Aan de slag met milieuvervuiling en biodiversiteit

Bepaal je ambitie en doelstellingen 

Het is als aanbestedende dienst belangrijk dat je weet welke wet- en regelgeving en doelstellingen er zijn. Nederland wil namelijk op veel gebieden duurzamer worden. Inkoop in de fysieke leefomgeving heeft grote milieu-impact. Als inkoper kan je je best doen om een negatieve milieu-impact op water, bodem en lucht zoveel mogelijk te beperken.  

Kansrijke productketens

Er zijn meerdere productketens (van grondstof tot einde-levensduur) die veel milieu-impact kunnen hebben op water, bodem en lucht. Denk bijvoorbeeld aan grond-, weg- en waterbouw (GWW), groenvoorziening, gebouwen en catering. Binnen deze productketens kun je met inkoop veel verschil maken (kansrijke productketens). Bij het aanbesteden van wegen wil je bijvoorbeeld de uitstoot van schadelijke stoffen zo laag mogelijk houden. Ook wil je de grondwaterstand zo weinig mogelijk beïnvloeden.  

De inkoop van ICT en bedrijfskleding kunnen afhankelijk van de toeleveringsketen ook grote milieu-impact hebben. 

Bepaal je doelen

Bepaal allereerst wat je doelen zijn en vertaal de wet- en regelgeving en (beleids)doelstellingen naar je eigen inkooppraktijk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en de bijbehorende actieplannen. Kijk hierbij ook het inkoopbeleid van je eigen organisatie. Als je je beleidsdoelen kent, kun je deze vertalen naar de concrete doelstellingen die je wilt bereiken met je aanbesteding.  

Naast milieu en biodiversiteit kent je inkooptraject waarschijnlijk ook andere doelstellingen. Denk hierbij niet alleen aan andere MVOI thema's, maar bijvoorbeeld ook aan kostenbesparing, of MKB-vriendelijk inkopen. Zorg dat je doelstellingen voldoende meetellen in de gunning van de aanbesteding.

Bepaal je ambitieniveau

Bedenk bij het meenemen van milieu en biodiversiteit in je aanbesteding hoe en op welk niveau je dat wilt. En stel daarop je ambitie vast. Wil je alleen milieuvervuiling en schade aan de biodiversiteit voorkomen (do no harm)? Of wil je focussen op het toevoegen van biodiversiteit (do good)?  

Zorg voor voldoende draagvlak

Het meenemen milieu en biodiversiteit is niet alleen de taak van inkoop. Ook de interne opdrachtgever en het projectteam moeten betrokken worden. Belangrijke stakeholders bij inkoop zijn:

• projectleiders
• interne opdrachtgevers
• financiële controllers
• contractmanagers
• eindgebruikers

Daarnaast kunnen duurzaamheidsadviseurs, ecologen en/of juristen ook stakeholder zijn. Breng de verschillende belangen in kaart en stem deze met elkaar af.

Betrek de juiste mensen

Zorg dat je op tijd de juiste mensen betrekt. Betrek bijvoorbeeld in een vroeg stadium:

• een ecoloog bij inkoopprojecten in de fysieke leefomgeving 
  Een ecoloog kan goed bepalen wat de gevolgen van het project op het milieu en de biodiversiteit zijn. En je helpen om dit goed te verwerken in de aanbesteding. Ook kan een ecoloog de inschrijvingen te beoordelen. 
• de contractmanager
  De contractmanager kent de ambities en doelstellingen, wat er in de uitvraag staat en welke inschrijvingen er zijn ontvangen. Daarnaast kan de contractmanager meedenken over op te nemen kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Zo kun je tijdens de contractperiode ook echt sturen op milieu en biodiversiteit.

Zorg voor draagvlak

Zorg dat het projectteam begrijpt waarom je milieu en biodiversiteit meeneemt in je aanbesteding. En wat het belang ervan is. Het is niet vanzelfsprekend dat iedereen deze doelen belangrijk vindt. Neem het projectteam dan ook mee in de redenen waarom je milieu en biodiversiteit wilt meenemen. Hiervoor kun je gebruik maken van de informatie op de pagina Over milieuvervuiling en biodiversiteit. Gebruik hiervoor ook de doelstellingen die je hebt geformuleerd.

Neem milieu en biodiversiteit mee in je aanbesteding

Milieuvervuiling en biodiversiteit kun je op 3 manieren meenemen in je aanbestedingen:

• verminderen van milieuvervuiling 
  Je focust op het verbieden van activiteiten die milieuvervuiling veroorzaken. Bijvoorbeeld bestrijdingsmiddelen, stikstofuitstoot en (illegale) houtkap. Dit doe je meestal door eisen te stellen.
• toevoegen of ondersteunen van biodiversiteit 
  Je focust op positieve dingen (plusfactoren). Bijvoorbeeld dierenpaden, inheemse beplanting en biologisch, lokaal en seizoensgebonden fruit en groente. Dit neem je op in je  eisen en  gunningscriteria.
• natuurinclusief inkopen
  Dit is een andere aanpak dan de eerste 2 manieren. Denk bijvoorbeeld aan natuurinclusieve gebouwen, het stad in een park concept, natuurpositieve energieprojecten, bloemrijke dijken, agrarisch natuurbeheer en nature-based solutions. Bij natuurinclusief inkopen kijk je niet alleen naar eisen en gunningscriteria. Het is integraal onderdeel van je hele opdracht. Dat betekent dat je milieu en biodiversiteit meeneemt tijdens de hele aanbesteding: van ontwerp tot uitvoering en beheer.

Deze 3 manieren kan je zien als een piramide. Elk onderliggend niveau moet gewaarborgd zijn, voordat je naar de volgende niveau gaat. Zorg ervoor dat het voorkomen van milieuvervuiling een minimale vereiste is. Je bouwt niet een natuurinclusieve school met vervuilende machines . 

Een marktconsultatie kan helpen om een passende aanbestedingsprocedure te kiezen. Het kan zijn dat, met name bij natuurinclusief inkopen, een openbare aanbesteding niet het geschikte middel is. Een procedure die meer ruimte biedt voor innovatie kan dan beter passen.

Stel een vraagspecificatie op

In een vraagspecificatie beschrijf je duidelijk wat je nodig hebt en welke eisen en wensen daarbij horen. Je kunt milieu en biodiversiteit op verschillende manieren meenemen: 

• geschiktheidseisen
  Vraag om referenties of certificaten over eerdere ervaring met biodiversiteit (technische bekwaamheid).
• selectiecriteria 
  Wanneer je kiest voor een aanbestedingen met een voorselectie, bijvoorbeeld bij groenvoorziening ervaring met ecologisch beheer. 
• minimumeisen 
  Eis bijvoorbeeld certificaten van duurzaam hout of biologische en/of seizoensgebonden catering. 
• gunningscriteria 
  Beoordeel inschrijvingen bijvoorbeeld op de bijdrage aan biodiversiteit. Geef belangrijke gunningscriteria voldoende gewicht. Zo kunnen inschrijvers zich onderscheiden met een oplossing die meerwaarde biedt. 
• uitvoeringsvoorwaarden 
  Dit zijn vereisten waar de opdrachtnemer zich bij de uitvoering van de opdracht aan moet houden. Denk bijvoorbeeld aan ecologisch beheer van groen of het gebruik van elektrische voertuigen. 
• gunnen op basis van de laagste levenscyclus kosten 
  Neem de kosten van de milieuschade mee in de prijs. Zo stimuleer je bedrijven deze kosten zo laag mogelijk te houden 
• percelenregeling 
  Binnen deze regeling kun je een onderdeel van de opdracht rechtstreeks gunnen aan één bepaalde opdrachtnemer. Hier zijn strenge voorwaarden aan verbonden. Je kan dit inzetten om milieuvervuiling of biodiversiteit echt een deel van de opdracht te maken.

Meer weten over het opstellen van selectiecriteria en gunningscriteria? Bekijk dan de pagina’s Opstellen selectiecriteria en Keuze gunningscriterium en opstellen (sub)gunningscriteria.

MVI-criteriatool

In de MVI-criteriatool staan verschillende minimumeisen, selectiecriteria en gunningscriteria gericht op milieuvervuiling en biodiversiteit. Vooral bij GWW en Kantoorgebouwen. Ook voor productgroepen binnen Kantoorfaciliteiten en diensten (bijvoorbeeld catering) zijn criteria beschikbaar die gericht zijn op verbetering (of herstel) van de biodiversiteit. 

Ruimte voor de markt

Geef de markt de ruimte om te komen met een hoogwaardig product, dienst of werk. Gebruik daarom functionele specificaties als dat past bij de opdracht. Bij functioneel specificeren beschrijf je wat je wilt bereiken, maar niet precies hoe de leverancier dat moet doen. Hierdoor krijgen leveranciers meer ruimte om met verschillende en onderscheidende oplossingen te komen.

Milieukostenindicator (MKI)

Projecten in de GWW hebben veel invloed op het milieu. De MKI is een methode om deze milieu-impact te berekenen. Je berekent allemaal op dezelfde manier de milieukosten. De milieukosten worden uitgedrukt in euro's. Hoe lager de MKI, hoe duurzamer het product of project.  

Tijdelijke effecten 

Houd er bij de uitvoering van grote projecten rekening mee dat bepaalde werkzaamheden een (tijdelijk) effect hebben op de kwaliteit van het leven van de mensen in de nabije omgeving. Denk bijvoorbeeld aan geluidoverlast, trillingen, stank- en luchtvervuiling en zwerfvuil. In de MVI-criteriatool vind je meer informatie over het zoveel mogelijk voorkomen van deze overlast. Tijdige en goede communicatie met omwonenden en belanghebbenden is belangrijk. 

Denk na over de contractfase

Contractmanagement is bepalend voor het succes en het eventueel bijsturen van de gemaakte afspraken over milieuvervuiling en biodiversiteit. Denk daarom tijdens het voorbereiden van de aanbesteding alvast goed na over de contractfase. Betrek de contractmanager tijdig bij de voorbereiding. De contractmanagers adviseren wat je kunt monitoren. 

Houd rekening met het volgende:

• Zorg dat de KPI’s aansluiten op de afspraken in het contract. De KPI’s en contractafspraken mogen elkaar niet tegenspreken. Het contract moet eenduidig en helder zijn. 
• Om het belang van milieuvervuiling en biodiversiteit aan te tonen, laat je de KPI's op duurzaamheid, milieuvervuiling en biodiversiteit even zwaar wegen als andere KPI's. 
• Betrek de belangrijkste stakeholders, zodat als de duurzaamheids KPI's onder druk komen te staan, je samen met deze stakeholders de gemaakte afspraken kunt bewaken.

In de definitiekaart MVOI staan voorbeelden van KPI’s voor onder andere luchtkwaliteit, biodiversiteit en milieuprestaties van bouwwerken. Door de gevolgen op biodiversiteit te meten, zie je of de afspraken in het contract werken. Deze informatie kun je gebruiken om een volgende aanbesteding beter in te richten.