Aanmelden

Toon pagina in menu

In de stap aanmelden dienen ondernemers een verzoek in om deel te mogen nemen aan een aanbestedingsprocedure. Als aanbestedende dienst beantwoordt u vragen over uw selectieleidraad, ontvangt u de verzoeken tot deelneming van gegadigden (aanmeldingen) en maakt u een proces-verbaal op van ontvangst van de ingediende aanmeldingen. 

In de volgende stap, selecteren, selecteert u uit de ingediende verzoeken de meest geschikte gegadigden. De stap aanmelden komt alleen voor bij procedures met voorafgaande selectie van gegadigden zoals de niet-openbare procedure.

In procedures met voorafgaande selectie van gegadigden kunnen gegadigden in deze stap een verzoek tot deelneming aan de procedure doen. Hierbij overleggen ze tevens de door de aanbestedende dienst gevraagde stukken zoals het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, een Gedragsverklaring aanbesteden of informatie over referentieprojecten. Gegadigden doen nog geen aanbieding. Dit gebeurt pas later, in de inschrijvingsstap. De openbare procedure kent geen voorselectie en dus ook geen verzoek tot deelneming.  

Indienen aanmelding
Termijn 
Proces-verbaal van ontvangst
Te laat 
Beantwoorden van vragen

Indienen aanmelding

Soms schrijft de aanbestedende dienst een bepaald format (formulier) voor dat een gegadigde moet gebruiken voor zijn aanmelding. Een aanmelding die op een andere wijze wordt gedaan zult u dan als ongeldig terzijde moeten leggen.

U kunt bepalen op welke wijze aanmeldingen bij u moeten worden ingediend. Dit kan zijn per post, fax- (of e-mail)bericht, fysiek, of onder bepaalde voorwaarden langs elektronische weg. Ook kunt u combinaties van communicatiemiddelen toestaan. De gekozen communicatiemiddelen moeten algemeen beschikbaar zijn en mogen de toegang van de ondernemers tot de aanmeldingsprocedure niet beperken. U waarborgt in ieder geval dat aanmeldingen schriftelijk of telefonisch gedaan kunnen worden.

In de aankondiging of de selectieleidraad schrijft u duidelijk voor hoe een aanmelding moet worden ingediend. Verder vermeldt u de sluitingsdatum en de plaats waar gegadigden hun aanmeldingen kunnen indienen.

U moet de schriftelijke aanmeldingen zorgvuldig en ongeopend bewaren tot het uiterste tijdstip van indiening van een aanmelding is verstreken. Daarna opent u alle aanmeldingen op hetzelfde moment. Bij de opening moeten minimaal twee personen aanwezig zijn.

Indiening per post, fax (e-mail), persoonlijk of telefonisch

Als de mogelijkheid om een aanmelding per post in te dienen wordt geboden, is niet het moment van verzending relevant, maar het tijdstip van ontvangst door de aanbestedende dienst.

U kunt als aanbestedende dienst besluiten dat een aanmelding per fax (e-mail) volstaat. Vaak eisen aanbestedende diensten echter naast een aanmelding per fax (e-mail) ook een ondertekende aanmelding per post. Communicatie per fax (e-mail) brengt namelijk enige onzekerheid met zich mee voor wat betreft de identiteit van de afzender. Geeft u daarom in uw aanbestedingsdocument duidelijk aan dat bij verschil van inhoud de papieren versie leidend is. Bovendien geldt dat als u om een papieren versie heeft gevraagd en deze wordt niet tijdig ingediend, de aanmelding ongeldig is, zelfs als de aanmelding per fax (of e-mail) tijdig is ontvangen.

Als u de mogelijkheid biedt aan gegadigden om hun aanmelding persoonlijk af te geven, dan is het verstandig om een ontvangstbewijs te verstrekken. Zo kan de gegadigde aantonen dat zijn stukken op tijd zijn ingeleverd.

Wanneer een aanmelding telefonisch worden gedaan, zendt u daarvan een schriftelijke ontvangstbevestiging aan de gegadigde.

Elektronisch aanbestedingssysteem

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt in artikel 2.56 dat u als aanbestedende dienst het verloop van een aanbestedingsprocedure moet documenteren, zodat u de genomen beslissingen in alle stadia van die procedure kan motiveren. U moet deze gegevens gedurende ten minste drie jaar na de datum van gunning van de overheidsopdracht bewaren.

TenderNed biedt een omgeving om aanmeldingen via elektronische weg in te dienen.

Door gebruik te maken van een elektronisch aanbestedingssysteem zijn efficiënte procedures mogelijk. Elektronisch aanbesteden is feitelijk niet meer dan het voeren van een (deel van de) aanbestedingsprocedure met elektronische middelen in een daarvoor ontwikkelde veilige omgeving. TenderNed ondersteunt het volledige aanbestedingsproces, van vooraankondiging tot en met gunning. Vanaf het moment van inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 kunt u, via TenderNed alle verplichte stappen in het aanbestedingsproces doorlopen. Het gebruik van de inschrijfmodule van TenderNed is echter niet wettelijk verplicht gesteld. De verplichting om TenderNed te gebruiken, geldt alleen voor de (voor)aankondiging van opdrachten.

Artikel 4.12 van de Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat bij algemene maatregel van bestuur onder andere nadere regels worden gesteld over het gebruik van het elektronisch systeem van aanbesteden en de communicatie tussen ondernemers en aanbestedende diensten. Hieraan is met de publicatie van het Aanbestedingsbesluit gevolg gegeven.

Voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden is er vanaf 1 juli 2017 de verplichting bij om de gehele procedure digitaal te laten verlopen. Dit geldt dus ook voor de aanmelding. De verplichting geldt voor aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven. Volledig digitaal aanbesteden kan via TenderNed, of een van de andere aanbestedingsplatforms.

Themadossier: Elektronisch aanbesteden

EHerkenning voor ondernemingen

Een onderneming heeft een eHerkenningsmiddel nodig om een aanmelding te kunnen doen via TenderNed. Dit is gekoppeld aan een medewerker van de onderneming. Het eHerkenningsmiddel dient minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 te hebben.

www.eherkenning.nl 

Termijn

U moet inschrijvers voldoende tijd geven voor het indienen van een aanmelding.

Het vaststellen van termijnen dient u te baseren op de aard en complexiteit van de opdracht waarbij de wettelijk voorgeschreven minimumtermijnen moeten worden gerespecteerd. De door u gehanteerde termijnen mogen dus altijd langer zijn dan de minimumtermijnen. Onder bepaalde omstandigheden kunnen de minimumtermijnen worden verkort.

Meer informatie: Aankondigen - Termijnen 

Proces-verbaal van ontvangst

Een zorgvuldige registratie van ontvangen stukken is onontbeerlijk. Daarbij moet u, met het oog op de uiterlijke termijn van aanmelding, ook het tijdstip van ontvangst vastleggen. Houd daarom een proces-verbaal van ontvangst van aanmeldingen bij. Daarin registreert u welke stukken op welk tijdstip op welke wijze zijn ontvangen. Dit proces-verbaal vormt een onderdeel van het proces-verbaal van aanbesteding.  

Te laat

Een aanmelding die na het uiterste tijdstip van indienen alsnog wordt ingeleverd is te laat. Het is belangrijk het exacte tijdstip van ontvangst van het verzoek nauwkeurig te vermelden. Uit jurisprudentie blijkt dat zelfs als een verzoek tot deelneming slechts enkele minuten te laat is ingediend, het gelijkheidsbeginsel vereist dat de regels strikt worden nageleefd. Andere partijen mogen er op vertrouwen dat de termijn van aanmelding op dat tijdstip is gesloten. Vermeld in de selectieleidraad dat het risico van vertraging van aflevering bij de gegadigde berust en dat niet tijdig ingediende aanmeldingen niet in behandeling worden genomen. Het verdient aanbeveling om te laat ontvangen aanmeldingen niet te openen en ongelezen retour te zenden. 

Beantwoorden van vragen

In de verschillende fases van het aanbestedingsproces kunnen ondernemingen om een toelichting vragen over wat in de aankondiging, het bestek of de selectieleidraad is vermeld.

Bij een procedure met voorafgaande selectie kunt u in de volgende documenten een uiterste datum opnemen voor het stellen van vragen over de selectie:

  • aankondigingsformulier;
  • selectieleidraad.

De vragen in de stap aanmelding hebben veelal betrekking op de toepassing van uitsluitingsgronden, minimumgeschiktheidseisen en selectiecriteria.

Het is verstandig om vragen met betrekking tot het aanmelden schriftelijk te laten stellen en mondelinge vragen alleen toe te staan op een informatiebijeenkomst. Om concurrentievervalsing en belangenverstrengeling te voorkomen, is het raadzaam om een-op-eencontacten over vragen zoveel mogelijk te vermijden. Uiteraard mag u altijd informatie verstrekken over het feitelijk verloop van de procedure.

Mondeling gegeven antwoorden op telefonisch gestelde vragen kunt u het beste schriftelijk bevestigen. Dit geldt ook voor antwoorden die mondeling gegeven zijn op een informatiebijeenkomst.

Termijn voor het beantwoorden van vragen

Voor het beantwoorden van vragen in de selectiefase is geen termijn vastgelegd. U dient deze in beginsel wel te beantwoorden.

Leg in het aanbestedingsdocument vast tot welke datum gegadigden vragen kunnen stellen. Als een gegadigde kort voor het verstrijken van deze datum complexe vragen stelt of heel veel vragen stelt, dan neemt deze het risico dat u de vragen niet tijdig meer kunt beantwoorden. Wat tijdig is, is afhankelijk van het aantal inlichtingen dat wordt gevraagd en de complexiteit van die inlichtingen.

Nota van inlichtingen

De door u gegeven antwoorden legt u vast in een nota van inlichtingen. Deze stuurt u aan alle gegadigden die zich hebben aangemeld en waarvan bekend is dat ze interesse hebben in uw opdracht. Formuleer de antwoorden zo dat ze niet naar een vragensteller kunnen worden herleid. De antwoorden mogen ook geen bedrijfsvertrouwelijke informatie bevatten en mogen de specificaties van de aankondiging niet wijzigen. Het verdient aanbeveling om nota's van inlichtingen op een voor een ieder toegankelijke plaats te publiceren, bijvoorbeeld op de eigen website of op TenderNed. Daarmee voorkomt u dat één gegadigde een informatievoorsprong krijgt ten opzichte van andere gegadigden. Bij de procedures met voorselectie zijn alle gegadigden bij u bekend. Deze kunt u dan altijd rechtstreeks schriftelijk informeren.

Klachtafhandeling en de nota van inlichtingen (NvI)

Onderdeel van het flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012 is het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden. Het advies bestaat uit twee elementen, een standaardklachtenregeling en een Commissie van Aanbestedingsexperts. Een klacht is een uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter. Om misverstanden te voorkomen, dient een klager de klacht als zodanig te benoemen. Een vraag is een verzoek tot het verkrijgen van een inlichting, met een neutraal karakter en gericht op verduidelijking. Vragen over aanbestedingen beantwoordt de aanbestedende dienst doorgaans in een nota van inlichtingen. Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren en niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van een klachtenprocedure te leiden. Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de aanbestedende dienst inbrengen, opdat u daarop in de NvI kan ingaan. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. Wanneer de ondernemer het oneens blijft met uw reactie in de NvI kan hij bij de aanbestedende dienst een klacht indienen. Dat geldt ook als een reactie uitblijft.

Dossier: Klachtafhandeling bij aanbesteden
Meer informatie: Aankondigen - Vragen stellen na aankondiging