Voorbereiding afronden

Het is verstandig aan het eind van de voorbereidingsfase stil te staan bij het integrale resultaat van alle voorbereidingshandelingen voordat de formele aanbestedingsprocedure wordt gestart.

Formele eisen
Onzekere omstandigheden
Review
Aanbestedingsdossier

Formele eisen

Wijze van indienen

In de aankondiging of het beschrijvend document (bestek) schrijft u als aanbestedende dienst voor op welke wijze (per post, in bus of per mail) een verzoek tot deelneming en een inschrijving moeten worden ingediend. Ook bepaalt u het uiterste tijdstip van indiening. Het gelijkheidsbeginsel vereist strikte naleving van de voor de aanbestedingsprocedure geldende regels.

Ondertekening, format, model-K, Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UEA) en gestanddoeningstermijn

In het beschrijvend document (bestek) neemt u de formele eisen op waaraan een verzoek tot deelneming of een inschrijving moet voldoen voordat u deze in behandeling neemt. Vermeld in uw aanbestedingsdocument ook duidelijk wat de sancties zijn, indien inschrijvers of gegadigden zich niet aan de formele eisen houden.

Voorbeelden:

• Een verzoek tot deelneming of een inschrijving moet ondertekend zijn door een daartoe bevoegd persoon.
• Een bepaling over de sluitingstermijn, over de wijze van indiening (schriftelijk indienen, aanleveren per post of e-mail of fysiek afgeven).
• Het verplicht gebruik van een bepaald format voor indienen van een verzoek tot deelneming of een inschrijving.
• Een bepaling dat u een onvolledig verzoek tot deelneming of een onvolledige inschrijving niet in behandeling zult nemen.
• Het overleggen van een op de juiste wijze ondertekend model-K-formulier.
• Een bepaling over hoelang een aanbieder zijn aanbieding gestand moet doen, gerekend vanaf het moment van inschrijven.
• Het verplicht gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UEA).
• De vermelding dat een inschrijver zijn rechten verwerkt als deze niet binnen de opschortende termijn van twintig dagen (voorheen: Alcatel), nadat de voorlopige gunningsbeslissing is kenbaar gemaakt, een kortgedingprocedure aanhangig maakt bij de voorzieningenrechter. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u als aanbestedende dienst een opschortende termijn van ten minste twintig kalenderdagen in acht moet nemen voordat u de overeenkomst sluit.
• Het is raadzaam om bij voorziene onzekere omstandigheden omtrent gunning van de opdracht, een disclaimer in het aanbestedingsdocument op te nemen.

Gestanddoeningstermijn

Onder gestanddoeningstermijn wordt verstaan: de termijn gedurende welke een inschrijver zijn inschrijving gestand moet doen, nadat de uiterlijke termijn voor inschrijving is verstreken. Een inschrijver kan zijn inschrijving intrekken tot aan het moment voorafgaande aan de opening van de inschrijving. Een dergelijke intrekking moet schriftelijk plaatsvinden en heeft als gevolg dat de inschrijving verder buiten mededinging blijft.

In de Aanbestedingswet 2012 is geen vaste termijn voor gestanddoening voorgeschreven. In het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is een termijn van vijftig dagen opgenomen. U kunt hiervan als aanbestedende dienst afwijken, door in de aankondiging, het bestek of de nota van inlichtingen een andere termijn te stellen. U kunt hierin een kortere of een langere termijn opnemen. Met het indienen van een offerte verklaren de inschrijvers zich akkoord met de, in het aanbestedingsdocument en/of het ARW 2016 opgenomen, gestanddoeningstermijn.

In de gunningsfase kunnen rechtsmiddelen worden aangewend tegen uw gunningsbeslissing. Neem daarom in het aanbestedingsdocument op dat inschrijvers gehouden zijn de offerte gestand te doen tot een x- aantal dagen na de datum waarop het vonnis is gewezen. Als vervolgens een kort geding wordt aangespannen tegen de gunningsbeslissing, dan deelt u aan de voorlopige winnaar van de aanbesteding mee dat de termijn van gestanddoening wordt verlengd met de termijn zoals genoemd in het aanbestedingsdocument. Het ARW 2016 bepaalt dat indien een kort geding aanhangig is gemaakt, de termijn van gestanddoening eindigt acht dagen na de dag waarop in kort geding vonnis is gewezen.

Onzekere omstandigheden

Het is verstandig om in bepaalde gevallen in uw aanbestedingsdocument een disclaimer op te nemen, waarbij u zich het recht voorbehoudt om de aanbesteding op ieder moment tijdens de procedure in te trekken en niet tot gunning van de opdracht over te gaan. Hiermee beperkt u uw mogelijke schadeplicht ten opzichte van inschrijvers. Het opnemen van een dergelijke bepaling is aan de orde als de opdrachtverstrekking afhankelijk is van (onzekere) omstandigheden die u als aanbestedende dienst niet zelf kunt beïnvloeden.

Bijvoorbeeld het (tijdig) beschikbaar komen van budget, het verlenen van een vergunning of het verstrekken van subsidie. Als u deze omstandigheden al bij aanbesteding voorziet, dan is het verstandig deze ook in het aanbestedingsdocument te benoemen. De onzekere omstandigheden kunnen zelfs nog aan de orde zijn tijdens en na de opdrachtverstrekking. In dat geval kunt u de opdracht het beste gunnen onder opschortende, dan wel ontbindende voorwaarde(n). Als u voorziet dat u (mogelijk) een voorwaardelijke opdracht gaat verstrekken is het verstandig dit in het aanbestedingsdocument al aan te kondigen.

Review

In de voorbereidingsfase is de formele inkoopprocedure voorbereid. Er is besloten wat er ingekocht gaat worden, wat de te hanteren specificaties zullen zijn, welke eisen aan de leverancier gesteld gaan worden, welke (aanbestedings)procedure gevolgd gaat worden, volgens welke methodiek de beoordeling van de inschrijvingen zal plaatsvinden enzovoort

Nadat op alle punten op verschillende momenten beslissingen zijn genomen, is het verstandig goed te overdenken (en waar mogelijk te testen) of het totaal van de opgestelde specificaties en de criteria in relatie tot de voorgenomen procedure consistent is, ook in relatie tot de eisen die u aan de leverancier wilt stellen.

Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor wat binnen het inkoopteam? Is er een acceptabel tijdpad uitgezet? Zijn de gestelde eisen niet disproportioneel en is de administratieve last van de gekozen procedure niet onevenredig hoog voor uzelf en de ondernemers?

Krijg ik wat ik wil

U zult zichzelf de vraag moeten stellen of u ervan overtuigd bent dat de uitkomst van het totale voorbereidingsproces (beschrijving van de opdracht, de specificaties, de gekozen procedure, de te stellen eisen, de gunningscriteria enzovoort) de beste invulling van uw inkoopbehoefte zal gaan opleveren.

Pas daarna legt u de specificaties van uw opdracht en de te volgen procedure definitief vast in het aanbestedingsdocument (bestek of beschrijvend document). Met de publicatie daarvan en - waar nodig - de aankondiging van de opdracht op TenderNed begint u de formele aanbestedingsprocedure.

Doorlooptijd

Een inkoopprocedure kent verschillende opeenvolgende stappen. Deze begint al bij de analyse van uw inkoopbehoefte en de organisatie van de opdracht, en eindigt met het monitoren en evalueren van de geplaatste opdracht.

De aanbestedingsprocedure zelf kent ook meerdere opeenvolgende stappen. In twee stappen, de aanmeldingsstap en de inschrijvingsstap, worden vooral activiteiten verricht door de bedrijven die aan een aanbesteding deelnemen. Zij krijgen daar een minimaal voorgeschreven termijn voor.

In de andere stappen van de procedure, zoals de opstart-, de aankondigings- en de afrondingsstap, verricht alleen de aanbestedende dienst activiteiten.

Als de aanbesteding goed is voorbereid, kunnen de activiteiten zonder oponthoud worden uitgevoerd. Dit verkort de doorlooptijd van de totale procedure. Een goede planning is van doorslaggevend belang voor een succesvol inkoopproces.

Aanbestedingsdossier

Leg in uw aanbestedingsdossier vast welke afwegingen ten grondslag hebben gelegen aan de keuzes die u tijdens de voorbereiding van de opdracht heeft gemaakt. Dit is ook vanuit de regelgeving van belang. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt namelijk dat u uw keuze voor een bepaalde procedure en het (niet) toelaten van ondernemers tot de gekozen procedure schriftelijk moet kunnen motiveren.

Naast de keuze voor de te volgen procedure legt u in het dossier ook de keuze voor de looptijd van de opdracht vast, hoe de waardebepaling daarvan heeft plaatsgevonden en, indien aan de orde, waarom u opdrachten hebt samengevoegd, en eventueel geen verdeling in percelen hebt aangebracht Het aanbestedingsdossier is van belang bij evaluatie van de opdracht, maar ook bij informatieverzoeken van derden, zoals de accountantsdienst en de Europese Commissie. Ten slotte kan de vastgelegde informatie nuttig zijn in het geval een belanghebbende een juridische procedure aanspant naar aanleiding van de aanbesteding van uw opdracht.