt immers zelf de minimumeisen en zo gewenste minimale kwaliteit.

Motiveringen voor laagste prijs

Enkele mogelijke en in algemene bewoordingen gestelde motiveringen om toch laagste prijs te hanteren zijn:

• Alle details van de opdracht (kwaliteit, specificaties, prestaties, omvang, planning enzovoort) zijn eenduidig vast te leggen
• Er worden nauwelijks of geen kwaliteitsverschillen in de markt verwacht
• De markt geeft zelf aan – bijvoorbeeld tijdens een marktconsultatie – dat er geen enkel BPKV-criterium te bedenken is dat significante kwaliteitsverschillen oplevert
• Het gaat om een standaard dienst/product/werk

Hoe minder deze omstandigheden zich voordoen hoe meer reden u heeft om voor BPKV te kiezen.

Analyse motiveringen laagste prijs

PIANOo heeft een analyse gemaakt van de motiveringen voor laagste prijs. De analyse heeft betrekking op motiveringen voor laagste prijs die aanbestedende diensten in het eerste jaar na de Aanbestedingswet 2012 gebruikt hebben in hun aanbestedingsstukken. Bij werken is dat jaar 19% op laagste prijs gegund en bij leveringen en diensten was dit 7% respectievelijk 6%.

Analyse motiveringen voor de laagste prijs