Value engineering

Elementen van Value engineering kun je toepassen in alle fasen van een inkooptraject, maar de methodiek leent zich het meest voor de voorbereidings- of uitvoeringsfase. Op deze pagina vind je een stappenplan, een korte uitwerking per fase en een toelichting op enkele aanbestedingsrechtelijke randvoorwaarden.

Toepassing Value engineering

Value Engineering kun je toepassen in alle fasen van een aanbestedingstraject. In de voorbereidingsfase kan de methodiek bijdragen aan het helderder krijgen van de uitvraag. Tijdens het doorlopen van de aanbestedingsprocedure kun je op basis van de methodiek de opdracht aanscherpen. Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtnemers op basis van Value engineeringclausules verbeteringsvoorstellen indienen zolang deze niet leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht.

Toepassing: correctief en preventief

De toepassing van Value engineering in de voorbereidingsfase is vooral 'preventief'. Voordat je een opdracht aanbesteedt zoek je naar een betere oplossingsrichting voor jouw inkoopbehoefte. Toepassing tijdens de aanbesteding en vooral bij de uitvoering van een opdracht is 'correctief'. Of te wel je bouwt een prikkel in om later tot betere oplossingen te komen. Naast Value engineering kun je vanzelfsprekend ook andere prikkels in je overeenkomsten inbouwen om betere resultaten te behalen zoals verlengingsopties of een bonus.

Stappenplan Value engineering

Bij het toepassen van Value Engineering doorloop je de volgende stappen:

• functieanalyse fase
• creatieve fase
• evaluatiefase
• ontwikkelfase
• presentatiefase

Toelichting fasen

De eerste fase is de belangrijkste stap binnen Value engineering. Kernvraag in deze fase is wat zijn de belangrijkste functies van de oplossing. Wat moet de oplossing functioneel kunnen? Wat zijn de kosten per functie? In deze fase analyseer je het probleem, het doel, de behoeften en de kansen en de risico's in hun onderlinge samenhang en vertaal je deze naar gewenste functies en prestaties. In de creatieve fase verken je de mogelijke oplossingen. De meest kansrijke ideeën selecteer je in de evaluatiefase om vervolgens door te ontwikkelen tot concrete alternatieven. Het resultaat presenteer je aan de besluitvormers, dit is vaak de behoeftesteller. Zij beoordelen de uitkomsten van een Value engineeringanalyse op hun waarde. Het resultaat bied je een goed onderbouwde en maatschappelijk gedragen conceptoplossing, waarvan de waarde bij alle betrokken partijen helder is.

Voorbereidingsfase

Door Value Engineering toe te passen in de voorbereidingsfase kun je je budgetten efficiënter en effectiever inzetten. Je krijgt beter inzicht in de scope van de opdracht en je kunt hiermee het maatschappelijk draagvlak vergroten.

De voordelen van Value engineering in de voorbereidingsfase zijn:

• Betere analyse van aanscherpen inkoopdoel, kansen en risico's
• Eisen en wensen van stakeholders zijn inzichtelijker gemaakt
• Keuze voor een kansrijke oplossingsrichting is beter onderbouwd
• Toekomstig beheer en onderhoud zijn geoptimaliseerd

Vanwege onder andere deze voordelen past Rijkswaterstaat Value engineering structureel toe in projecten van het Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT). Pas je Value engineering toe in de voorbereidingsfase dan geef je zelf invulling aan het stappen. Wens je input van het bedrijfsleven in de voorbereidingsfase voor je Value engineeringanalyse, dan is dit mogelijk, door bijvoorbeeld een marktconsultatie te organiseren.

Document: Handreiking Marktconsultatie

Voorkom onevenredige kennisvoorsprong

Aanbestedingsrechtelijk zijn er geen specifieke belemmeringen voor de toepassing van Value engineering in de voorbereidingsfase. Je dient er wel op te letten dat je in je aanbestedingsstukken niet toeschrijft naar 1 ondernemer. Verkregen inzichten uit een eventuele marktconsultatie moet je delen met andere ondernemers om te voorkomen dat een marktpartij een onevenredige kennisvoorsprong krijgt op andere. Overweeg je Value engineering toe te passen in de latere fasen van het inkoopproces, dan is het zeer aan te bevelen Value engineering al toe te passen in de voorbereidingsfase van je opdracht.

Tijdens de aanbestedingsprocedure

Value engineering kun je niet in zijn totaliteit tijdens de aanbestedingsprocedure toepassen. Wel kun je binnen een procedure ruimte inbouwen om elementen uit de Value engineering aanpak toe te passen om zo betere inschrijvingen te ontvangen. Het is dan noodzakelijk dat jouw uitvraag en aanbestedingsprocedure hiervoor voldoende ruimte biedt. In de eerste plaats kun je dan denken aan de volgende aanbestedingsprocedures:

• Concurrentiegerichte dialoog
• Mededingingsprocedure met onderhandeling
• Innovatiepartnerschap

Wijziging niet toegestaan

Gunningscriteria en minimumeisen zijn tijdens de aanbestedingsprocedure niet te wijzigen. Wel kun je de opdracht verduidelijken en eventueel knellende eisen aanpassen, zodat een alternatieve oplossing ook past binnen de kaders van het bestek. Dit is met name relevant voor complexe, innovatieve of ontwerpopdrachten van een zekere omvang. In de dialoog- of onderhandelingsrondes kun je 1 of meerdere stappen van Value engineering laten terugkomen. Zoals noodzakelijk bij deze procedures, neem je van te voren de onderwerpen op waarover je wilt onderhandelen of een dialoog wilt voeren.

Wil je Value engineering tijdens de aanbestedingsprocedure toepassen, dan is het aan te bevelen gebruik te maken van functionele specificaties en relatief weinig minimumeisen. Waak er wel voor dat je jouw opdracht tijdens de aanbestedingsprocedure niet wezenlijk wijzigt. Mocht je dit toch willen, dan zult je jouw aanbesteding moeten rectificeren (en een nieuwe termijn voor inschrijving moeten stellen) en na verloop van de uiterlijke termijn van inschrijving zelfs moeten afbreken.

Tijdens de uitvoering

Door Value engineering tijdens de uitvoering toe te passen stimuleert je je leverancier om tijdens de duur van de overeenkomst met betere oplossingen te komen. Mogelijkheden en prikkels om dit te doen zul je vooraf in de overeenkomst moeten opnemen, in het bijzonder hoe contractpartijen de voordelen van Value engineering onderling verdelen. De Aanbestedingswet 2012 biedt de ruimte om de specificaties tijdens de uitvoering te wijzigen, echter je zult ervoor moeten waken dat je de opdracht niet wezenlijke wijzigt. Heb je in de aanbestedingsstukken duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausules of opties opgenomen dan kun je deze altijd toepassen. In andere gevallen zul je per casus moeten vaststellen of er sprake is van een wezenlijke wijziging.

Voorbeelden Value engineering tijdens de uitvoering

Hieronder vind je twee voorbeelden van Value engineering tijdens de uitvoering van een opdracht. Een voorbeeld richt zich op een dienst de andere op een levering. In deze voorbeelden wordt het besparingsvoordeel 50/50 met de leverancier gedeeld.

Value engineering bij diensten

Het eerste voorbeeld heeft betrekking op een voorstel zonder Value engineering, het tweede met Value engineering.

Oorspronkelijk voorstel

Je hebt een overeenkomst gesloten waarbij je van de opdrachtnemer een inspanning verlangt van 15 personen per maand over een periode van 3 jaar. De kosten bedragen 10.000 euro per persoon per maand. Winstopslag per persoon per maand bedraagt 300 euro. De opdrachtsom betreft dus in totaal 5,562 miljoen euro. De winst voor de opdrachtnemer is dan 162.000 euro, 2,9% van de opdrachtsom.

Value engineering voorstel

Er wordt in jaar 1 een value engineeringtraject gestart. De uitkomst van dit traject is het voorstel om aan het begin van jaar 2 software aan te schaffen ter waarde van 250.000 euro. Deze software verlaagt de inspanning van 15 naar 10 personen per maand, een besparing van 986.000 euro. De oorspronkelijke eenheidsprijs en de winst per eenheid veranderen daarbij niet. Conform de overeenkomst heeft de opdrachtnemer recht op de helft van deze besparing, waardoor de nieuwe opdrachtsom 5,069 miljoen euro. De winst voor de opdrachtnemer is 619.000 euro, 12,2% van de nieuwe opdrachtsom.

Value engineering bij leveringen

Het eerste voorbeeld heeft betrekking op een voorstel zonder Value engineering, het tweede met Value engineering.

Oorspronkelijk voorstel

Het is relatief makkelijk Value engineering toe te passen bij de inkoop van een product, in het bijzonder wanneer de afmeting, het gewicht en samenstelling van de onderdelen van het product kansen bieden voor verbetering. Stel je neemt als opdrachtgever 504 eenheden over een periode van 3 jaar af met een eenheidsprijs van 12.000 euro kosten voor de leverancier 11.000 euro en de winst bedraagt 1.000 euro. De totaalprijs van deze opdracht bedraagt 6,048 miljoen euro (2,016 miljoen euro per jaar). De winst voor de opdrachtnemer is 504.000 euro, 8,3% van de opdrachtsom.

Value engineering voorstel

Stel de opdrachtnemer ziet voor jaar 3 een kans te besparen en de eenheidsprijs te verlagen naar 6.000 euro. Honoreer je dit Value engineeringvoorstel dan bedraagt de nieuwe totaalprijs 5,5 miljoen euro, voor jou een besparing van 504.000 euro. De winst voor de opdrachtnemer verdubbelt naar 1,008 miljoen euro, 18,2% van de nieuwe totaalprijs.

Toolkit eafip

De European Assistance for Innovation Procurement (eafip) heeft een toolkit (module 2) ontwikkeld over de toepassing van Value engineering tijdens de uitvoering. Dit is een initiatief gefinancierd door de Europese Commissie.