Samenwerken met gemeenten en markt bij sociaal domein opdrachten

Gemeentelijke samenwerking

Voor kleine gemeenten met weinig inwoners is inkopen van Sociaal Domein een relatief groot beslag op expertise en (specialistische) capaciteit. Gemeentelijke samenwerking ligt dan voor de hand en is wellicht zelfs noodzakelijk om bijvoorbeeld bij Jeugdhulp tijdig en verantwoorde hulp te bieden conform het familiegroepsplan of plan van aanpak. 

Naast het delen van expertise van capaciteit kan een gemeenten door gezamenlijk in te kopen schaalvoordelen realiseren en de kosten van de uitvoering van de aanbestedingsprocedure beperken. Toch hoeft er niet op alle punten van Jeugdhulp samengewerkt te worden. Het is voorstelbaar dat verschillende gemeenten samenwerken op het gebied van het realiseren van het Jeugdhulpaanbod, maar dat de begeleiding dan lokaal plaatsvindt.

Europese Drempelwaarden

Houd bij het gezamenlijk inkopen rekening met de Europese aanbestedingsdrempel. Ben je een kleinere gemeenten dan kun je ervoor kiezen om een voorziening voor een klein aantal burgers of cliënten zelf in te kopen als je daarmee onder de Europese drempelwaarde blijft.

Aandachtspunten

Overweeg je samenwerking met andere publieke partijen bij een aanbesteding in het Sociaal Domein? Dan kun je jezelf de volgende vragen stellen:

• Wil je als gemeente zelfstandig in een bepaalde behoefte voorzien, of in samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten?
• Is samenwerking met andere gemeenten wenselijk, mogelijk of zelfs noodzakelijk?
• Wat is de samenstelling van de markt? Bestaat de aanbodkant alleen uit grote aanbieders, of uit een grote groep zelfstandigen zonder personeel?

Vraag uit de praktijk

Kunnen wij als gemeente achteraf nog mee doen en aansluiten?

Het is voor een gemeente niet mogelijk om naderhand nog opdrachtgever partij te worden bij een opdracht die via een aanbestedingsprocedure door een andere gemeente is uitgevraagd. De namen van de gemeenten (de opdrachtgevers) moeten namelijk in de stukken op TenderNed zijn opgenomen en kunnen niet naderhand nog aan contracten worden toegevoegd, dus nadat de aanbesteding al is doorlopen. Mogelijke gegadigde voor de opdracht moeten immers direct kunnen beoordelen waar ze aan toe zijn. Het is bovendien niet toegestaan om de scope van de opdracht gedurende de procedure wezenlijk te wijzigen. 

Als op voorhand nog onduidelijk is welke gemeenten betrokken zullen zijn bij de uitvraag, is het te overwegen om toch alle mogelijk betrokken gemeenten te noemen als aanbestedende dienst(en) en daarbij aan te geven dat er géén sprake zal zijn van een afname verplichting door de betrokken gemeenten. Op deze manier kan de keuze om wel of geen concrete opdracht te verstrekken worden uitgesteld en later worden gemaakt, zonder dat er dan sprake is van een ‘gepasseerd station’. Gemeenten kunnen onderling afspraken maken over de verdeling van de kosten voor de aanbestedingsprocedure.

De informatie over gemeentelijke samenwerking is specifiek voor het Sociaal Domein. Algemene informatie over inkoopsamenwerking vind je in het inkoopproces: Fase 0 Organisatie - Inkoopsamenwerking.

Dialoog met de markt

Je hebt met de informatie uit de behoefteanalyse samen met burgers, voorzieningen en maatschappelijke partners in het sociaal domein een goede en concrete vraag geformuleerd. Het is aan te raden om vervolgens de dialoog met de markt en andere maatschappelijke partners aan te gaan. De markt kan meehelpen om de oplossing voor je vraag te vinden en inzicht te verkrijgen in de marktstructuren en prijzen.

Je kunt de markt inschakelen in het voortraject bij het opstellen van de specificaties, bijvoorbeeld door het houden van een marktconsultatie. Je nodigt geïnteresseerde zorgaanbieders uit om voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure mee te denken over de haalbaarheid en de randvoorwaarden van je voorgenomen opdracht. Je moet ervoor zorgen dat een zorgaanbieder, die deelneemt aan de marktconsultatie, niet in een bevoordeelde of benadeelde positie komt op het moment van aanbesteding.

Aandachtspunten

Tijdens een marktconsultatie kun je aandacht besteden aan:

• Formulering van de uitvraag
• Is de uitvraag ambitieus genoeg en tegelijkertijd haalbaar voor de markt
• Creatieve ideeën van de markt
• Voorwaarden voor de oplossing van het probleem
• Samenwerkingsmogelijkheden tussen marktpartijen onderling en met lokaal actieve organisaties en vrijwilligers
• Aanvullingen op de reeds bestaande uitvoeringsstructuur in het sociaal domein

Deze informatie over dialoog met de markt is specifiek voor het Sociaal Domein. Algemene aandachtspunten bij het betrekken van de markt vind je in het Inkoopproces: Fase 1 Voorbereiden - Markt betrekken