Fase 2: Doorlopen van de BPKV-aanbestedingsprocedure
In deze fase van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding-aanbestedingsprocedure (BPKV, voorheen Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)) wordt de opdracht op de markt geplaatst, vinden de inschrijvingen plaats en gunt u de opdracht aan de inschrijver wiens inschrijving het beste tegemoetkomt aan uw wensen. U beoordeelt inschrijvingen op basis van de BPKV-criteria. Vervolgens legt u de gemaakte BPKV afspraken vast in een contract. Het is zinvol een aanbesteding af te ronden met een evaluatie.
Na een fase van voorbereiden volgt de fase van het doorlopen van de aanbesteding. U heeft de aanbestedingsstukken opgesteld en publiceert deze. Meer informatie over het doorlopen van de aanbestedingsprocedure vindt u bij de beschrijving van het Inkoopproces.
Wijzigen na publicatie
De aanbestedingsprocedure begint met de aankondiging of uitnodiging (bij onderhands) en eindigt met de gunning. De BPKV-criteria staan al voor deze stap vast, ook de gewichten en de beoordelingsmethodiek. Formeel mogen geen wijzigingen aangebracht worden tijdens de aanbestedingsprocedure. Eventuele fouten – meestal opgemerkt naar aanleiding van vragen – kunnen soms hersteld worden in een Nota van Inlichtingen. Maar hier moet terughoudend mee omgegaan worden. Het mag echter nooit leiden tot een ‘wezenlijke wijziging’ van de criteria. Leidt een wijziging tot potentieel andere gegadigden dan gaat het om een wezenlijke wijziging. In dit geval dient u uw aankondiging te rectificeren en de termijnen aan te passen.
Beoordeling inschrijvingen
Het beoordelingsteam moet de inschrijvingen beoordelen, volgens het eerder opgesteld beoordelingsprotocol, en moet voor afgewezen inschrijvers een gemotiveerde afwijzing opstellen. U beoordeelt de inschrijvingen niet alleen op prijs, maar ook op meerwaarde. In hoeverre is voldaan aan de BPKV-criteria? U ontkomt er niet aan deze beoordeling op een of andere manier uit te drukken in een getal. Dit is noodzakelijk om het proces op een eerlijke, zo objectief mogelijke, wijze uit te voeren. U kunt interviews of presentaties deel uit laten maken van de gunningscriteria. Dit geeft u de kans om de menselijke component mee te nemen in de gunningsbeslissing. Wel zijn er een aantal aandachtspunten om objectief te beoordelen en willekeur uit te sluiten.
Tekenen van het contract.
In het contract dient te staan hoe in de uitvoering recht gedaan wordt aan de verwachtingen omtrent BPKV-criteria. Vaak worden BPKV-criteria in een contract vertaald in KPI’s en als zodanig constant tijdens de uitvoering als belangrijke indicatoren in de gaten gehouden. De KPI's moeten zo vastgelegd worden dat slechts één uitleg mogelijk is. Zo mogelijk aangevuld met een regeling hoe met elkaar om te gaan als bepaalde afspraken niet gehaald worden bijvoorbeeld in de vorm van een bonus-malus regeling en een escalatiemodel. Een malus regeling of ‘BPKV boete’ kan in de vorm van een korting gerelateerd aan het behaalde voordeel bij inschrijving.
De meeste handreikingen op deze pagina zijn van voor 1 juli 2016 en hanteren de term EMVI.