Prestatiemeten / Past Performance

Toon pagina in menu

Bij de uitvoering van overeenkomsten worden bij een aantal aanbestedende diensten ook de kwaliteit van de samenwerking met de opdrachtnemer gemeten. Met name in de  GWW-sector hebben verschillende organisaties hier al ervaring mee opgedaan. Dit kan op een aantal manieren, bijvoorbeeld door Prestatiemeten (gedurende de uitvoerende fase) ontwikkeld door Rijkswaterstaat en ProRail of door Past Performance (na afronding van een opdracht). Deze beoordelingssystematieken bevorderen de relationele kant van de samenwerking met de markt, en creëren een basis voor een meer objectieve leverancierskeuze bij volgende opdrachten.

Prestatiemeten

Prestatiemeten is een manier om de kwaliteit van de samenwerking met de markt te meten en maakt vaak deel uit van het contractmanagement. Bij Rijkswaterstaat bijvoorbeeld beoordelen beide partijen elkaar én zichzelf ieder kwartaal op een aantal punten. De vragen gaan onder andere over planmatig werken, kwaliteit, samenwerking, veiligheid en documentatie. Na het invullen van de vragenlijst, gaan partijen aan tafel om de scores te bespreken. Meningsverschillen en verbeterpunten worden toegelicht. Daarnaast kijken Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer ook naar de dingen die juist goed gaan. Op basis van dit gesprek worden afspraken gemaakt die een kwartaal later opnieuw getoetst worden. Rijkswaterstaat werkt met een transparant, eenduidig en gestandaardiseerd meetproces. Zo worden de continuïteit en uniformiteit van het proces gewaarborgd.

De belangrijkste voordelen van het prestatiemeten zijn:

  • Vermindering van faalkosten: door periodiek met elkaar in gesprek te gaan, zien beide partijen eventueel aankomende problemen en kunnen tijdig bijsturen om de negatieve gevolgen te minimaliseren/voorkomen;
  • Voorkoming van miscommunicatie: de feedback en beoordelingen vinden wederzijds plaats, wat helpt om de wederzijdse verwachtingen te managen;
  • Kwaliteitsverbetering tijdens de uitvoering: door tijdens de uitvoering elkaar te beoordelen, wordt aangestuurd op kwaliteitsverbetering in de realisatie van de opdracht.

Past Performance en selectie bij toekomstige overheidsopdrachten

Sommige aanbestedende diensten gebruiken de resultaten van prestatiemetingen van eerdere overheidsopdrachten bij de selectie van marktpartijen bij een opvolgende overheidsopdracht. Dit staat in de praktijk ook bekend als Past Performance en wordt vaak bij gelijksoortige opdrachten toegepast. Een Past Performance-score kan ook gebaseerd zijn enkel op de eindevaluatie van de opdracht in plaats van een geheel Prestatiemeten-traject. Bij Past Performance gaat het in tegenstelling tot Prestatiemeten om de harde kant van de samenwerking, namelijk de geleverde prestatie. Met andere woorden de aanbestedende dienst kijkt in hoeverre de opdrachtnemer de bij inschrijving gemaakte beloftes heeft waargemaakt.

Het gebruik van Past Performance binnen een Europese aanbestedingsprocedure

Het gebruik van Past Performance-scores in een Europese aanbestedingsprocedure is vrij omstreden. Ten eerste kunnen Past Performance scores niet als een selectiecriterium worden gebruikt, maar slechts als een facultatieve uitsluitingsgrond. Het is in het kader van het gelijkheidsbeginsel niet toegestaan om een bedrijf op basis van beoordelingen uit het verleden meer of minder kans te geven om zich te kwalificeren of de opdracht binnen te halen. Wel mag er worden gezegd of een bedrijf al dan niet mee mag doen in een aanbesteding op grond van aanzienlijke tekortkomingen in eerdere overheidsopdrachten.

Onderhandse procedures

Bij meervoudige onderhandse procedures kunnen prestatiemetingen wel worden meegewogen, mits deze objectief zijn vastgesteld. Een aanbestedende dienst moet op basis van objectieve criteria kunnen motiveren waarom een bepaalde marktpartij wordt toegelaten tot een procedure. Niet-toegelaten marktpartijen kunnen om deze motivering vragen. Het is van belang dat het voorwerp van de oorspronkelijke opdracht (waarbij prestaties zijn gemeten) vergelijkbaar is met de 'nieuwe' overheidsopdracht.

Het mee laten wegen van prestatiemetingen bij onderhandse procedures voor toekomstige overheidsopdrachten is voornamelijk geschikt voor aanbestedende diensten die regelmatig dezelfde type overheidsopdrachten in de markt zetten.

Past Performance als facultatieve uitsluitingsgrond

In artikel 2.87 Aanbestedingswet 2012 zijn de facultatieve uitsluitingsgronden genoemd. Deze zijn alleen van toepassing indien de aanbestedende dienst deze gronden in de aanbestedingsstukken heeft opgenomen en vooraf heeft bekendgemaakt. De toepassing van deze gronden is niet verplicht en is gebonden aan de proportionaliteitstoets. Hieronder zijn twee uitsluitingsgronden genoemd waarbij de Past Performance een rol speelt.

Bij tekortkoming, art. 2.87, lid 1, sub g

Het is mogelijk om bedrijven uit te sluiten van een aanbestedingsprocedure vanwege aanzienlijke tekortkomingen bij eerdere opdrachten van een aanbestedende dienst. Deze tekortkomingen moeten hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging van een contract, tot schadevergoeding of tot andere vergelijkbare sancties. De eventuele uitsluiting moet proportioneel zijn met bijvoorbeeld de hoogte van de schadevergoeding of een andere eerder opgelegde sanctie.

Het is dus niet nodig dat er een Prestatiemeting plaats heeft gevonden. Een contractbreuk of schadevergoeding biedt op zich afdoende grond om een partij uit te sluiten. Het is wel van belang dat de uitsluiting objectief en onderbouwd plaatsvindt. Een ingebrekestelling, een ontbinding van het contract, een gerechtelijke uitspraak en/of een actie tot schadevergoeding zijn in die zin voldoende traceerbaar en objectief. Ook evaluatieverslagen en dergelijke kunnen als bewijsmiddel dienen. Goed contractmanagement is daarom een vereiste om bij toekomstige aanbestedingen een onderneming te kunnen uitsluiten.

Alleen gebeurtenissen die zich in de drie jaar voorafgaand aan het tijdstip van indienen van het verzoek tot deelneming mogen mee worden genomen in de afweging om een partij uit te sluiten.

Bij valse verklaring, art. 2.87, lid 1, sub h

LET OP: Deze bepaling heeft een bredere reikwijdte dan alleen in gevallen van Past Performance. In dit hoofdstuk zijn alleen voorbeelden meegenomen waarbij een verklaring vals is ten aanzien van de prestaties in verleden.

Het is mogelijk om een partij uit te sluiten van een aanbestedingsprocedure die zich ‘in ernstige mate’ heeft schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van informatie ten behoeve van de controle van de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen. Deze uitsluitingsgrond kan ook worden gehanteerd voor het achterhouden van informatie of het geval dat de inschrijver niet in staat was de ondersteunende documenten en bewijsstukken over te leggen.

Bijvoorbeeld: een inschrijver dient een valse verklaring in over een eerder uitgevoerde opdracht waarbij de prestatie als ondermaats werd beoordeeld. Of: een inschrijver houdt de informatie over eerder ontbonden overeenkomst wegens de wanprestatie achter. In deze gevallen dient echter evenwel te worden gekeken naar de proportionaliteit van de te nemen maatregel (uitsluiting van de deelneming aan de aanbestedingsprocedure) en de begane fout .

Zowel de marktpartijen als de aanbestedende diensten dienen zich te realiseren dat de reikwijdte van deze uitsluitingsgrond strekt tot de opdrachten die ten behoeve van andere opdrachtgevers werden uitgevoerd en waar de aanbestedende dienst weinig tot geen zich op heeft.

Alleen gebeurtenissen die zich in de drie jaar voorafgaand aan het tijdstip van indienen van het verzoek tot deelneming mogen mee worden genomen in de afweging om een partij uit te sluiten.

  • Factsheet: Past performance of prestatiemeten