Leveranciersmanagement
Contractmanagement richt zich steeds meer op een intensieve samenwerking met leveranciers. Deze samenwerking is gebaseerd op wederzijds begrip, vertrouwen, open communicatie en winstgevendheid voor beide partijen.
Bij het uitvoeren van een contract is er namelijk sprake van een wederzijdse afhankelijkheid. Beide partijen hebben elkaar nodig om de afgesproken prestaties te kunnen leveren. Wanneer het contract eindigt, begint het inkoopproces weer van voren af aan. De (vastgelegde) ervaringen met vorige contracten kunnen dan gebruikt worden bij de voorbereiding van het sluiten van nieuwe contracten.
Wat is leveranciersmanagement?
Leveranciersmanagement is het managen van de leveranciers. Dit bestaat onder andere het maken van voortgangsrapportages en het gebruik daarvan voor evaluaties en verbetertrajecten. Daarnaast kun je regelmatig een benchmark uitvoeren om te controleren of de contractafspraken marktconform zijn. Met de voortgangsrapportages, benchmarking en regulier overleg met de leverancier kunnen de performance en afspraken worden verbeterd.
Het bouwen en uitbouwen van een relatie behoort ook tot leveranciersmanagement. Veel inkopers binnen de overheid zijn verantwoordelijk voor een grote verscheidenheid aan producten en diensten (inkooppakketten). Ieder pakket heeft zijn eigen markt-, vraag- en aanbodstructuur en hiermee samenhangend een eigen systeem van prijsvorming. Dit maakt een gedifferentieerde leveranciersbenadering noodzakelijk. Bij grotere aanbestedende diensten wordt dan ook steeds meer het principe van categoriemanagement toegepast.
Portfoliobenadering
Net als bij contractmanagement kan een portfoliobenadering als de Kraljic-matrix hierbij uitkomst bieden. Het inkooppakket wordt bij deze benadering geanalyseerd op basis van de 2 criteria:
- de mate van invloed op het bedrijfsresultaat en
- de mate van toeleveringsrisico.
Hoe meer invloed de prestatie van de leverancier heeft op het bedrijfsresultaat en/of hoe hoger het toeleveringsrisico, hoe meer het leveranciersmanagement zal lonen. Er zijn ook andere manieren om te bepalen hoe leveranciersmanagement wordt toegepast in een organisatie. Een voorbeeld hiervan is de SOM-methodiek. Hierbij wordt per contract gekeken hoe intensief leveranciersmanagement gewenst is. Uiteraard moet je altijd in het achterhoofd houden dat je de betreffende leveranciers niet in een betere (voordelige) positie brengt dan hun concurrenten.